フレッシャーズ編集部

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ビジネスメールは見やすさ分かりやすさが大切です。社会人になってメールに慣れると、自分なりのルールが出来上がってきますよね。そこでさらにあなたのメールを見やすくしてくれる強力なツールとして、「区切り線」をご紹介しましょう。署名ぐらいでしか区切り線を使っていない人は、ぜひメール本体部分に取り入れてみてはいかがでしょうか。


■区切り線を使うタイミング

区切り線は、メールの中で「ここが○○の件ですよ」と示すときに使います。相手のメールを引用するときには、行の頭に「＞」を入れますよね。それを、「この行からこの行まで」という示し方にするために使うのが区切り線です。

区切り線を用いたメール例：

今回のプレゼンの概要はこのようになっております。

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日時：　3月14日（水）15:00〜16:00

場所：　本社3F　中会議室

出席者：　研究開発部門長以下3名、営業部門長、主任

議題：　第3四半期営業成績と顧客動向

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メールの本文全体が少し長くなる場合などに、「ここがプレゼンの概要です」ということを分かりやすくするために使っています。プロジェクトの進捗状況、新規受注の仕様、ルーティン業務の依頼など、さまざまな場面で「ここを見れば重要なことが分かる」と示したいときに便利に使えます。

・区切り線を使うと、見やすくなる

■どんな区切り線がある？

区切り線は、メールで使っても良い記号や文字で簡単に作ります。メールのマナーとして、機種依存文字は使わない、半角カナは使わないというのがありますので、それ以外であればどのように作っても良いですね。

シンプルにするなら、このような記号がよく使われます。

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他にも組み合わせ次第でいくらでもパターンが作れますので、お気に入りを見つけてみるのも良いでしょう。おすすめは、キーボードから簡単に記入できるものです。一つの記号だけを並べる方法が一番簡単ですね。二つ以上の記号を使う場合には、コピー＆ペーストがしやすいかどうかを考えると良いでしょう。

・機種依存文字を使わないで、簡単に入力できる記号を使おう

■やりすぎ注意！

慣れると、いろいろな区切り線を作り出せるようになってきます。ある意味では、アスキーアートの世界に入っていってしまいます。調べれば、レース風のもの、シャボン玉風のものなど、かわいらしい区切り線がたくさん紹介されています。しかし忘れてはいけないのが、あくまでもビジネスメールだということ。ビジネスでは、余計な装飾を嫌うものです。

業界や職種にもよりますが、区切り線や署名に凝り過ぎると、少し「空気の読めない人なのかな」と思われる危険性があるかもしれません。もちろん、ビジネスメール以外ではどんどん使えば良いでしょう。

・ビジネスメールでは、区切り線は無難にシンプルにしておこう

いかがでしょうか。区切り線に凝りだすと、楽しくなってしまうかもしれません。しかしあくまでビジネスメールだということを忘れずに、変わった装飾を付け過ぎないようにしたいですね。

（ファナティック）