【公共分野で活用拡大】eformsignの「対面窓口」機能、自治体での実証実験を開始
日本フォーシーエス株式会社（東京都港区、代表取締役：南昌龍）は、電子書式プラットフォーム「eformsign（イーフォームサイン）」が提供している「対面窓口」機能について紹介します。
本機能は、銀行や公共機関など、様々な窓口業務の分野において、電子化することで申請書などの書類作成を容易にし、従来の紙業務に比べて業務効率化が期待できます。
■【背景】煩雑な手書き記入や修正の煩わしさから、便利な電子フォーム入力へ
従来の紙業務の窓口では、以下のような業務フローで行われていました。
1) 顧客が紙の書類に必要な情報を記入し、窓口を訪問
2) 窓口担当者が入力内容を確認
3) 誤入力や情報の漏れなどに対する修正
このようなプロセスにおいて、手書きで内容を記入することで、文字が読みにくい、誤った情報を記入してしまう恐れ、入力漏れの書類の再作成依頼をするなど多くの時間がかかっていました。また、再作成が必要な場合、新しい用紙を使用して以前入力した情報を再度入力するという手間や、紙の浪費が問題になっていました。
■電子フォームを活用した窓口業務で業務の効率化を！
eformsignの「窓口DX」は、窓口担当者のPCとタブレットモニターを接続した後、窓口を訪れた顧客がタブレットモニターを利用して、申請書などの電子フォームを便利に入力できる機能です。
■「窓口DX」の特長
1. ガイドモードと電子フォームのリアルタイム同期
窓口担当者は自身のPCで入力箇所を指示するガイドモードを利用し、顧客が入力するべき項目をスマートに案内できます。顧客は入力項目を探す必要がなく、簡単に入力することができます。
また、窓口担当者のPCとタブレットモニターに表示されたフォームがリアルタイムで同期をするため、わざわざ顧客側のタブレットモニターを確認する必要がなく、担当者のPCから入力内容を確認することができます。
2. チャット・広告機能
eformsignの「対面窓口」機能は、聴覚障害者や会話が難しい方のためのチャット機能を提供しています。窓口担当者はPCからテキストを入力して対話ができるので顧客に必要なサービスを提供できます。
顧客が不在でタブレットモニターを使用していない時間には、タブレットモニターを広告手段で活用できるように広告機能を提供してます。プロモーションやイベント情報など、表示したい情報をタブレットモニターに表示してマーケティング効果も期待できます。
3. 一括署名機能
一括署名機能では、住所・氏名・署名など同じ内容を複数箇所に入力する場合でも、一度入力するだけで他の該当項目へ自動で反映できます。何度も同じ内容を記入する必要がなくなるため、入力時間を短縮しながら記入ミスの防止にもつながります。
申請書や契約書の作成をよりスムーズにし、窓口業務全体の効率化と利用者の負担軽減を支援します。
4. 署名者本人確認機能
「対面窓口」機能を利用して顧客が文書を作成・署名を行うと、作成中の文書に本人確認のための電子署名が入力されます。文書作成後に、完了文書と監査証跡証明書が発行され、署名の情報（署名日時、誰が署名したかなど）を確認することができます。
■【期待される効果】窓口業務のプロセス改善
１. 業務効率の向上
ガイドモードや文書のリアルタイム同期により、顧客は文書内から入力箇所を探す必要なく簡単に入力できます。担当者は顧客が入力した内容をリアルタイムで確認することができ、作成した文書を確認する手間がありません。また、既存システムとeformsignを連動して電子フォームにデータを自動設定し、電子フォームにビジネスロジックを組み合わせして業務効率の向上が期待できます。
2. コスト削減
電子フォームから様々な入力機能をサポートしています。担当者は業務に必要な書類などを一つの電子フォームで管理することで文書の保管コストを削減できます。またタブレットモニターへの広告機能で企業では広告のための別途機器を用意する必要がなくなります。
３. 安全なデータ管理
eformsignから作成した電子フォームは二重バックアップによって安全にデータを管理できます。また既存の紙で行うプロセスを全て電子化することによって、作成したフォームや入力したデータの紛失リスクを低感できます。
■自治体における窓口DX活用を推進、実証実験を開始予定
安芸高田市では、各種申請業務を対象に、eformsignの「対面窓口」機能を活用した実証実験の開始を予定しています。
本実証実験では、窓口での申請手続きにおける記入・受付業務の効率化や、住民サービス向上への有効性を検証する予定です。
今後は、対象業務の拡大も視野に入れながら、自治体における窓口DX推進への活用を目指します。
eformsignは、既存の各種書式を電子化し、従来の業務フローを大きく変更することなく運用できる点が特長です。自治体に限らず、さまざまな公共分野における窓口DX推進手段として活用が期待されています。
■「eformsign（イーフォームサイン）」について
帳票作成から申請・承認・保管までを一体化したクラウド電子帳票サービスです。
PC・スマートフォン・タブレットなどから利用でき、電子署名、テンプレート作成、ワークフロー設定、文書管理などの機能を備え、自治体や企業の契約業務や申請業務の効率化を支援します。
eformsignトライアルはこちら :
https://www.eformsign.com/jp/index.html
すべての主要機能をお試しいただける2週間の無料トライアルを提供しています。
■会社概要
会社名 ：日本フォーシーエス株式会社
所在地 ：東京都港区赤坂５丁目２－３３
設立年月日 ：2014年7月8日
事業内容 ：電子帳票開発ツール・クラウドSaaS・供給・コンサルティング
企業サイト：https://jp.forcs.com/
お問い合わせ：03-5251-8205
営業担当者：森田