意識してる？ ビジネスメールで「読みにくい！」と言われないための改行の小ワザ
■読みにくいメールって？
まず、読みにくいメールが、なぜ読みにくいのか考えてみましょう。
悪い例：
お世話になっております、広報の
田中です。今度の
企業合同説明会の資料作成の進捗を報告します。つきましては、
添付のファイルに確認電子印をいただきたいと思い
ます。
いかがでしょうか。ちょっと極端な例ですが、改行が適切な位置に入っていないため、読みにくいですよね。こういった改行のノウハウは、ビジネスマナー研修でわざわざ教えるような内容ではありません。個人で試行錯誤しながら身に付けたと言う人も多いでしょう。
読みにくいメールは、「自分がパソコンでメールを打つ環境と相手がメールを見る環境が違う」ということを意識していないのです。自分のパソコン画面ではキレイに見えていても、相手がメールを読むときにキレイに表示されるかどうかはわかりません。そこで、「最低限こうすればキレイに読めるはず」というラインを知っておくことが必要なのです。
■改行するなら30字前後で
読みやすいメールを書くコツは、簡単です。30字前後で改行すれば良いのです。まず、30字というのは、人が視線を意識的に動かさなくてもパッと読める長さです。一文を30字に揃えるのは慣れが必要ですし、どうしても無理な場合もありますよね。しかし、改行位置を30字にするというのは、意識すれば誰でもできます。
よくあるのが、40字前後で強制的に改行されてしまうメールソフトです。例えば50字で改行した文章を書いていると、相手の環境では前述のようなブツ切れの表示になってしまうのです。30字前後で意味の切れ目があったときに、あえて改行してしまえば良いのです。
■「空白」を味方につけよう
もうひとつ、読みにくいメールになる原因が、「空白」です。A4サイズの文書を作っている感覚で、「画面の中央に件名を入れたい」と考えると、文の頭にたくさんの「空白」を入れることになりますよね。「（ 空白 ）定例会議の件」などといった具合です。しかしメールソフトでは、送られてきたメールを見るときには強制的に改行が入ってしまうので、せっかく入れた「空白」も意味がなくなり、カタチの崩れたメールになってしまうのです。「右寄せ」の書式にしたくて、「空白」を使ってメールを書いてしまう人も同様です。
メールでは、文の頭に「空白」をいくつも並べるような使い方は、避けるべきでしょう。使えるのは、1文字の字下げぐらいです。箇条書きにするときには分かりやすく使えますね。
いかがでしょうか。自分が送っているメールが相手にどう見えているのか意識することによって、見やすいメールを送ることができるようになるはずです。不安なときには、自分で自分にメールを送ってみて確認してみても良いかもしれませんね。
（ファナティック）
