【管理費値上げに待った】管理委託契約の見直し方をプロが解説！マンション管理組合必見のムダ削減のポイント

近年、マンションの管理費は物価高や人件費の高騰に伴い、値上げ傾向が続いています。このコスト増に対応するため、管理組合がまず着手すべきは、管理会社との「管理委託契約の見直し」です。
しかし、「どこから手をつければいいか分からない」という管理組合も多いのではないでしょうか。
今回は、株式会社さくら事務所取締役副社長COOの山本直彌さんが、管理委託費の削減と質向上を両立させるための、具体的なチェック手順と削減ポイントを解説します。
■ステップ1：まずは「現状の契約内容」を知る
見直しを始める上で大前提となるのは、「現在の契約書」がどうなっているかを知ることです。
契約書の入手：理事長が原本を保有しているか、管理会社に問い合わせて契約書の写しを入手しましょう。
業務範囲の確認：契約書には、事務管理業務、建物設備の管理業務、清掃業務など、各業務の内容と実施回数が詳細に記載されています。まずは、何が約束されているのかを把握します。
■ステップ2：契約内容と「実態」に乖離がないか検証する
契約書の内容が、その通りに履行されているかをチェックします。
● 業務報告書の確認
管理会社から毎月提出される月次報告書（清掃報告書、点検報告書など）を確認し、約束された回数や内容が実施されているかを検証します。
● ローカルルールによる「過剰サービス」の特定
管理契約書にはない、過去の理事会からの指示や慣習で発生している「過剰なサービス」がないかを確認します。
例えば、「管理員が毎日勤務（週7日）する契約なのに、なぜか週8日分（2人体制）の費用が発生していた」など、当たり前だと思っていた勤務体制にムダが潜んでいるケースもあります。
■ステップ3：ムダを削減し、効率化を図る
実態の検証で見えてきた「ムダ」を削減し、効率化を図ることで、管理委託費の削減につなげます。
● 現金収受の廃止
ゲストルームなどの利用料を管理員が現金で受け取る慣習が残っていると、管理会社側の現金管理や入金作業にコストがかかっています。振込や電子マネー決済に変更することで、管理会社の業務負担が減り、お互いのリスクも軽減できます。
● 窓口業務の棚卸し
管理員の勤務時間に対し、実際に窓口に来る来客数や問い合わせ件数を測定します。その結果、「勤務時間を短縮しても対応可能ではないか」といった、人員配置の適正化の議論に進めることができます。
● 滞納督促（とくそく）の体制チェック
管理費等の滞納があった場合の督促業務が、誰によって、どのように行われているかを確認します。フロント担当者が個別に対応しているか、専門部署が一括で対応しているかによって、コストやクオリティに差が出ます。

■【まとめ】「費用削減」だけでなく「クオリティ向上」を目指す
管理委託契約の見直しは、「ただ費用を下げること」だけが目的ではありません。
まずは自分たちのマンションにとって、どのようなサービスが必要で、何が不要なのかという「ゴール像」を描くことが重要です。その上で、無駄を削り、効率化できた分を、管理員や清掃のクオリティ向上に振り分けるといった議論も可能になります。
株式会社さくら事務所では、管理会社変更を検討する前の段階で、管理規約やシフト表などを検証し、ムダと課題を可視化する「管理委託契約検証業務」を提供しています。
やみくもに管理会社を変更するのではなく、まずは自分たちの管理体制を「知る」ことから、健全なマンション運営を始めましょう。