Wordの超時短テクニック！ 単語をまとめて別の単語に修正する
文書作成には入力ミスが付き物だが、頻繁に起きやすいのが、変換ミスなどによる単語の誤用だ。
例えば、「意志」とするべきところを「医師」と入力してしまったり、「少額」とするべきところを「小額」と入力してしまったりするケースがよくある。
このような場合、ミスが１箇所だけなら入力し直せばよいのだが、
同じミスが何十箇所となると、修正には膨大な時間がかかってしまう。
そこで、ぜひ利用したいのがMicrosoft Wordの「置換」の機能。
まだWord歴の短い人には馴染みのない機能かもしれないが、使い方を知っておくと時短に役立つ超便利機能なのだ。
今回は、Microsoft Wordの置換機能を使って、入力ミスした単語を別の単語に修正する方法をご紹介しよう。
■「置換」を使えば同じ入力ミスを一括で修正できる
Wordの置換機能は、指定した特定の文字列を別の文字列に置き換えてくれる。
特定の文字列が何十個あっても一瞬で修正できるのが最大のメリットだ。
置換の使い方は、以下の手順でダイアログから文字列を指定して実行ボタンをクリックするだけなので、初心者でも迷うことはない。
１.修正したい単語を確認
以下のWord文書の例では、「医師」と入力されている箇所をすべて「意志」に修正したい。全部で３箇所あるが、置換機能を使えば一瞬で終わらせることが可能だ。
２.置換機能を開く
Wordの「ホーム」タブにある「編集」→「置換」をクリックする。
３.置換の設定を行う
この例では、まず「検索する文字列」の欄に、修正したい文字列である「医師」と入力。続いて、「置換後の文字列」の欄に修正後の正しい文字列である「意志」と入力し、最後に「すべて置換」をクリックすればよい。
４.置換が実行される
「完了しました」と表示されれば、置換は無事完了。「OK」をクリックして終了しよう。
５.置換後の文書を確認する
Word文書を確認すると、「医師」と入力されていた箇所がすべて「意志」に変わっているのがわかる。
同じ単語を頻繁に入力する文書で変換ミスがあると、ひとつずつ手入力で修正するのは面倒だ。そんなとき置換機能を使えば、作業の手間が大幅に軽減される。確実に時短に役立つので、ぜひ使いこなしてほしい。
執筆：しぶちん（ITライター）
