仕事力が格段に上がる！会議の「議事録」を作成するときのコツ

会社で働くようになると、会議に出席して「議事録」を作成することがありますよね。実際には、新入社員や若手社員が議事録作成を担当することになるでしょう。そんな議事録ですが、若手が担当するからと言って決して「雑用」ではありません。仕事力を上げるためのエッセンスが詰まっているのです。

■議事録作成の目的

議事録を一度でも見たことがある人なら想像がつくと思いますが、議事録はその会議の内容を記録しておくために作成されます。もっと言えば、その会議でいつ・誰が・何を・なぜ決定したのか、そしてその決定を誰が・いつまでに行動に移すのかの予定を記録するのです。

大事なことは忘れにくいと言っても、会社員は日々たくさんの業務をしなければなりません。そんな中、一つの会議で決まったことを正確に覚えておくのは難しいものです。そのため、後になって「あの会議でそっちがやるって言っただろ」、「いやそれはお前だろ」という水掛け論が発生してしまうこともしばしば。それを防ぐために議事録を作成しておくのです。

また、議事録を作成しておけばその会議に参加しなかった人にも簡単に情報共有をすることができます。「会議には必ず全員が参加しなければならない」とすると、他の業務が止まってしまい効率的な仕事ができなくなりますよね。簡単に会議の経過と決定内容を知ることができる議事録は、現代の仕事環境には欠かせないのです。

■議事録作成作業から得られる仕事力とは

そんな議事録を作成するのは、たいていが会議を主催する側の若手社員となります。新入社員の内からバンバン議事録を作るという会社も多いでしょう。その理由の一つは、議事録作成という作業にその仕事に関する様々な仕事力が抜群にアップするエッセンスが詰まっているからです。

何も知らない状態で会議に参加したとしましょう。一体何の話をしているのか、専門用語が飛び交っていて全然分からないというのが正直なところでしょう。その会議に出席している人が誰なのかもわからないし、何が決定したのかすら呪文のように聞こえてしまうものです。しかし反対に言えば、これら全てがちゃんと判断できるようになれば実際の仕事の流れが理解できるというわけです。

会社の組織関係・扱う商品の知識・どんなことが会社発展のための課題なのか・どこがチャレンジングな領域なのか。議事録を必死で作成しようとするとこういった情報に触れることになります。その過程で自分の意見というものも持てるようになり、普段の仕事のやり方も変わっていくのです。

■議事録作成のコツ

議事録を作成するには、はじめの内は手探りになるでしょう。上司に議事録内容を確認してもらうと、たくさんの指摘を受けることになります。しかし、指摘を受けることこそが議事録作成上達の近道です。

まずは、会議の中でどこが大切なのか判断できませんからとにかく全てを書こうと努力してみましょう。知らない専門用語も、カタコトでもいいのでメモしておいて、後から周りに聞きながら議事録を作りましょう。そして作成した議事録を読み直してみるのです。そうすると、会議に参加していたときよりもスッと理解できるようになっているでしょう。

慣れてくれば、会議の目的は会議が始まる前から分かっているはずなので大きな流れは予め議事録作成しておけば良いでしょう。会議中にその場で議事録を埋めて行き、会議が終わった時点ですぐに上司に見てもらうのです。そのうちに、会議でうっかり忘れられそうになっている部分に気付いて「○○がまだ決まっていませんが」と流れを修正することもできるようになるでしょう。

いかがでしょうか。議事録作成が上手い人は仕事もデキる人です。はじめは苦労するものですが、次第に上手くなることを想像して一生懸命頑張りましょう。

（ファナティック）