誠意を持って！ 「謝罪」を伝えるメールの書き方ポイント3つ

ビジネスのやり取りで便利に使えるのが、「メール」です。電話と違い、相手の状況を問わず送信できるのがメールの魅力です。とはいえ、だからこそ思わぬ間違いをしてしまうケースもアリ。こんなときには、すぐに謝罪メールを送信しましょう。上手に謝罪するためのメールの作り方を紹介します。

■間違いに気づいた瞬間に！

メールの誤送信や、本文中の言い間違いなど……メールに関わるミスには様々なものがあります。多くの場合、内容を再度確認しているときや、先方から指摘されたときに自分の間違いに気づくものです。「あ！ 間違えた！」と思ったら、すぐに謝罪に向けた行動を開始しましょう。

謝罪とは、早ければ早いほど良いものです。「間違えたことを言いづらい……」なんて気持ちで、後回しにするのは大間違い！ ほかの仕事の手を止めて、心を込めて素直にお詫びしてください。

■訂正内容、対応方法をわかりやすく記載

謝罪メールを作成するときのコツは、申し訳ない気持ちを明確に示すことです。「先ほど送信したメールに誤りがありましたことを、深くお詫びいたします」など、ストレートに謝罪の言葉を伝えてください。そのうえで、誤りについての情報を、わかりやすく記す必要もあります。送信した内容に間違いがある場合には、間違った情報と正しい情報を両方とも記載したうえで、再度「正しい情報」について強調するのがオススメです。また間違いが起きてしまった理由について説明すると、より丁寧な印象になります。言い訳をしていると思われないよう、簡潔に理由を述べ、謝罪しましょう。

また、本来送信するべきものではないメールを送信してしまった場合、相手に削除してもらう必要があります。「恐れ入りますが、至急削除してくださいますよう願い申し上げます」などとすることで、丁寧に依頼できます。

もちろん文末には、再度謝罪の意を示し、二度とこのような間違いがないように努力する旨を伝えてください。「以降このようなミスがないよう最大限の注意を払っていきますので、どうぞ今後ともよろしくお願い申し上げます」といったフレーズを頭に入れておくのが良いでしょう。

■取り返しのつかない謝罪には……

メールは確かに便利なコミュニケーションツールです。しかし、「直接話す」という方法に勝るものではありません。取り返しのつかない失敗をしてしまったとき、そして先方を不快にさせてしまったときには、謝罪メールだけで終わらせてはいけません。「電話で直接謝罪する」「取引先を訪問し、上司とともに謝罪する」など、ミスの大きさに合わせて、臨機応変に対応するのがマナーです。

メールでの間違いは、社会人の誰もがやりがちな初歩的なミスです。しかしこれが、決定的なミスになってしまう可能性もあるのです。そもそもミスを犯さないよう、そして万が一ミスをしてしまったとしても、すぐに気づけるような習慣を身につけておく必要があります。送信前の再確認を、どうかお忘れなく！

（ファナティック）