第一印象を良くする！ 初めてメールする相手に送るビジネスメール文章のコツ

今や、ビジネスに欠かせないコミュニケーションツールといえば、メールです。新入社員として働くようになれば、初めてやり取りする相手に、失礼のないメールを送ることが求められるでしょう。こんなときには、いったいどう書くのがベストなのでしょうか。第一印象を良くするためのコツを紹介します。

■まずは挨拶

友人同士のやり取りとは違い、社会人のやり取りでは文頭に挨拶を入れるのが基本です。ここでの挨拶の定番といえば「いつもお世話になっております」ですが……初めてやり取りする相手に、こんな挨拶を使っても大丈夫!?と迷う方もいるのではないでしょうか。ビジネスメールでやり取りしているのは、会社を代表するあなた。会社としての付き合いを考えれば、「いつもお世話になっております」は決して不自然な挨拶ではありません。

どうしても気になる場合には「平素は格別のお引き立てをいただき誠にありがとうございます」や「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」などのフレーズを使用して。またシンプルに「初めまして」とするのもオススメの方法です。続けて自己紹介をすれば、わかりやすいメールに仕上がるでしょう。

■用件を伝える

挨拶を終えたら、次は用件を伝えます。これから担当させていただくことへの挨拶である場合もあるでしょうし、具体的に打ち合わせの日程調整をする場合もあるでしょう。大切なのは、内容をわかりやすく伝えることです。初対面での印象は、その後もずっと影響を与えるものですから、慎重に作成してください。

■結びの言葉

用件を伝え終えたら、結びの言葉でメールを締めくくります。「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」や「ご検討の程、よろしくお願いいたします」など、メールの内容にあった定番フレーズを使用してください。いくつか頭に入れておくことで、メール作成もスムーズになるはずです。

■相手に読んでもらうための一工夫

最後に紹介するのは、忙しい相手にメールを読んでもらうためのコツです。忙しいビジネスパーソンは、毎日何十通というメールを受け取ることも珍しくはありません。件名から重要度を判断し、「今すぐに読むもの」「後でも良いもの」を仕分けているのです。「後でも良いもの」に振り分けられてしまうと、そのままメールボックスの中に埋没してしまう可能性もアリ。タイトルで内容が推察できるよう、工夫しましょう。「日程調整のお願い（○○様より紹介いただきました△△会社××）」などとすることで、自分の身元、そして伝えたい内容までタイトルにできます。忘れられることもないでしょう。

初対面のときだからこそ、メールの内容は大切なもの！ マナーにのっとったメールで、印象アップを目指しましょうね。

（ファナティック）