【新築マンション購入者必見】初めての総会でやるべきこととは？役員選任から議事録までマンション管理士が解説！

新築マンションを購入し、引き渡しを受けた後に控えている大事なイベント。それが「管理組合の初めての総会（設立総会）」です。
今回は、株式会社さくら事務所のマンション管理士・山中さんが、初めての総会で何を決め、どんな準備が必要なのかをわかりやすく解説しました。

■【1】初めての総会（設立総会）とは？

新築マンションにおいては、引き渡し後すぐに「設立総会」が開かれます。
これは管理組合を正式に発足させるための重要な会議で、会社でいうところの株主総会にあたるものです。

・総会の案内（招集通知）は、【1～2週間前】に届くのが一般的。
・欠席する場合は「委任状」や「議決権行使書」で意思表示をする。
・提出しないと総会が成立しないリスクもあるため、必ず提出を。

山中さんは、「招集通知が届いたら内容をよく確認し、出欠の対応を忘れないことが大切」とアドバイスしています。

■【2】総会で決める主なこと

設立総会では、以下のような事務手続きが議案として上がります。

・管理組合の役員（理事・監事）の選任
・管理会社の預金口座の名義変更
・保険契約の確認　など

特に重要なのが「役員選任」です。
これにより、管理組合の運営をリードする理事会が発足し、マンション管理の本格運営がスタートします。

総会は通常【2時間程度】で終了しますが、場合によっては3時間に及ぶことも。事前に送付される総会資料は、必ず持参しましょう。

■【3】総会に出席するメリットと心構え

新築マンションの最初の総会は、住民同士が初めて顔を合わせる機会でもあります。

・どんな人が住んでいるか知るきっかけになる
・駐車場やゴミ出しルールなど、生活に関する不便も相談できる
・管理会社や理事会への要望があれば事前に伝えておくのがスムーズ

山中さんは「意見交換をしながらも、議事をスムーズに進める意識も持ちましょう」と呼びかけています。

■【4】議事録の重要性とチェックポイント

総会終了後、管理会社が作成する議事録は、次のような役割を果たします。

・総会の決定事項を記録に残す
・出席できなかった人も内容を把握できる
・後から「言った・言わない」のトラブルを防止する

注意点として、「議事録に重要な議論が漏れている」「実際には話していないことが書かれている」こともあるため、配布されたら必ず内容を確認しましょう。

最近では、AIによるリアルタイム議事録作成ツールも普及し始めており、山中さんは「管理組合で導入するのも有効」と提案しています。

■【5】1年後のためにできること

設立総会後、基本的に次の総会（通常総会）は【1年後】になります。
日常の理事会活動をオープンにするため、広報誌などで情報共有を行うのも、住民間の一体感を育む良い方法です。

株式会社さくら事務所でも、こうした管理組合運営のアドバイスやサポートを行っており、安心して管理運営をスタートできるよう支援しています。