ビジネスシーンで役立つ！ 「挨拶メール」の書き方と注意点
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■挨拶メールは件名が大切
まず、挨拶メールでは件名に気を遣う必要があります。なぜなら、ビジネスパーソンは一日に何十通ものメールを受け取る中で、メールの件名からその緊急性や重要性を判断するからです。メールで初めての挨拶文を送る場合、「お世話になっております」などというあやふやな件名にするのはビジネスマナーに違反していると言えます。
件名では、挨拶であること、会社名、部署名、名前などをコンパクトにまとめて伝えましょう。引き継ぎなら「引き継ぎのご挨拶（会社名、名前）」などがわかりやすいですね。この挨拶メールによって、相手とのアポイントを取りたいと思っているなら「アポイントメントのお願い（○○様よりご紹介をいただきました○社○○）」などとすると良いでしょう。
いずれにせよ件名で大事なことは、「何のメールなのか」と、「誰からのメールなのか」を判明させることが重要。初めての挨拶メールでは、「誰なのか」が名前だけではわからないため、工夫をこらすことがビジネスマナーと言えます。件名が悪いと、最悪の場合、メールを開いてもらえない可能性もあります。
■本文：まず会社・職場・氏名・「なぜアドレスを知っているのか」を述べる
メール本文では、一般的な挨拶文を書いてから、自分は誰なのか、なぜアドレスを知っているのかを伝えましょう。例えば業務引き継ぎによる挨拶メールの場合、「平素は格別のお引き立てをいただき誠にありがとうございます。初めまして○○社の○○と申します。このたび人事異動により……」などとするといいでしょう。知り合いに紹介してもらってメールを初めて送る場合、「はじめまして。○○の○○様よりご紹介をいただきました、○社の○○と申します」で始めれば、相手も不信感をいだきません。
■本来は対面、ハガキ、手紙などが正式マナーであることを理解する
メールでの挨拶が一般的になってはいますが、やはり本来は対面での挨拶、場合によってはハガキや手紙による挨拶の方がビジネスマナーに適っているものです。しかし、業務引き継ぎや、仕事でアポイントが取りたいという挨拶メールの場合、むしろメールの方が現代のビジネスマナーに適っているかもしれませんね。アポイントもなしに押し掛けるのが適切とは言い難いですよね。
ただし、重要顧客への季節の挨拶状やお礼を述べるといった「挨拶」の場合は、やはりメールよりもハガキの方が正式なビジネスマナーでしょう。社会人として、会社の看板を背負って挨拶をするわけですから、どんな方法を取るのが正しいのか上司や先輩に相談して、ビジネスマナーを身に付けていきましょう。
いかがでしょうか。挨拶メールにもいろいろな目的があるでしょうから、その目的に応じて書き方を工夫すると良いですね。
（ファナティック）
