Excel印刷で最後の1列が2枚目に！ 〜表の全ての列を1枚に収める美印刷するワザ
しかし、右側のいくつかの列が2ページ目に印刷されてしまった。
こんな経験、誰しもあるだろう。
こうした問題を回避する第一歩は、印刷プレビュー画面でページ数を確認することだ。
PDF化するときも、印刷プレビュー画面をしっかりと見ておこう。
●まずは現状把握〜ページ数を確認する
Excelで表を作成し、［ファイル］−［印刷］と選択すると印刷プレビューが表示される。
ショートカットキーを使うなら、［Ctrl］＋［P］キーだ。
まずは、印刷プレビューの下部に注目しよう。
例えば下図のように「1/2」と表示されていたら、「2ページあるうちの1ページ目」だとわかる。
右向きの三角形をクリックし、2ページ目にはどんなデータがあるのかを確認しよう。
2ページ目にも、たくさんの列があるのなら、用紙を横向きにして印刷する方法もある。
用紙を大きいサイズに変更するのもよいだろう。
しかし、下図のように1列だけがポツリとはみ出している場合、
・余白を調整
・縮小印刷
これらを選択することで、すっきりと1枚の用紙にすべての列を収めることができる。
●左右の余白を狭める
余白だが、実はドラッグで簡単に変更できるのだ。
1ページ目に戻り、印刷プレビューに余白を示す線を表示させよう。
画面右下には、小さいボタンが2つ並んでいる。
そのうちの左側のボタンをクリック。
マウスポインターを合わせると［余白の表示］と表示されるほうのボタンだ。
余白を示す線が表示されたら、そこにマウスポインターを合わせよう。
下図のような両矢印の形になったら、余白が狭くなる方向へドラッグする。
こうして、2ページ目の列が1ページに表示されるまで、左右の余白を狭めよう。
下部の、ページ数を示す表示が「1/1」になったことを確認できたら印刷開始だ。
余白を数値で指定したいときは、画面左側の下部にある［ページ設定］をクリックすればよい。また［余白］タブでは、上下左右の余白などの指定もできる。
ここでおすすめしておきたいのが、下部にある［水平］、［垂直］の機能だ。
［水平］をチェックすると、表が水平方向に対して中央に配置される。
［垂直］をチェックすれば、垂直方向に対して中央に配置される。
こうした配置を指定する方法も、美しい表の印刷に役に立つ。
●縮小印刷をする
前項のような余白で調整する方法は、余白が狭くなりすぎて見栄えが悪くなることもある。
そんなときは、縮小印刷を試してみよう。
縮小印刷をするには、［拡大縮小なし］と表示されているボタンをクリック。
ここでは一覧から［すべての列を1ページに印刷］を選んでいる。
そうすると、2ページ目にあった列が、するりと1ページに入り込む。
下部の、ページ数を示す表示も「1/1」となり、これですべての列を1枚の用紙に収めて印刷できる。
今回は、余白の調整や縮小印刷をして、1枚にすべての列を収める方法を紹介した。
どちらも印刷プレビュー画面から操作できる。
見やすい資料を作るためにも、表を印刷したりPDF化したりするときは、まずは印刷プレビューで、ページ数を確認してみよう。
執筆 中野 久美子
