会えなくても仕事が進むーーwithコロナ時代にLINE WORKSが変える「現場」の働き方とは 「接触を減らして業務を効率化」…が生き残る道?

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新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、新しい働き方への模索が続く。緊急事態宣言は解除されたが、これからは「withコロナ」の時代。今までのようにこまめに人と顔を突き合わせながらの仕事の進め方は、なかなか難しくなるだろう。コロナ禍真っ只中で取り組まれたテレワークなどの働き方を、今後もうまく取り入れていく必要がある。

特に、「テレワーク」と聞くとデスクワーカーどうしのコミュニケーションをイメージしやすいが、オフィス勤務ではない業種の働き方はどのように変わっていくのか?

「もとには戻りつつあるけれど、完全に以前のようになることはない。もうだいぶ浸透していると思っています。今までのように人と会って仕事を進めるのではなくて、会えない中でも仕事を進める。そしてさらに、それをやっていかないと業績を戻すことができない、というところにまで来ているのではないでしょうか」

こう話してくれたのは、「LINE WORKS」を運営するワークスモバイルジャパンの萩原雅裕さん。オフィスワークはもちろん店舗、物流、不動産、建設など、在宅勤務の難しい業種でも“いかに人と人の接触を減らしつつ業績を戻すのか”という課題への取り組みが目立ってきているのだという。

※この取材はLINE WORKSのビデオ通話を使用し、リモートで行いました。


ワークスモバイルジャパン 執行役員・萩原雅裕さん

「会えなくても仕事が進められる」のは、オフィスワーカーだけじゃない

「テレワーク・リモートワークと聞くと、事務職や一般職といった『オフィスワーカー』を対象に思い浮かべる方も多いでしょう。正しくはICTを活用して離れた場所で仕事を進めるというのがテレワークです。現場のお仕事では、オフィスと現場をつなぐコミュニケーションの課題がコロナ禍以前からも存在してきました。会えない環境で働く人どうしのコミュニケーションは、仕事を進めるにあたって何よりも大事なんです」

確かに、オフィスのテレワーク環境の利用だけでなく現場仕事の場合でも誰か事務業務をする人は必ずいるはずで、常に見えない現場とのやりとりをしている。現場こそ、情報共有とコミュニケーションが円滑にできる環境が必要になるというわけだ。そこで、LINE WORKSのようなビジネスチャットツールが役に立っている。具体的にはどのような動きがあるのだろうか。

現場に導入できた理由は、PCが使えない環境でもスマホで「直感的に」操作できるから

「たとえば、エコキュートや太陽光発電などの電気工事から住宅リフォームまで幅広く手掛ける『株式会社高宮電気』様では、現場の状況はショートメッセージや電子メール、電話で伝えていたそうです。また、現場を写真で見てもらう必要がある場合には、ファイルサーバーの写真データをプリントアウトして、それをFAXで送るといった作業を行っていました。でも、それではリアルタイムでの情報共有は難しい。職人に写真が届くまでには手間もかかり、電話など言葉で状況を正確に伝えようとするのはさらに難しいことです」

「LINE WORKSを導入いただいてから以降は、PCが自由に使えない環境でも、スマホから即時工事現場の写真を撮って事務担当の方に送ったり、オフィスから送られたファイルを現場でもDriveに接続して確認ができようになったそうです。それによって問題が発生しても現場に行かなくても解決することもできますし、他の現場にも同じ情報をリアルタイムに共有できます。また、職人の皆さんの仕事も改善されたそうです。資料の確認やデータの受け渡しのためだけに事務所に立ち寄らなくなったことで、現場で働く人たちの間接業務の時間が半減されました。単に連絡が取れる以上にメリットがあるんです。仕事が効率化できれば、他の仕事も受けられますからね」



リアルタイムの情報共有で業務効率がアップーーー株式会社高宮電気

以前であれば、現場で発生した問題に対応するためにまず管理者が現地に赴いて状況を把握し、関係各所に電話で連絡を取って対応を検討、でもその電話がつながらない人がいて……とどうしても効率が悪くなっていた。そこで、オフィスと現場のコミュニケーション改善を目的で取り入れたツールによって、業務効率化まで果たすことができているというのだ。

「お客さまが口を揃えて仰るのが、写真を見れば状況がすぐにわかる、と。それはコロナ禍以前からわかっていたことでもありますが、デジカメで撮影して事務所に行ってからパソコンに取り組んで、メールに添付して送るって結構な手間じゃないですか。現場の人は会社からメールアドレスを付与されていないことも多いから、電話で説明しようとする方もいます。専門用語の問題もあるし、どうしても意思疎通がうまくいかなかったそうです。LINE WORKSを使っていただいたことで、スマホで写真を撮ってタップひとつでみんなに共有できるようになった。仕事全体がスムーズになってきたんですね」

「特に現場で使われるITツールは、みんなが使い慣れるまでに結構時間がかかることが多く、オフィスと現場の両方に適合する必要があります。LINE WORKSであれば、普段使っているLINEのような使用感で始められてPCはもちろんモバイルでも同機能を誰でもすぐに使えるというところがポイントです」

LINE WORKSの特長のひとつに、スマホに機能を最適化していることがある。現に、これまでのパソコンでの利用を前提に設計されたオフィスツールでは、現場の人が恩恵を受けるまでには至らなかった。そこにLINE WORKSのようなスマホで直感的に操作できるツールを取り入れたことで、その恩恵が現場にも広がったのだ。そして、そうした動きは社内のコミュニケーションだけにとどまらず、社外とのやりとり、つまりは取引先とのコミュニケーションにも使われるようになっている。



いつでもどこでもつながる環境を備える 「非対面」で実現する新しい働き方

「いままで朝礼で集まって伝えていた連絡事項をどうするか。接触を減らすためには全員集合の朝礼は難しいですからね。オフィスに集まってやっていた業務をオンライン上でも実現していく。例えば、少人数で実施する朝礼の様子をスマホで動画撮影して共有するとか、そういう方法にも使うことができます。ちょっとした会話はトーク、ディスカッションは音声通話やビデオ通話で行ったり、紙に書いていた日報やホワイトボードの告知事項などは掲示板に投稿するなど。オフィスでしかできなかったちょっとしたことを、できるだけオンラインに移行させるのは大事なんです」


オフィス環境をオンライン上で実現

こうした動きについて萩原さんは「必ずしもコロナで急に出てきたものではなく、以前からあった課題が大きく広がりを見せたもの」と分析する。

「本社の管理部門と現場のやりとりをどうするのかというのは、昔から課題に感じていた会社は多かったんです。その解決策として、スマホでも簡単に操作できるLINE WORKSを使っていただいたケースもあります。取引先とのやりとりにも、素早くカジュアルなやりとりができるビジネスチャットツールは有効です。非対面が推奨される状況下で、コミュニケーションの課題を克服していこうというのは現在の大きな流れということができますね」



さらに大阪の四條畷(しじょうなわて)市では採用活動にオンラインツールを活用。面接をオンライン化することで応募人数を大きく伸ばすことができたという事例もある。

「四條畷市のケースもコロナ以前からの取り組みなんですが、当たり前のように面接に来てくれというやり方では、別で就労中の人や遠方に住む人とか、どうしても来られない人がいますから、応募まで入口が狭くなってしまいます。そこで面接をオンライン化したら、うまくいったそうなんです」

どこからでも面接を受けられる環境を用意したことで、受験者も大幅に増えたというーーー四條畷市

「非対面営業」「オンライン営業」で実現する新しい働き方

「商談のシーンでは、最近では圧倒的にお客さんの方が敏感なんですよ。『今度3人で伺います』って言われたら、今のご時世だと『え? 3人も来るの?』って思うじゃないですか。不特定多数とは可能な限り会いたくない、と(笑)。宅配便すら直接受け取らないような時代になっているわけです。お客さんの方がむしろ非対面を求めています。だからそれに対応しないと商談も進まないし、業績を伸ばしていくことはできないですよね」

非対面だと相手に失礼では、と思ってしまいがちだが、自分が客の立場に立ってみると確かに何人もで押し掛けられるのは今の時代リスクにしかならない。もちろん使いようではあるが、LINE WORKSのようなビジネスチャットツールは営業ツールとしても活用できるのだ。



コロナ禍をきっかけに多くの企業で導入が始まったテレワークやそれをサポートするオンラインツール。こうしたものをうまく取り入れて不要の接触を避けることは感染拡大防止につながるだけではなく、業務の効率化にもつながってくる。業務が効率化されれば浮いた人的リソースを他に振り分けて業績アップにもつなげることができる。withコロナと言われるこれからの時代、LINE WORKSのようなツールをいかに使いこなすかが、生き残れるかどうかを分けることになるのかもしれない。

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