面倒なマンション管理規約、NotebookLMで“一発検索”できるって本当？管理のプロが実践！

「管理規約を読み込むのが面倒…」
そんなマンション管理組合や理事会の“あるある悩み”を、GoogleのAIツール「NotebookLM」が解決してくれるかもしれません。

今回ご紹介するのは、ホームインスペクションやマンション管理組合向けにコンサルティングサービスを提供する株式会社さくら事務所のマンション管理コンサルタントが実際に試した、管理規約や長期修繕計画などのPDF資料をNotebookLMで一括管理・検索・要約する方法です。

NotebookLMって何？PDFをまとめて“聞ける”AIツール
NotebookLMは、Googleが提供するAIアシスタントツール。
PDFやドキュメントを登録すると、それらを元に質問に答えたり、要点を要約したりしてくれるというもの。

株式会社さくら事務所の武長さんは、実際に国土交通省の標準管理規約や修繕積立金ガイドラインなどを読み込ませて、AIに「管理費を滞納されたときの対応方法」を尋ねたところ、参照元を示しながら具体的な回答を得ることができたといいます。

「これまではPDFを一つ一つ開いて確認していたのが、検索窓に打ち込むだけで一瞬で答えが出てくるようになった」と、武長さんはその便利さを強調します。

「理事の任期は？」も履歴ごとに比較できる
さらに便利なのが、同じマンションの管理規約の改正履歴をまとめて読み込ませた場合。

たとえば「理事の任期」という質問を投げかけると、複数の改正規約の内容をそれぞれ参照し、「2025年は任期2年、2021年以前は1年」といった変更履歴を自動で提示してくれます。

この機能を使えば、「いつ、どの条文がどう変わったのか」が一目でわかるため、理事会の資料確認や管理会社との連携もスムーズになるとマンション管理コンサルタントの山中さんは言います。

さくら事務所のYouTube動画も検索対象に！
NotebookLMは、検索画面からキーワードを利用し動画を読み込めるようにもなりました。
株式会社さくら事務所のYouTubeチャンネルは、大規模修繕工事のチェックポイントや談合リスク、マンション管理の実務など、管理組合向けに役立つ情報が豊富。その中から特定のテーマで情報を探すのが大変だったという方にとって、NotebookLMはまさに救世主です。

たとえば「さくら事務所　設計監理方式」と検索すれば、該当する動画の中から「設計監理方式ではない」ことが明記された部分を自動で抽出。要点だけを知ることが可能です。

ただし注意点も！AIの“ハルシネーション”にご用心
便利なNotebookLMですが、注意点もあります。
動画のなかで武長さんも触れている通り、「AIは時に事実と異なる情報をもっともらしく答える」ことがある、いわゆる“ハルシネーション”現象です。

そのため、AIの回答をそのまま鵜呑みにするのではなく、「参照元をチェックする」「最終的には管理組合内での確認・合意を取る」など、人の目による検証が不可欠です。

また、管理規約や議事録などの内部資料をAIに読み込ませる際は、管理組合としての情報取扱ルールに則った判断が求められます。

管理組合の“情報共有革命”が始まるかも？
株式会社さくら事務所では、これまでにもマンション管理の現場で数多くの資料と向き合ってきましたが、こうしたAIツールの登場により、「誰でも」「すぐに」「正確に」情報を確認できる時代が到来しつつあります。

「マンション管理＝煩雑で大変」というイメージを変えるヒントが、NotebookLMのようなツールにあるのかもしれません。

「自分のマンションの管理規約、どこに何が書かれてるのか分からない…」
そんな悩みを抱えている理事の方や区分所有者の方にとって、AIの活用は新しい一歩となるはずです。