あなたの理事会、時間の無駄になってない？会議を劇的に改善する5つの進行術

マンションの理事会、「なんとなく集まって、管理会社の話を聞いて終わり」になっていませんか？「仕事が忙しい中で参加しているのに、議論がダラダラ続いて疲れるだけ……」そんな悩みを持つ理事長さんや理事さんは多いはず。
今回は、さくら事務所取締役副社長COOの山本直彌さんと、さくら事務所のグループ会社である、らくだ不動産株式会社の不動産エージェントであり、自らもマンション理事長を務める鈴木成禎さんの対談から、会議を劇的に効率化する「5つの進行術」をご紹介します。
■ なぜ理事会が「管理会社任せ」だと危険なのか？
多くの理事会では、進行を管理会社に丸投げしがちです。しかし、株式会社さくら事務所の山本直彌さんは「管理の主体はあくまで管理組合（区分所有者）」だと強調します。
管理会社はあくまで「運営補助」の立場。理事長が自ら「今日の議題はこれです」と仕切ることで、自分たちの資産をどう守るかという主体性が生まれ、結果として管理の質が向上します。
■ 会議を劇的に変える！5つの進行ポイント
明日からすぐに実践できる、会議のクオリティを上げるテクニックをまとめました。
● 1. 議長（理事長）と進行役を分ける
理事長が「まとめ役（議長）」と「回し役（進行）」を一人二役でやると、議論が混線しがちです。副理事長などが進行役（ファシリテーター）を担い、理事長は最後に意見を統合して決断を下す役割に徹すると、驚くほどスムーズに進みます。
● 2. 「空気」ではなく「挙手」で決議する
「特に反対がなければ承認」という空気感での決議は、後々「あの時は納得していなかった」というトラブルの元になります。特にお金が絡む重要な案件は、明確に「賛成の方は挙手を」と数をカウントすることが、将来の防衛策になります。
● 3. 「議事録署名人」を毎回交代させる
いつも同じ人が議事録にサインしていると、「一部の人だけで偏った決定をしている」という疑念を他の居住者に抱かせかねません。毎回交代することで、各理事が内容にしっかり目を通すようになり、理事会全体の透明性と関心が高まります。
● 4. アジェンダに「目標時間」を設定する
「全体で1時間」ではなく、「議題Aは10分、議題Bは20分」と細かく時間を割り振ります。「この時間内に結論を出す」という制約があるほうが、議論の密度は濃くなります。もし時間内に決まらなければ、「管理会社への宿題」として次に回す勇気も必要です。
● 5. 理事メンバーの「得意分野」を把握する
「ITに詳しい」「事務作業が得意」「アイデアが豊富」など、メンバーのパーソナリティを知っておくことが重要です。株式会社さくら事務所のアドバイスによれば、初回の自己紹介で仕事の専門性などを一言添えてもらうだけで、適材適所の意見交換ができるようになります。
■ よくある疑問！Q&A形式でチェック（FAQ）
Q. 管理会社に進行を任せるのはダメなの？
A. ダメではありませんが、管理会社は「自分たちの提案を通すこと」に終始しがちです。第三者の視点を持つ株式会社さくら事務所の事例でも、理事長が主導権を握るマンションほど、不要なコスト削減や満足度の高い運営が実現できています。
Q. 会議がいつも3時間を超えてしまいます……。
A. 集中力が続くのはせいぜい1時間半。5時間分の議題があるなら、分科会を作って事前に検討するか、アジェンダを見直して優先順位の低いものは報告書配布のみに切り替えましょう。
■ まとめ：主体的な運営がマンションの価値を上げる
理事会を「義務」ではなく「資産価値を高めるプロジェクト」に変えられるかどうかは、ちょっとした進行の工夫次第です。
「うちの理事会、もっと効率よく進めたいな」
「今の運営方法で本当にいいのか不安……」
そう感じたら、マンション管理のプロフェッショナルである株式会社さくら事務所へお気軽にご相談ください。