あなたの理事会、時間の無駄になってない？会議を劇的に改善する5つの進行術

2026年2月25日 8時0分

マンションの理事会、「なんとなく集まって、管理会社の話を聞いて終わり」になっていませんか？「仕事が忙しい中で参加しているのに、議論がダラダラ続いて疲れるだけ……」そんな悩みを持つ理事長さんや理事さんは多いはず。
今回は、さくら事務所取締役副社長COOの山本直彌さんと、さくら事務所のグループ会社である、らくだ不動産株式会社の不動産エージェントであり、自らもマンション理事長を務める鈴木成禎さんの対談から、会議を劇的に効率化する「5つの進行術」をご紹介します。
■ なぜ理事会が「管理会社任せ」だと危険なのか？
多くの理事会では、進行を管理会社に丸投げしがちです。しかし、株式会社さくら事務所の山本直彌さんは「管理の主体はあくまで管理組合（区分所有者）」だと強調します。
管理会社はあくまで「運営補助」の立場。理事長が自ら「今日の議題はこれです」と仕切ることで、自分たちの資産をどう守るかという主体性が生まれ、結果として管理の質が向上します。
■ 会議を劇的に変える！5つの進行ポイント
明日からすぐに実践できる、会議のクオリティを上げるテクニックをまとめました。
● 1. 議長（理事長）と進行役を分ける
理事長が「まとめ役（議長）」と「回し役（進行）」を一人二役でやると、議論が混線しがちです。副理事長などが進行役（ファシリテーター）を担い、理事長は最後に意見を統合して決断を下す役割に徹すると、驚くほどスムーズに進みます。
● 2. 「空気」ではなく「挙手」で決議する
「特に反対がなければ承認」という空気感での決議は、後々「あの時は納得していなかった」というトラブルの元になります。特にお金が絡む重要な案件は、明確に「賛成の方は挙手を」と数をカウントすることが、将来の防衛策になります。
● 3. 「議事録署名人」を毎回交代させる
いつも同じ人が議事録にサインしていると、「一部の人だけで偏った決定をしている」という疑念を他の居住者に抱かせかねません。毎回交代することで、各理事が内容にしっかり目を通すようになり、理事会全体の透明性と関心が高まります。
● 4. アジェンダに「目標時間」を設定する
「全体で1時間」ではなく、「議題Aは10分、議題Bは20分」と細かく時間を割り振ります。「この時間内に結論を出す」という制約があるほうが、議論の密度は濃くなります。もし時間内に決まらなければ、「管理会社への宿題」として次に回す勇気も必要です。