学園祭用のエクセルテンプレを取引先の葬式に活用!?
■エクセルを簡単に使えるようになる「テンプレート」
「社長、何かお話があるとか」
「桂木部長、何かじゃないよ、下期の販売計画がまだ固まっていないそうじゃないか。営業部長がそんなことでは、わが社の先が思いやられるよ」
「はぁ、すぐに検討してご報告します」
桂木部長は、80年代のバブル経済絶頂期に健康堂に入社し、生来の調子の良さで部長に昇格したため“まぼろし部長”の異名をとります。ITに疎いがゆえに仕事ができなそうなイメージがありますが、ここぞというときに頼りになるので部下からの信望は厚いとの評も。実際、ドブ板営業と膝詰め談判で数々の契約をものにしてきた力技の営業手法には定評があるのです。
その桂木部長が勤務する健康堂は、自然原料だけで100％オーガニックのシャンプーやボディソープなどを製造する会社。ITオンチが悩みの種の桂木部長としては、今回こそ社長にいいところを見せたいところなのですが……。
「下期の販売計画ねぇ……。そういえばパソコンにエクセル（Excel）ってのが入っていたな。ああいうのを使って見栄えのいい表をバーンと作って見せたら、少しは社長を驚かすことができるんだけど……」などと独り言を言っていると、再び社長から呼び出しが。
「社長、まだ1時間も経っていませんよ。あとでバーンと……」
「何を言っているんだ、君は。それどころじゃないんだ。卸のウハウハ商事の黒井社長を知っているだろ。亡くなられたそうだ」
「え!? そんな……先週お会いしたばかりなのに……」
「とにかく、すぐに葬儀の応援を出すように。君が仕切ってくれ」
桂木部長はすぐに営業部に戻り、受付や駐車場係などの担当を決めることになりました。
「あー大変だ、大変だ」
現場に応援に行くのは誰か、部内にとどまって留守番をするのは誰か、何時から何時まで誰が何を担当し、どう交替するのか。わかりやすい表があれば間違いがありません。別の取引先も応援に来るので、こちらのメンバーを紹介する意味でも一覧表があれば便利です。
「ホワイトボードに時間割を書いて、名札をマグネットで貼っていくようなイメージなんだけどな……手書きでチャチャッとやったほうが早いか。でも、見た目がいいほうが……」
あたふたする桂木部長、ふとデスクの上に目をやると、小さなハート形のメモを発見。
「このWebサイトで『学園祭・文化祭』を検索してみてください。テンプレガールより」とあります。何のことかわからず、指示されたWebサイト（「マイクロソフト オフィス 活用総合サイト」にアクセスすると、そのWebサイトにはマイクロソフトオフィスのテンプレートがあると書かれていました。
・マイクロソフト オフィス 活用総合サイト http://aka.ms/officelife
※注 Webサイトの画面表示内容は随時更新・変更されます。
■テンプレートを使えば白紙状態から作るより効率的
桂木部長にメモを残したテンプレガールは、桂木部長が窮地に陥ると、どこからともなく現れる不思議ガール。エクセル用のテンプレートを知り尽くし、いつも柔軟な発想でテンプレートをさまざまな目的に応用する活用術を伝授しています。「資料の体裁づくりは他人（テンプレート）に任せて、中身に力を注ぐことこそ部長の生きる道」という信念で、部長を助けている、自称24歳です。
そのテンプレガールのメモに誘われ、「マイクロソフト オフィス 活用総合サイト」にアクセスした桂木部長ですが、「テンプレート」という文字を前に怪訝な表情をしています。
「テンプレート？ おいおい、まだ何もしていないのに完了してどうするんだよ？ あ、それはコンプリートか。おい、山田君、テンプレートって知ってるか？」
「雛形ということなんじゃありませんか？ たとえば履歴書を書くとき、ある程度決まった様式の履歴書用紙を使えば、あとは自分のことを書けばいいだけです。白紙から自分で用意するより、はるかに早くて便利なわけです。契約書なんかも雛形、つまりテンプレートを活用することが多いですよね？ 書式や主要な文章は使いまわし、という形で」
「トイレにいきたいときに、便器から作らなくても、いきなり用を足せるってことか？」
「えっ!?」
「あ、ああ、いいんだ、忘れてくれ」と、慌てて席に戻る桂木部長。
「なんだかわかったような、わからんような……。ともかく、ははあ、このWebサイトには、いろいろな雛形があるのか。確かにそうだよな。エクセルを起動して、あの縦横の罫線だけ表示されて『さあ、やれ』って言われても、俺のやりたいことはずうーっと先にあるんだよな。トイレが何十キロも先にあるんじゃ行く気もなくなるわ」
とはいえ、葬式なのにどうして「学園祭・文化祭」を検索するのだろう？ と、不思議に思いながらハート形のメモに書かれた通りに検索してみると、いくつかテンプレートが表示されました。その中から「スケジュール管理表（学園祭・文化祭）」というテンプレートをダウンロードして、エクセルで開いてみると……
「おお、なんだかすごいぞ。エクセルってマス目のソフトだと思っていたけど、テンプレートを開くと、全然違うじゃないか。じゃあ、俺はエクセルの使い方を覚えなくても、いきなりこんなものを作ったことになるの？ 部下に見せたら驚くだろうな。クックッ」
デスクでほくそ笑んでいる桂木部長を見て、部下はただならぬ気配を感じ取っています。
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学園祭やPTA行事などに役立つ、イベントスケジュール管理表です。タイトルや項目名などを書き換えることにより、葬儀や結婚パーティなどの担当割はもちろん、企業のセールスプロモーションイベントなどでも活用できます。担当者の顔写真を入れるというアイデアが最大のポイント。知らない者同士でもスムーズにコミュニケーションをとりやすくなります。
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■サンプルをベースに差し替え・書き換えで自分仕様に
さて、ここからが桂木部長の腕の見せどころ。テンプレートのタイトル欄にある「学園祭進行表」をそのまま使っては葬儀にふさわしくありません。「葬儀・担当表」などと書き換え、書体も落ち着きのあるものに変更しましょう。隣の「第1回目講演」「第2回目講演」などは「通夜」「告別式」などと書き換えます。右側の日付や会場も、適宜書き換えます。
シートの1番下「担当者マーク」というブルーのエリアに、メンバー全員の顔写真を利用した“駒”があります。このテンプレートは顔写真で担当者、つまり「誰が」がわかりやすい仕様となっているのが特徴です。実際には、このメンバー写真を差し替えて、“駒”のように使っていきます。［Ctrl］キーを押しながら、駒（顔写真）をドラッグ（マウスの左側のボタンを押したままマウスを移動）してドロップすると、コピーを好きな所に配置できます。
まずは試しに、サンプルとして入力されている顔写真や、その隣に記されている担当時間を使って、いろいろと操作をしてみましょう。それぞれマウスのドラッグ＆ドロップ操作で自在に動かせることがわかります。
「ホワイトボードでマグネットを動かすのと一緒だ。こりゃいいや。下欄の『担当者マーク』の写真のところには各人の名前を入れて、写真と名前が一致するようにしよう。よ〜し、これで駒はそろった。左側の縦軸にある『1年1組』とかは、駐車場係とか受付とか会計とかに変えればよし、と。できた！ す、すごい。俺が作ったとは思えない」
これを一から作るのは、桂木部長にはハードルが高すぎるし、それが桂木部長のやるべき仕事とも思えません。使えるものはとことん利用し、本来の目的であるメンバーの配置をチームで共有することが1番大事なのです。
さっそく部下を集めて、できあがった表を配る桂木部長。
「これを桂木部長が？」
桂木部長、社長からも褒められ、鼻高々です。
――さてさて、葬儀当日、会場の受付で何やらもめているようです。
「あなた、健康堂さんから応援に来たって言っていたけど、違うでしょ！ この表にあなたの顔写真なんてないわよ、どなた？」
不審な男が問い詰められています。なんと香典泥棒が紛れ込んでいたのです。健康堂の社員と偽って受付に入り込もうとしたようですが、桂木部長の作った顔写真入り担当表のおかげで、親族は香典泥棒を見事に見破ることができました。
▼たったこれだけで、学園祭用のテンプレが葬儀用に早変わり！
STEP1：文字や色を変更して葬儀にふさわしい見た目にする
STEP2：サンプルの写真と実際の写真を入れ替える
STEP3：顔写真を担当・時間ごとに表に配置していく
※本連載は書籍『「ITオンチ部長」のエクセル入門――テンプレートで資料作成、プレゼンもラクラク！』（斎藤栄一郎 著／小澤啓司 編集）からの抜粋です。
（斎藤栄一郎 構成＝小澤啓司）
