Excelの表を別ファイルで好きな場所にレイアウトする 〜表を「図」として貼り付けるテクのメリットは大きい
さらにExcelの表をWordに挿入して入力マニュアルを作ったり、PowerPointに貼り付けて数字の意味を説明したりと、活用範囲は広い。
今回はそんなときに、意外に便利に使える、
「Excelの表を別ファイルに「図」として貼り付ける方法」を紹介しよう。
「図」として貼り付けるとExcelの表が画像として扱えるようになり、マウスで自由な位置に動かせるというメリットがある。
貼り付け先がWordなら文字の回り込みの指定もでき、レイアウトの自由度が大きく増す。また、Excelの別ファイルに貼り付ける場合なら、貼り付け先のセル幅によってレイアウトが崩れることがなく、セル幅の調整も不要となるので時短にもなる。
さらに、簡単に表内の数値やデータをコピー＆ペーストされないので、データセキュリティにもつながるだろう。
●Excel表をWordファイルに「図」として貼り付ける
ここではExcel表全体を、Wordに画像として貼り付けてみよう。
まずは、表を選択してコピーする。そして、［ホーム］タブの［コピー］をクリック。
ショートカットキーを使うなら、
表の中で［Ctrl］＋［A］キーをクリックし、
［Ctrl］＋［C］キーでコピーする。
次にWordを開き、［ホーム］タブの［貼り付け］の下半分をクリック。
［貼り付けオプション］が開いたら、そこから［図］をクリックする。
これで、コピーしたExcel表が、Wordに画像として貼り付けられる。
レイアウトオプションのボタンをクリックすれば、文字の回り込みに対する設定も可能だ。必要があれば、上部の回転ハンドルを動かして、表を回転することもできる。
貼り付け先がExcelでもPowerPointの場合でも、同様の操作でExcel表を画像として貼り付けることができる。
なお、貼り付け先がExcelの場合は、コピー元のExcel表のセルを、あらかじめ白色などで塗りつぶしておくのがおすすめだ。塗りつぶしがないと表を貼り付けたときに、貼り付け先のセル線が透けて見えてしまうからだ。
もちろん印刷などには影響がないのだが、セルを塗りつぶしておいたほうが、画面上で操作するときに見やすくなるだろう。
●Excelファイルに「リンクされた図」として貼り付ける
貼り付け先がExcelの場合は、単に画像として貼り付けるのではなく、［リンクされた図］を選んで、データをリンクさせることもできる。
表をコピーしたら、貼り付け先のExcelファイルの［ホーム］タブで［貼り付け］の下半分をクリック。
［貼り付けオプション］から［リンクされた図］をクリックしよう。
画像として貼り付けられた表を選択して数式バーを見ると、コピー元のファイル名とシート名、セル番地が表示されている。つまり、貼り付けられた画像は、コピー元の表を参照していることがわかる。
これで、コピー元の表の値を変更したり、文字色など書式を変えたりすると、貼り付け先の画像（表）にも反映されるようになる。
ただし、WordやPowerPointの［貼り付けオプション］の中には、［リンクされた図］はない。
画像として貼り付けるよりも、データのリンクを優先したい場合は、
［貼り付け］−［形式を選択して貼り付け］とクリックし、［リンク貼り付け］をオンにして操作しよう。
こうして、Excelの表も画像として貼り付ければレイアウトが自在となり、資料作成もはかどるだろう。
執筆 中野 久美子
