「すべてのファイルとフォルダを表示する」設定にする

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ファイル操作はビジネスでも個人用途でも欠かせないものだ。何気ないファイル操作のコツを知れば、パソコンはより快適に操作することができる。そこで今回は知っておいてソンはないファイル操作の技を集めてみた。Windows XPの設定を少し変更するだけで、ファイルを効率よく整理したり、素早くファイルを開いたりできる。

■知っ得 No.0069  ファイル操作を快適にする10のワザ
ファイルを効率良く扱うポイントには、「わかりやすく整理する」「必要な情報を表示する」「すばやく取り出して開く」などがあげられる。また、複数の人間が扱うファイルなら、「安全に管理する」というのも大事なポイントだ。
今回は、これらのポイントを押さえつつ、実際の作業で役に立つ10のワザをご紹介しよう。事前にエクスプローラなどで設定が必要な機能もあるので、順に見てほしい。

1.「送る」メニューにプログラムを登録する
エクスプローラでファイルを右クリックすると、「送る」というメニューが表示される。よく使うアプリケーションがある場合、ここに登録しておこう。指定したアプリケーションで素早くファイルを開くことができる。

エクスプローラを開き、[ツール]−[フォルダオプション]を選択してフォルダオプションを開く。「フォルダオプション」の[表示]タブで、「すべてのファイルとフォルダを表示する」設定にする(画面1)。その後、エクスプローラで登録したいプログラムを表示し、自分のフォルダの中の「SendTo」フォルダに右ボタンでドラッグ&ドロップして、「ショートカットをここに作成」を選択する(画面2)。これで登録は完了。ファイルを右クリックすると、プログラムが追加されているのが確認できる(画面3)。

画面1「すべてのファイルとフォルダを表示する」設定にする画面2「ショートカットをここに作成」を選択する画面3 プログラムが追加されているのが確認できる

2.標準機能だけでパスワード付きZIPを作成する
Windows XPの標準機能で、ファイルをZIP形式に圧縮できる。さらに、このZIPファイルには、パスワードの設定が可能だ。パスワードを設定すれば、大切なファイルを盗み見られることを防げ、セキュリティも高められる。

まずは、ファイルを右クリックして[送る→圧縮(Zip形式)フォルダ]を選択して、圧縮ファイルを作成する。このZIPファイルをダブルクリックして展開したら、エクスプローラのメニューから[ファイル]−[パスワードの追加]を選択する(画面4)。パスワードを設定する画面が開くので、パスワードを入力し、[OK]をクリックする(画面5)。これでZIPファイルにパスワードが設定された。パスワード付きのZIPファイルは展開する際に、パスワードの入力を求められる。パスワードが合わなければ、ファイル展開できない。

画面4[ファイル]−[パスワードの追加]を選択する画面5 パスワード付きのZIPファイルは展開する際に、パスワードの入力を求められる

3.スタートメニューにフォルダを登録する
よく開くフォルダがある場合は、スタートメニューに登録してしまおう。スタートメニューから選択するだけで、簡単に開くことができるようになる。

スタートボタンを右クリックして[プロパティ]を選択する。[スタート]メニュータブの「[スタート]メニュー」で[カスタマイズ]をクリックする。[詳細設定]タブの「[スタート]メニュー項目」で、「[スタート]メニューに項目をドラッグ/ドロップできるようにする」をオンにする(画面6)。
登録したいフォルダをスタートボタンにドラッグ&ドロップすると、[スタート]メニューにフォルダが表示されるようになる(画面7)。

画面6[スタート]メニュー」で[カスタマイズ]をクリックする画面7[スタート]メニューにフォルダが表示されるようになる

4.マイドキュメントをメニュー表示する
通常、スタートメニューから「マイドキュメント」を選ぶと、新しく[マイドキュメント]ウィンドウが開く。ウィンドウズを開かずに、「マイドキュメント」の内容をメニュー表示する方法がある。目的のファイルやフォルダを素早く選択できるので、便利だ。

スタートボタンを右クリックして[プロパティ]を選択する。[スタート]メニュータブの「[スタート]メニュー」で[マイドキュメント]の[メニューとして表示する]をオンにする(画面8)。これで設定は終了だ。
[スタート]メニューを表示して[マイドキュメント]を選択すると、マイドキュメントの内容がメニュー表示される(画面9)。

画面8[マイドキュメント]の[メニューとして表示する]をオンにする画面9 マイドキュメントの内容がメニュー表示される

5.ネットワークドライブにすばやくアクセスする
ネットワーク上で共有しているドライブやフォルダは、あたかも自分のパソコンのドライブのように表示できる。マイコンピュータの中に表示させることができるようになるので、すばやくアクセスすることが可能だ。

任意のウィンドウを開き、[ツール]−[ネットワークドライブの割り当て]を選択する(画面10)。[ドライブ]で、何ドライブとして認識させるかを指定し、[フォルダ]にネットワークドライブとするフォルダを指定し、[完了]をクリックする(画面11)。[参照]をクリックすると一覧が表示されるので、そこから選ぶと簡単だろう。
これでマイコンピュータの中のドライブと同じようにして、ネットワーク上のドライブやフォルダを扱える。

画面10[ツール]−[ネットワークドライブの割り当て]を選択する画面11[フォルダ]にネットワークドライブとするフォルダを指定し、[完了]をクリックする

6.エクスプローラのツールボタンをカスタマイズする
エクスプローラにはツールボタンが表示されているが、これをカスタマイズすることができる。よく使う機能のボタンを表示させておけば、クリックするだけで実行できるので、作業効率がアップする。

エクスプローラを起動し、[表示]−[ツールバー]−[ユーザー設定]を選択する。[利用できるツールバーボタン]で、使用したいボタンを選択し、[追加]をクリックすると、[現在のツールバーボタン]にボタンが追加される(画面12)。追加したいボタンをすべて設定したら、[閉じる]をクリックする。ツールボタンに追加したボタンが表示される(画面13)。
なお、[利用できるツールバーボタン]で[区切り]を選択して追加すると、ツールボタンの間に区切り線が表示される。グループ分けしながら表示したいときに利用しよう。

画面12 使用したいボタンを選択し、[追加]をクリックする画面13 ツールボタンに追加したボタンが表示される

7.ファイルの並べ替えに使用するカテゴリ項目を追加する
エクスプローラで詳細表示をしている際、ファイル一覧の上部に表示されているカテゴリ名をクリックすると、ファイルを並べ替えられる。たとえば、「名前」をクリックすればファイル名が50音順に、「サイズ」をクリックすればサイズ順に、といった具合だ。

このカテゴリは、現在表示されているものだけでなく、任意に追加することもできる。
エクスプローラを開き、[表示]−[詳細表示の設定]を選択する。[詳細]で、表示したいカテゴリ項目をオンにし、[OK]をクリックする(画面14)。

画面14 表示したいカテゴリ項目をオンにし、[OK]をクリックする

8.拡張子を表示する
ファイルの種類を示す1〜4文字の文字列が拡張子だ。Windows XPの初期設定では、ファイルを開くプログラムが登録済みの拡張子は表示しない設定となっている。拡張子を表示していないと、たとえば画像ファイルなどの場合、ファイル形式が分からず困る場合もあるだろう。表示する設定を確認しておこう。

エクスプローラを開き、[ツール]−[フォルダオプション]を選択してフォルダオプションを開く。[表示]タブの[詳細設定]で、「登録されている拡張子は表示しない」をオフにして、[OK]をクリックする(画面15)。これでファイルが拡張子を付けて表示されるようになるため、何のファイルなのかが一目で分かるようになる(画面16)。

画面15「登録されている拡張子は表示しない」をオフにして、[OK]をクリックする画面16 拡張子を付けて表示されるようになるため、何のファイルなのかが一目で分かるようになる

9.隠しファイルを作る
Windows XPには、「隠しファイル」という設定がある。通常、Windowsのシステムに関連するような、変更、または削除されては困るファイルに適用されているものだが、実はどのファイルにも設定することができる。ほかのユーザーと共有して使用しているようなパソコンで、誤って削除されたくないファイルがある場合などは、この設定を利用するといいだろう。

エクスプローラで隠したいファイルを右クリックし、[プロパティ]を選択してプロパティを開く。[全般]タブの[属性]で、[隠しファイル]をオンにして[OK]をクリックする(画面17)。これで設定は完了だ。
なお、「フォルダオプション」の[表示]タブの[詳細設定]で、[ファイルとフォルダの表示]を[隠しファイル及び隠しフォルダを表示しない]設定にしておかないと隠しファイルも表示されてしまうので注意しよう(画面18)。初期設定では表示されない設定となっている。

画面17[全般]タブの[属性]で、[隠しファイル]をオンにして[OK]をクリックする画面18[ファイルとフォルダの表示]を[隠しファイル及び隠しフォルダを表示しない]設定にしておかないと隠しファイルも表示されてしまうので注意しよう

10.タイトルバーにパス名を表示する
今開いているウィンドウが、何のフォルダなのか分かりやすくするため、タイトルバーにパス名を表示できる。通常、Windows XPでは、アドレスバーが表示されており、ここにパス名が表示される。しかし、設定を変更してアドレスバーが非表示になってしまったりした時でも、タイトルバーにパス名が表示されていれば安心だ。

[ツール]−[フォルダオプション]を選択して「フォルダオプション」を開く。[表示]タブの[詳細設定]で、[タイトルバーにファイルのパス名を表示する]をオンにして[OK]をクリックする(画面19)。
これでタイトルバーにフォルダのパス名が表示されるようになる(画面20)。

画面19[表示]タブの[詳細設定]で、[タイトルバーにファイルのパス名を表示する]をオンにして[OK]をクリックする画面20 タイトルバーにフォルダのパス名が表示されるようになる

ここで紹介したワザのほかにも[フォルダオプション]画面ではファイルを快適に扱うための設定が行える。また、ネット上で入手できるフリーソフトを使用すれば、標準で変更できない機能も設定できる。必要に応じて導入してみるとよいだろう。


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