Excelの「入力規則」で面倒な「半角/全角」切り替えを自動化！ 〜日本語入力のコントロール〜
IDやクラスなどは半角英数字で入力し、
氏名や住所は日本語入力モードに切り替えて…と、
半角文字と全角文字を、何回も切り替えながら入力してはいないだろうか。
こうしたリスト作成で便利なのが、Excelの「入力規則」だ。
入力規則ではその名の通り、入力データに関するルールを設定できるのだ。
あらかじめ、
「このセルは半角で入力する」
「このセルは全角で入力する」
このように設定しておけば、その都度［半角/全角］キーで切り替える必要がなくなるというわけだ。
●セルに入力規則を設定する
下図のような、半角文字と全角文字を入力する表を作ると仮定する。
氏名の列では、いつも日本語入力をしたい。
そこで、次のように操作して、入力規則を設定する。
・入力規則を設定したいセルを範囲選択。ここではセル「B2」から「B14」を選択している。
・［データ］タブの［データの入力規則］をクリック。
・［データの入力規則］画面の、［日本語入力］タブをクリック。
・［日本語入力］のプルダウンメニューから［オン］をクリック。
・［OK］をクリック。
これで、セル「B2」から「B14」のどれかを選択したとき、日本語入力モードがオンになる。
隣のA列で日本語入力モードをオフのまま入力したあとでも、［半角/全角］キーで切り替えることなく、日本語入力ができるのだ。
●そのほかの入力モード
［データの入力規則］画面のプルダウンメニューを見ればわかるとおり、日本語入力のコントロールには、さまざまなものが選べる。
氏名のヨミガナなら、［全角カタカナ］を選んでもよいだろう。
その隣に半角英数字を入力するセルがあるなら、［オフ（英語モード）］を設定して、日本語入力モードを解除しておくとよい。
なお、ここで設定したものは、あくまで「そのセルを選択した直後のIMEの状態」だ。
ここで設定したからと言って、
「このセルは全角カタカナしか入力できない」
「このセルは半角英数字しか入力できない」
そういうわけではない。
変換キーを押して変換することも、［半角/全角］キーで別のモードに変更することも可能なのだ。
なお、設定した入力規則を解除したいときは、解除したいセルを選択し、［データの入力規則］の画面下部にある［すべてクリア］をクリックする。
●入力時のメッセージを設定する
［入力規則］では、入力時のメッセージを設定できる。
表のフォーマットを作る人と、データを入力する人が、別の場合に便利な機能だ。
「姓と名の間には1文字開ける」
「電話番号にはハイフンを入れる」
「日付は西暦で入力する」
こうしたルールがあるときは、セルを選択したときに表示されるように、設定しておこう。入力時に迷うことがないし、あとで修正する手間も省ける。
入力時メッセージは、次のように設定する。
・入力規則を設定したいセルを範囲選択。
・［データ］タブの［データの入力規則］をクリック。
・［入力時メッセージ］タブをクリック
・［セルを選択したときに、入力時メッセージを表示する］にチェックが付いていることを確認する。
・［タイトル］や［入力時メッセージ］にメッセージを入力する。（［タイトル］は省略可）
・［OK］をクリック。
すると、セルを選択したときに、メッセージが表示される。
●入力規則だけをコピーする
行や列を増やしたときなど、入力規則をコピーしたいときがある。
コピー元に、氏名や住所などのデータが入っていないセルなら、そのままコピー＆ペーストしてもよい。
しかし、データ入力後のセルをコピーするときは、入力規則だけを貼り付けよう。
次の順で操作する。
・コピー元のセルをクリック。ここではセル「B2」を選択している。
・［ホーム］タブの［コピー］をクリック。または［Ctrl］+［C］キーを押す。
・貼り付けたいセルを範囲選択。ここではセル「E2」から「E14」を選択している。
・［ホーム］タブの［貼り付け］の下半分をクリックし、［形式を選択して貼り付け］をクリック。
すると、［形式を選択して貼り付け］画面が表示される。
・［入力規則］をクリックしてオンにする。
・［OK］をクリック。
これでセル「E2」から「E14」に、入力規則のみが貼り付けられた。
なお、ここでは日本語入力時のコントロールについて紹介したが、タブを切り替えてエラーメッセージを表示したり、数値について設定したりすることもできる。
作りたい表に合わせて入力規則を設定すれば、IMEを切り替える時間の短縮になるし、単純な入力ミスも防げるだろう。
表を作成するときには、こうした設定も使ってみよう。
執筆 中野 久美子
