フレッシャーズ編集部

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プレゼンでよく使われるソフト、パワーポイント。資料作りの自由度が高いだけあって、どんなスライドを作ればプレゼンに効果的なのか、誰もが頭を悩ませています。そこで今回は、プレゼンの資料作りの基本について、まとめてみました。どんなプレゼンでも使える取り組み方がありますよ。

■「現状」＋「提案」の形を意識する

プレゼンの目的は何でしょうか。何らかの課題があって、それを解決する方法の一つを知ってもらって、ゴーサインを出してもらうためであることがほとんどでしょう。例えば新製品発表では従来製品との違いをアピールしたり、また例えば営業報告であれば現状分析と先の見通しも話しますよね。

これを、資料の全体構成とすると良いでしょう。つまり、「現状での問題、課題とその原因」と、「その解決策の提案と予想される結果」の2段構成です。あとは最初に導入を入れたり、まとめスライドを入れたりすると、もうプレゼンの形になります。

・「現状」＋「提案」の形にすることで、プレゼン全体で何が言いたいのかはっきりする

この構成がなされていると、プレゼンの説得力が増します。承認会議なら、承認者も理解しやすいでしょう。それに、もし何か検討モレがある場合に指摘してもらいやすくなるため、今後の仕事の流れが良くなるでしょう。

■グラフや図柄を使う場合は「何を示したいのか」

パワーポイントでは、スライドに何を載せるのかかなり自由度が高いです。他のオフィスソフトで作ったグラフや、写真や図形といったものも簡単に張り付けられます。

しかし、プレゼンに目的があるように、個々のグラフや図柄にも意味があるはずです。それらを使う場合には、必ず「何を示したいのか」が明確になるように意識しましょう。

よくあるのが、グラフに余計なデータが入り過ぎていて、目立たせたいところが全然目立たない。「ちょっと小さくて見えづらいですが……」とプレゼンの場で口にしたことがある人も多いでしょう。スライドを作る段階で、そういったデータは排除して、わかりやすいグラフや図柄だけを使うようにしましょう。

・何が言いたいのかわからないグラフは使わない

アニメーションも同様に、使う意味のないものは思い切って排除しましょう。見ている人からすると、「あ、アニメーション使ってる」と感じた瞬間に、プレゼン内容から意識がそれてしまいます。シンプルにしたり、余白をうまく使うことで、本来言いたいことだけをアピールすることができます。

■パワーポイントは必ず印刷して確認

作ったパワーポイント資料を、プレゼンの場で印刷して配布する場合も多いですよね。それが予想される場合、準備段階から印刷して確認しておくことをおすすめします。なぜならパワーポイントで作った資料は、ワードやエクセル以上に、画面上の表示と印刷後の状態の差が大きいからです。文字の位置や大きさがものすごく変わってしまうことが多いです。社内資料はカラーではなく白黒という節約志向の場合、グラフで目立たせたい部分がちゃんと目立っているかどうかも確認しましょう。該当箇所を赤色にしていたとしても、白黒にすればどこが赤色なのかなんてわかりません。また、背景色と文字がかぶってしまって読めなくなっていることもあります。

・印刷して確認しておけば、さらに配慮の行き届いたプレゼンになる

ついでに時間とタイミングがあるのなら、実際に使うプロジェクターで投影してみるとさらに良いでしょう。ここぞという場面でパソコンの設定のせいでうまく投影されなかったら大変です。画面の縦横比がおかしくなっている場合もあるので、より違和感のないプレゼンを目指すなら念には念を入れましょう。

パワーポイントでの資料作りは、全体構成を先に決めてしまえば、後は全体的に少しずつ文字やグラフを足していくと容易でしょう。頭で考えながら1ページずつ作ってしまうと、最後の方は手抜き資料になってしまう場合もあります。プレゼンの目的を意識することが最も大切ですね。

（ファナティック）