メールでの「断り」次につなげる言い回し文例集
文章を書くのが苦手だ。メールの表現に悩み、時間がかかる。マナーに厳しい取引先がいる……。一般的な書き方を知れば、面倒は減る。今回、ニーズ別に、フレーズと文例を集めた。「ビジネス表現の基本」を確認しよう。
■提案への「お礼」に断りの謝罪を添える
プランなり商品なりの提案を受けたが、採用には至らなかった。一律の「不採用通知」で済む相手ならばいいのですが、そうでない場合にはどうすべきでしょうか。悩ましいところです。
不採用を伝えるときに注意すべきなのは、まず提案に対するお礼を述べるということです。そのうえで、「今回はお断りすることになりました」と書きます。重ねて「ご尽力いただいたにもかかわらず、お力になれず申し訳ありません」と、お詫びの言葉を添えるのがいいでしょう。
社内の相手への「断り」にもポイントがあります。たとえば上司から仕事を頼まれても、多忙などの理由で対応できないことがあるでしょう。このとき、単に「できません」と断る人が、最近は多いのだそうです。
「できません」が続けば、その人は徐々に信頼をなくします。上司が尋ねたいのは、「なぜ今できないか」「どの時期ならできるか」ということ。「断り」は相手の事情を酌んで丁寧に伝えましょう。信頼をなくすどころか、次の仕事につながるはずです。
【基本のフレーズ】
◆残念ですが、今回はご要望に沿うことができません。
――「残念ですが」は、相手にとって嫌なことを伝えるときの慣用語。
◆検討を重ねましたが、見送りとさせていただきます。
――採否の決定までに時間がかかった場合に。
◆たいへん心苦しいのですが〜
――採否を告げる自分も心を痛めている、ということを伝えるフレーズ。
◆ご遠慮いたします。
――提案や申し出はありがたいが、受け入れられないという意味。
◆ご要望には沿いかねます。
――商品の売り込みなどに、断りの返事をするときに。
◆ご提案くださり、まことにありがとうございます。
――断り状には「採否を告げる」だけでなく、「提案へのお礼を述べる」という目的もある。
◆この件につきましては、辞退させていただきます。
――提案に対して、遠慮しつつ断るときに。
◆見送らせてください。
――次回以降は採用するかもしれないと、言外ににじませる書き方。親密な相手に。
◆お力になれず申し訳ありません。
――親密な相手に対し、提案を断るときのフレーズ。
【“逆効果”の恐れがあるフレーズ】
◆何卒事情をご高察賜り〜
――「ご高察」は日常あまり使わない言葉。丁寧だが慇懃無礼ととられかねない。
◆事情をお察しいただき〜
――「ご高察」よりも言葉遣いは平易。ただ、相手に察してほしいと求めるのが失礼になることも。
◆採用としたいのはやまやまですが〜
――「やまやま」ならば、なぜ採用しないのか。優柔不断な姿勢を嫌がる人も多いだろう。
◆できません。
――上司から仕事を振られたときに。なぜできないのか、いつならできるのかを付け加えたい。
■シーン別「断り」の例文
ケース1：提案を却下する
ご提案いただきましたプランにつき
検討を重ねましたが、
今回は見送りとさせていただきます。
POINT●「検討を重ねました」と一言添えることで、丁寧な対応ぶりが伝わる。「見送り」は次回以降も良好な関係を保ちたい、というサインだ。
ケース2：会合を欠席する
せっかくご案内いただいた○○会議ですが
今回は辞退させていただきます。
POINT●招待されたイベントに、予定があって行けないときはその旨を書く。気が進まないときは、へりくだって「辞退」を使うことも。
ケース3：義理がある相手に
本当に申し訳ありません。
今回は社の方針で、
ご提案とは正反対の路線で進めることになりました。
POINT●「まことに」ではなく「本当に」を使い、親密な感じの謝罪をしたうえで、本題である不採用の通知をしている。次につながる断り方だ。
ケース4：「次は必ず」と伝えたい
今回は私どもの都合で見送りと
させていただきましたが、
来年以降の企画ではぜひご一緒したく……
POINT●不採用はあくまでも「私どもの都合」であり、相手側に非はないことをまず明確にする。そのうえで、次は「ぜひご一緒したい」と伝えている。
ケース5：本心を隠したい
すばらしいご提案をありがとうございました。
ただ、私どもは普及品を扱っておりますので……
POINT●大企業も高級品に強いとは限らない。その事実を逆手にとり、先方の品は高級すぎるから不要だと告げている。実際に高級かどうかは別問題。
ケース6：はっきりと断りたい
この件につきましては、
社の方針として検討の余地がございません。
POINT●担当者の意思とは関係なく、そもそも検討する余地がないと明言する。期待を抱かせることのないよう、事実を書くことが大事だ。
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1974年生まれ。筑波大学人間学類卒業。広告代理店勤務を経て、2004年にアイ・コミュニケーションを設立。13年には一般社団法人日本ビジネスメール協会を立ち上げ、ビジネスメールスキルの標準化に取り組む。『モノの書き方サクッとノート』（永岡書店）など著書多数。
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（プレジデント編集部＝構成、文例作成）
