フレッシャーズ編集部

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社会人になると、自社製品のカタログやサンプルを送付する際に、添え書きをつけることがほとんどでしょう。納品書にまとめて書いてある場合もあるでしょうが、売買ではない場合にはなおさら、添え書きが必須になります。そんな添え書きの基本ルールについてまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。
■添え書きとは？

添え書きは、書類や物品を郵便や宅配便で送る場合につける1枚の紙で、通常は挨拶、宛先、差出人、内容物などを書いておきます。

就職活動で履歴書を送るときのカバーレターも添え書きの一種ですね。他にも、添え状とか送り状という呼び方をする場合もありますが、何かを送る際にその物だけを送るのではなく添え書きをつけるのがビジネスマナーとなっています。

・添え書きは必ずつけるべき！

■添え書きはビジネス文書と同じ書式

添え書きはビジネス文書という位置づけになるので、書き方もビジネス書式に準じます。具体的には、まず日付、次に送り先（左寄せ）、差出人（右寄せ）を上部に書きます。そして件名を中央に書いて、一般的には拝啓〜敬具で本文を書きます。送るものが複数ある場合には、添え書きの最後に「記」として箇条書きにしておくとわかりやすいですね。

たいていの場合、パソコンでA4サイズで作成します。ワープロソフトにもさまざまなテンプレートが用意されていますし、会社で使うのなら既にテンプレートがあることも珍しくありません。初めて送る際には上司や先輩に聞いて、適切な添え書きをつけるようにしたいですね。

・添え書きはビジネス文書。失礼のないように作成する

■読みやすさを意識して、人間らしさも演出する

パソコンで作成するのは、それが読みやすいからです。ただ、学生が履歴書を送付する際には、手書きで書いても問題はありません。しかし、パソコンスキルのアピールにもなるので、パソコンで作成した方が良いでしょう。添え書きだけで合否が決まるわけではありませんし、すごく有利になるわけでもないのですが、早い内からビジネスを意識することは自分にとってプラスになるでしょう。

会社で作成する添え書きも、テンプレートを使って形式的に作成しても、親しみを込めて手書きでメッセージを添えても良いですね。FAXだけのやり取りでも、手書き文字が添え書きにあるだけで、人間らしさが感じられます。

・添え書きを使いこなすと、形式的なビジネススキルから一歩上へ行ける

仕事に慣れるほどに、添え書きはテンプレートでしか使わなくなっていきます。そんな中でも少しでも印象を残すには、テンプレートっぽさに手書きを付けたすのも良い方法ですね。顔の見えないやり取りだからこそ、心の通った添え書きにしたいものです。

（ファナティック）