学生の窓口編集部

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卒論の構想や授業のレジュメ作成など、ふと教授や先輩にまじめな相談したいときにメールのやりとりを行うことはありませんか？ 社会人になると当たり前のように使うメールですが、実は使ってはいけない「NGワード」があります。今回は社会人になってでも使える、大学生のうちに知っておきたいメールマナーを紹介します。

■曖昧な表現はNG

まじめな相談の場で「なんとなくですが、この案がいいと思います」や「それでいいんじゃないですか」などとあいまいな表現を無意識のうちに使っていませんか？ 「どちらでもいい」「いいんじゃないですか」などの言葉を使うと、相手は「適当に答えている」「不誠実だ」と判断します。あいまいな言葉は避けるようにしましょう。

■なるべく簡潔に

すべてをメールで済まそうとして、複数の案件を一つのメールに書くのは止めましょう。ビジネスメールでは基本「一通に一件の用件」です。また「おそらく」「〜だと思います」「〜ではないでしょうか」などの余計な言葉をなるべく排除します。これらの言葉を使うと、メールを受け取った相手に「はっきりしない内容だな」と思われてしまいます。メールは声のトーンがわかる電話とちがって、文面だけでやり取りをします。長電話があまりよくくないように、長いメールも禁物です。

■判断が付かない案件について返信するときに使える言葉

「○○の件ですが、A案とB案のどちらがいいと思いますか？」など、相手から提案を受けることがあったとしましょう。自分が即答してもいいような内容であれば「A案を採用します」のように即答してもかまいませんが、すぐには判断がつかないときや、答えられないような内容の場合は、まず「自分では判断できない」ということを伝えます。例えば「今ここで私が判断するのは難しいです。他の友人と相談しますので少しお時間を頂けますか？」のように「自分一人では判断できない」理由を述べましょう。

■「いいんじゃないですか」の言い換え

「A案とB案のどちらがいいでしょうか？」と聞かれた場合、「どちらでもいいんじゃないですか」という返信は相手に悪印象しか与えません。このような場合は「A案は○○のリスクがあり、早急に結論を出すのは危険です」や「どちらも甲乙つけがたいですが、選ぶならB案です」など「選んだ理由」を添えて返信しましょう。「どちらでもいいんじゃないですか」という言葉を「どちらも甲乙がつけがたいのですが」と言い換えることで、相手に与える印象もよくなります。

メールは言葉の選び方一つで印象ががらっと変わります。便利なツールですが、言葉の選び方を間違えると相手に不快感を与えてしまいます。教授や目上の人といい関係を築くためにも、大学生のみなさんはぜひ参考にしてみてください。

文・ファナティック