Excelのデータを目立たせる！ 条件付き書式の使い方
データを分析するにしても、レポートを作るにしても、あるいは見積書や請求書などのビジネス文書を作るにしても、見栄えは訴求力アップに欠かせないテクニックだ。
見栄え、訴求力に差がつく技としては、
入力されたデータによって自動的に書式を変えられる「条件付き書式」がめちゃくちゃ役立つ。
●条件に合うデータの書式を変えて目立たせる
もともとExcelのワークシートそのものが表のようなものなので、必要な文字やデータを並べていけば、ある程度の表は簡単にできてしまう。
しかし、いかに見栄えの良い表にするのか？
個性とセンスが問われるポイントだ。
・罫線の種類を変える
・セルの幅や高さを調整する
・使い過ぎはご法度とされるセルの結合でレイアウトを整える
これらは効果的だが、１つずつ設定するのはかなり面倒。
そこで「条件付き書式」の出番だ。
この機能を使えば、入力されたデータによって自動的に書式を変えられるのだ。
「条件付き書式」を設定すると、入力されたデータによってセルの書式が変わる。
●データによってセルの色を変えてみる
「条件付き書式」のわかりやすい例としては、
データによってセルの色を自動的に変える設定がある。
試験の採点結果の表で、各科目の得点が80以上ならセルの色を緑色で表示するといった使い方だ。これなら優秀な成績を取った受験者がすぐにわかる。
「条件付き書式」を設定するセルや範囲を選択して、［ホーム］タブの［スタイル］グループで［条件付き書式］をクリック。［セルの強調表示ルール］→［指定の値より大きい］を選択する。
数値に「79」を入力して書式の［濃い緑の文字、緑の背景］を選択したら［OK］をクリックする。「〜より大きい」なので、数値を「79」にすれば「80以上」になることに注意。
これで、値が80以上のセルに書式が設定される。
「条件付き書式」の便利なところは、
数値が変われば自動的に書式も変わることだ。
１マスずつ書式を設定した場合は、
書式を変更するときは、また１マスずつ変更しなければならない。
「条件付き書式」で設定しておけばその手間はいらないというわけだ。
●さらに条件を増やしてみる
それでは、今度は「80点以上は緑色、50点以上は黄色、49点以下は赤色」で表示してみよう。
「条件付き書式」を設定するセルの範囲を選択して、今度は［条件付き書式］から［新しいルール］を選択。
「ルールの種類」で［指定の値を含むセルだけを書式設定］を選択する。「ルールの内容」で条件が「50点以上79点以下は黄色」となるようにデータの値と書式を設定して［OK］をクリックする。
最後に［セルの強調表示ルール］で「49点以下は赤色」のルールを作成すれば、作成した複数のルールがすべて適用される。
ここで設定を確認してみよう。［条件付き書式］から［ルールの管理］を選択すると、ルールの優先順位や判定後の動作などを設定したり、新しいルールの作成や編集、削除したりもできる。
今回はもっともわかりやすい例として数値の大小を比較した「条件付き書式」を作成した。
これ以外にも、ルールには「文字列が〇〇の場合」や「範囲内の上位10位まで」「重複したデータを表示」などといったさまざまな条件を設定できる。
繰り返すが、「条件付き書式」を使うと、データが変わったときに自動的に書式もデータに合わせて変わるのが最大の便利なポイントだ。
「条件付き書式」を使うと、
毎月のレポートでワークシートをコピーして使ったり、定期的にデータを更新したりするような表では、毎回書式を設定する必要がなくなる。
また「条件付き書式」を使うと、
会社のグループ内で共有しているワークシートで、データを書き換えたら書式も自動的に変わって「おお！すごい！」なんて尊敬される……かもしれない。
執筆 八木重和
