社会人なら知っておきたい、退職メールの書き方と受け取った時の返信方法
■退職の開示〜退職日までの定時直後がベストタイミング
退職が決まるのはたいてい1カ月以上前になるでしょう。しかし、すぐに退職メールを送って良いわけではありません。メールを送るのは、社内の開示がされた後にしましょう。退職1週間前あたりになるでしょうか、会社によって異なりますが、そこから退職当日までに送りましょう。取引先への連絡は、担当者交代などもありますから、開示されてなるべく早く送りましょう。
時間的には、退職前日までなら定時直後がおすすめです。退職の挨拶というのは仕事と直接関係する事柄ではないので、定時内に送るべきではないと考える人もいるからです。と言ってもあまり遅い時間帯だとそもそもメールを送るのが非常識になるため、定時直後が良いでしょう。退職当日なら、あまり遅い時間帯だとせっかく返信をいただいても返せないので、早い時間帯でも良いでしょう。実際には、社内への退職の挨拶メールは、当日に送る人が多いようです。
・取引先には開示後すぐ、社内は退職当日でもオッケー
■退職理由はぼかして簡潔にする
退職の挨拶メールの内容は、以下の3つを入れましょう。
１．退職日
２．これまでの感謝
３．相手の今後の活躍の祈念
退職日は、相手が連絡をするタイミングの目安となります。細かいことを言えば、退職までに有給休暇の消化のために長い休みに入るのであれば、実質的な退職日を記載した方が親切となります。「最終出社日は○日です」のように記載することがありますね。
なお、退職理由は「一身上の都合で退職することになりました」くらいの簡潔さで良いでしょう。結婚や出産というタイミングであれば明かすこともありますが、基本的にはぼかしておきます。
・退職メールでは、簡潔に感謝を述べよう
■退職メールが届いたら、気持ち良いメールを返そう
もし自分に誰かからの退職メールが届いたら、特に親しくない取引先でない限り、返信を出しましょう。目安は退職日の2日前までです。今までお世話になった感謝と、残念な気持ちを表現しましょう。相手の立場に立って、失礼のない文面にしたいですね。
退職メールはあくまで形式的な報告メールなので、顔もわからない、仕事で関わったこともないような間柄の人であれば、特に返信しなくて構いません。むしろ、顔もわからない人全員からメールの返信があると、退職前なのに大変ですよね。なので、あまり親しくない人からの退職メールには返信しなくて大丈夫です。
・親しい人からの退職メールには、気持ちの良いメールを返そう
会社に入社したからには、いつか退職するときが来ます。それまでに受け取る退職メールへの返信を書きながら、自分の退職時をイメージしてみると良いかもしれませんね。
（ファナティック）
