覚えておきたい！ ビジネスメールにファイルを添付して送信するときの注意点3つ

電子メールでやりとりできるのは、何も「本文」だけではありません。仕事で使う資料や写真、映像なども、添付ファイルにすることで瞬時に相手へ届けられます。非常に便利なメールの添付機能ですが、注意しておきたい点もあります。社会人として覚えておきたい、添付ファイルに関するビジネスマナーを紹介します。

■サイズの確認

非常に便利な添付ファイルだからこそ、つい「あれもこれも」と送信したくなることはありませんか？ 気付いたときには、添付ファイルの容量が非常に大きくなっていることも……！ 「まぁいいか」なんて軽い気持ちで送信するのは、マナーに反する振る舞いです。

メールの受信環境には、それぞれで違いがあります。大容量の添付ファイルをやりとりしてもびくともしない会社もあれば、ファイルの容量が大きすぎて、そもそも受信できないという会社もあります。普段から大容量のデータのやりとりに慣れていると、当たり前と思いがちですが、それは危険！ 「データのやりとりで相手に負担をかけてしまうケースもある」ということを頭に入れておきましょう。
現代のネット、そしてビジネスの環境を考慮して、メールに添付しても良いファイルの容量は2MB以内とされています。2MBを超えないよう、添付するファイルを吟味しましょう。

■きちんと見られる？

添付ファイルは、非常に便利！ しかし「ただ送れば良い」というものではありません。相手が内容を確認できてこそ、初めて意味を成すものです。例えばワープロ文書を添付したところで、相手の端末にそのソフトが導入されていなければ、データを見ることは不可能です。「送った」「いやもらっていない」という、すれ違いが起きる可能性もアリ！ きちんと相手の手元に届いているか、そして内容は確認できているか。確認するのがベストです。

■情報漏えい対策

メールでのやりとりは非常に便利なものです。しかし、ビジネスに関連する情報は、よそに漏れると困ることも多いもの。メールでのやりとりだからこそ、情報漏えい対策をきちんとする必要もあるでしょう。オススメは、大切な添付ファイルにはパスワードを設定することです。パスワードを共有することで、第三者に見られるリスクを軽減できます。ただし、同一メールにパスワードを記載しては意味がありません。そのほかの方法でパスワードを送信してください。

添付ファイルが大きくなりそうなとき、また相手がきちんと見られる環境かどうか気になるときには、送信前に確認するのがベストです。「資料を添付したいのですが、よろしいですか？」と聞くことで、スムーズな意思疎通が図れるでしょう。

（ファナティック）