「理事長をやってみて分かった」プロが語る、輪番制理事会を成功に導くコミュニケーション術と引き継ぎのコツ

「マンションの理事長なんて、自分には無理……」そう思っていませんか？実は、建築のプロでさえ、実際に理事長を経験して初めて気づく「住まいの真実」があるのです。
今回は、1年間の理事長任期を終えたばかりの株式会社さくら事務所ホームインスペクター（住宅診断士）の田村啓さんと、取締役副社長COOの山本直彌さんの対談から、輪番制理事会をスムーズに回し、資産価値を守るための秘策を探ります。
■ プロでも「自分のマンションのこと、分かってなかった」
建築のプロとして数多くの建物を診断してきた田村啓さんですが、理事長になって直面したのは「知っているようで知らなかった」という事実でした。
「毎月の議事録や収支状況は把握していたつもりでしたが、一歩踏み込んで当事者になってみると、見えていなかった課題が山ほどありました」と田村啓さんは振り返ります。プロであっても、実際に運営側に回らなければ見えない景色がある。これは、すべての居住者にとって大きな気づきと言えるでしょう。
■ 輪番制の壁！最初の2ヶ月は「空気の読み合い」？
多くのマンションが採用している「輪番制」。1年ごとに理事が全員入れ替わる「ゼロリセット」の状態では、意思疎通を図るだけでも一苦労です。
田村啓さんによると、最初の2ヶ月ほどは「この人はどういう考えを持っているんだろう？」とお互いに様子を見合う時間が続いてしまうそうです。
● 輪番制理事会の初期課題
・メンバー同士の専門性や背景が分からない
・いきなり「長期修繕計画」などの重い話題を出しにくい
・アンケートへの回答など、目先の「短期的な課題」に忙殺される
この「様子見期間」をどう短縮し、いかにして長期的な視点を議論に組み込むかが、理事会の質を左右します。
■ 管理会社を「最高のパートナー」に変える3つの連絡術
理事長にとって最も密な関係になるのが、管理会社のフロント担当者です。田村啓さんは、円滑な運営のために以下の3点を意識していました
1.レスポンスを早く返す
「相手に動いてもらうには、まず自分が早く動くこと」を徹底
2.優先順位を自分たちで決めて伝える
管理会社に丸投げせず、「今期はこれを最優先にしたい」という意思を明確に伝える。
3.理事会の前に「根回し」をする
いきなり会議の場で爆弾発言をするのではなく、事前に担当者と意図を共有しておく。
多い時には2日に1回は連絡を取り合うほど密なコミュニケーションが、結果として「管理会社に動いてもらう」状況を生み出しました。
■ 1年では終わらない！「未来への宿題」を引き継ぐ技術
マンションの長期修繕計画の見直しなどは、1年の任期内では到底終わりません。田村啓さんの期でも、特殊な設備の診断などで時間がかかり、最終的な意思決定までは至りませんでした。
そこで大切になるのが、「次の期にどうバトンを渡すか」です。
● 賢い引き継ぎのステップ
・「今のままでは将来赤字になる」ことが一目でわかる資料を作成する
・議事録には残らない「議論の背景」や「なぜ決められなかったか」を別資料でまとめる
・次の理事長に、対面で「想い」と「課題」を直接伝える
「自分の代で解決できなくても、問題提起をして次に繋げる。それが管理組合としての継続性です」と田村啓さんは語ります。
■ よくある疑問！Q&A形式でチェック（FAQ）
Q. 若手でも理事長を務められる？
A. 田村啓さんは30代後半で、年上の先輩方に囲まれながら理事長を務めました。「人生の先輩方をリードする経験は、社会人としても非常に豊かな経験になった」と語っており、若い方こそ積極的に立候補することをお勧めしています。
Q. 修繕工事の周期、延ばしても大丈夫？
A. 「12年から18年に延ばせる」といった情報はありますが、それはケースバイケース。検討したくないから先送りするのではなく、建物の劣化状態を見極めた上で判断すべきです。
Q. 専門知識がなくて長期修繕計画の話についていけない……。
A. プロの田村啓さんですら、「アウトプットを自分で作るのは難しい。そこはプロ（株式会社さくら事務所など）の力を遠慮なく借りて、理事会の合意形成に注力すべき」とアドバイスしています。
■ まとめ：理事長は「最高の自己投資」になる
理事会は仕事の仲間でも友人でもない、絶妙な距離感のチーム。そこでリーダーシップを発揮する経験は、他では得られないスキルを磨くチャンスです。
「人と不動産のより幸せな関係を追求する」株式会社さくら事務所では、頑張る理事長さんを全力でサポートしています。
「次の大規模修繕、資金計画が不安……」
「管理会社とのコミュニケーションがうまくいかない」
そんなお悩みがあれば、まずは株式会社さくら事務所へお気軽にご相談ください。