就活に役立つ！ メール返信の基本マナー

就職して社会に出て、一番よく使うといっても過言ではないメールでのコミュニケーション。学生のうちは目上の方とメールとやりとりすることってなかなかありませんよね。謙譲語や尊敬語、丁寧語など、日常で敬語だと思っていた日本語の使い方が間違っていたり、相手に不快感を持たせないというのも大変重要なことだと思います。今回は就活にも役立つ、メールの送り方や返信の仕方など、メールで円滑なコミュニケーションをはかるコツをまとめたいと思います。

◆就活ではメールも選考過程の1つと考えよう

▶面接で「自分を動物で例えると何？」と聞かれたら、なんて答える？ 診断してみよう！【自己PRの解説つき】

就活中に、履歴書や書類をメールで送る機会は多いと思います。そしてこのときのメールのやり取りから、既にそれぞれの就活生の印象の良し悪しの判断がスタートしているのです。相手に失礼のないように、過不足なく的確に言いたいことを伝えられるようにするには、それなりに練習が必要になるかもしれません。しかし、一度マスターしてしまえば、社会に出た後にもずっと役立ちます。その会社の採用担当者がわかりやすいよう、メールの内容がわかりやすいものになっているかどうかチェックしましょう。また、件名に自分の大学名と名前が記載されているかや、相手の所属と名前が記載されているか、失礼な言い回しがないか、誤字脱字がないか……など送信する前に一度音読するのもよいでしょう。

◆基本的なビジネスメールのマナーとは

基本的に社会人として大切なビジネスマナーは、「時間厳守」「発言に責任を持つ」「相手の都合を考慮する」という3つのベースからなります。例えば、企業の方から時間や締め切りを指定された場合は必ず守らなくてはいけません。また、就業時間後の夜中などに「すぐに返信がほしい」と申し出るのは、マナー違反ですよね。仕事は信用、信頼関係を持ち続けるということでもあります。責任感のない人に会社のプロジェクトは任せられませんし、もちろん信用できない人を採用する企業もありません。時間や期限を守ることは最低限のマナーであり、信頼関係を結ぶのにも重要な項目です。

◆できるだけ早く返信する

就活などに限らず、返信が必要なメールにはなるべく早く返信をするのが基本のマナーです。メールの相手はできる限り早く全員の回答の内容をまとめて、仕事を進めたいと考えています。期限ギリギリでも、過ぎなければマイナスの印象は持たれませんが、早めの返信は相手にとっても好都合ですし、印象もよくなります。返信内容を検討するのに時間が必要な場合も、検討していることをなるべく早く伝える方がいいですね。また、返信の際の件名に悩むこともあるかもしれませんが、回答待ちをしている相手は『返信ボタン』で自動的に作られる『Re:◯◯◯』でOKです。

◆日程の候補は複数提案しよう

就活中に、「面接の日程を変更したい」ということもありますよね。そんなときはまず、事前に決定していた日程に行くことができないことを丁寧に謝罪し、その後に本題の日程調整の文章を作っていきます。相手に失礼にならないよう、「他の会社の選考と日時が重なった」などという文言は避けましょう。採用担当者も事情はわかっていますが、マナーとしてNGです。本題になる日程調整の文には、自分が訪問可能な日時を複数提示しましょう。日程を複数提案することで、採用担当者の日程調整もしやすくなります。また、体調不良などで当日の面接をキャンセルしたい場合は、メールではなく電話で断りと謝罪をしましょう。

◆さいごに

いかがでしたでしょうか。「面接前からこんなにチェックされているなんて！」と驚かれるかもしれませんね。メールでのやりとりは就活だけでなく、会社に入った後でもずっと続いていくものであり、仕事上でも重要な業務の一環です。しっかりとビジネスマナーや礼儀を学んで、早く慣れるようにしたいですね。人としての評価や信用は、やはりコミュニケーションの中から培われていくものです。上手に使いこなしてみてくださいね。

文・学生の窓口編集部