PDFにWordファイル……ビジネスメールに資料を添付するときのマナー

ビジネスメールでは、資料を添付して送信する機会も多いものです。ワードやエクセル、pdfなど……瞬時に資料を送信できるのは、非常に便利ですよね。しかし一方で、資料の扱いには注意が必要な点もあります。メールでpdfなどの資料を添付するときに、必ず覚えておきたいマナーについて紹介します。

■データ量に注意！

ビジネスに必要な資料は、多岐にわたります。あれも送って、これも送って……なんて考えていると、あっという間に大容量のデータになってしまう可能性もアリ！ 大容量のデータを送受信する際には、ネットワークへの負担も大きくなりがちです。相手のメール受信状況もいろいろですから、「とにかく送れば良い！」と考えるのは危険です。良かれと思った行動が、逆に迷惑になってしまうことも考えられるのです。

ファイルは圧縮して容量を小さくするのが基本！ それでもデータの容量が大きくなってしまう場合には、事前に相手に確認すると安心です。

■見られなければ意味ナシ！

せっかく資料を送信しても、相手が見られなければ意味がありません。自分が当然のように資料を見られる環境だからといって、相手も同じだと思うのはNG！ ほとんどの環境で開くことができるファイルの種類を確認しておきましょう。

汎用性が高いのは、Word文書やExcel文書、pdfファイルやテキストファイルなどです。パワーポイントは便利な資料ですが、見られない人も少なくありません。送付する際には、相手の環境を確認しておくと安心です。

■必要に応じてパスワードを

添付ファイルで資料を送信する際には、情報漏洩を防ぐことも重要なポイントです。第三者に知られては困るような情報が含まれている場合、パスワードを設定しましょう。同じメールでパスワードを送信すれば、簡単にチェックされてしまいます。できれば別の方法で伝えるのが良いでしょう。

添付ファイルには添付ファイルのマナーがあります。資料を送る際には、ぜひチェックしてみてください。気持ちの良いやり取りは、きっとビジネスにも良い効果をもたらしてくれるはずです。社会人として一歩成長することにもつながることでしょう。

（ファナティック）