ビジネスメールの定番Outlookの新着メールは自動受信が遅い？受信間隔を変更する方法
これは、Outlookが一定の間隔で新着メールをチェックしているからだ。
実は、この受信時間はユーザーが自由に変更できる。
今回は、Outlook 2016を例に、自動受信の時間間隔を変更する方法を説明しよう。
●Outlook 2016で新着メールの自動受信間隔を変更する
Outlookユーザーは、Outlookを起動しておくと、何もしていないのに自動的に新着メールが受信できるはずだ。これは、Outlookが一定時間ごとにメールサーバに問い合わせ、新着メールを確認するからだ。
初期設定では、この時間は30分に設定されている。
つまり、Outlookは起動直後に新着メールをチェックしたあと、30分間隔でメールサーバに問い合わせ、新しいメールが届いていれば自動的に受信する。
この時間は、ユーザーが自由に設定できる。時間を短くすれば、新着メールをできるだけ早く確認することができる。
重要なメールの場合、30分間隔での受信だと仕事に差し障ったりする。
その場合は、時間を短くするとよいだろう。
設定方法は次のとおりだ。
［送受信］タブの［送受信］で［送受信グループ］をクリックし、［送受信グループの定義］を選択する。
［グループ"すべてのアカウント"の設定］で［次の時間ごとに自動的に送受信を実行する］をチェックし、時間を設定して［閉じる］ボタンをクリックする。
逆に、1日に受信するメール数が少なかったり、通信環境のあまりよくない屋外などで作業したりする場合は、時間を長くしても問題はない。特に通信環境が悪いとエラーの原因にもなりうるので、長めにした方がよいケースもあるだろう。
なお、［次の時間ごとに自動的に送受信を実行する］のチェックを外せば、受信の自動実行そのものを無効にすることもできる。
その場合は、受信は手動で実行する。
具体的には、［送受信］タブの［送受信］にある［すべてのフォルダーを送受信］ボタンをクリックするか、［F9］キーを押す。または、Outlookのウィンドウ左上にあるクイックアクセスバーの［すべてのフォルダーを送受信］をクリックしてもいい。
手動で受信するには、［送受信］タブの［送受信］にある［すべてのフォルダーを送受信］ボタンをクリックするか、［F9］キーを押す
または、クイックアクセスバーの［すべてのフォルダーを送受信］をクリックしても受信できる。
井上健語（フリーランスライター）
