情報漏えいや個人情報を守るためのビジネスマナー3択クイズ

会社での個人情報や守秘義務、気を付けているようで、じつはうっかり情報をもらしていることがあります。

たとえば、「急いでいるから課長の携帯番号をおしえてくれ」とせかされた場合、しかもそれが大切な取引先の偉い人だった場合、あなたならどうしますか?

「先輩に相談する」という人もいるかもしれませんが、あなたがその先輩だったら?

ということで今回は、情報漏えいを防ぐための普段から気を付けるべきビジネスマナーを紹介します。

●番号もメアドも焦って教えちゃダメ!

「急いでいるから携帯番号をおしえてくれ」とせかされても、社外に教えてもよいと前もって決めてあること以外については、慎重に取り扱わなければいけません。

この場合、課長に連絡をとって、相手方には課長からすぐに折り返しの電話を入れてもらうようにするのが基本です。

●不在理由の伝え方

朝、「病院に行ってから会社に向かう」と、上司や同僚から連絡が入ったとします。その後、取引先から上司や同僚宛に電話がかかってきたら、何と言って不在を伝えますか?三択問題です。

1 「存じません」

2 「立ち寄りがございまして・・・」

3 「病院に立ち寄っておりまして・・・」

答えは2です。詳しい理由までは言わず、立ち寄りがあって出社が遅れているとだけ伝えたうえで、「出社次第こちらから連絡をさせていただきます」と応えるのが基本です。

●来客中に急用が入ったときの伝え方

来客中の上司や同僚に至急の用件が入った場合、どうやって伝えるのが正しいのでしょうか?

1 静かにノックしてから入室し、小声で用件を伝える

2 そっとドアをあけ、上司(同僚)にアイコンタクトをとり、外に出てきてもらう

3 用件を書き記したメモを持ち、ノックしてから入室。「お話し中失礼いたします」とひと言断りを入れてから、上司(同僚)にメモを見せる

答えは3です。些細な内容だとしても、用件は必ずメモに書いて伝えましょう。ノックが必須であることは言うまでもありません。

そんなつもりも悪気もなくても、情報は些細なことでもれてしまう可能性があります。

また、情報漏えいは社内だけで起きているわけではありません。たとえば、気のおけない同僚同士での飲み会の際など、周囲を気にせずに大きな声でしゃべってしまっていることもよくあります。息抜きとはいえ、会社や上司の愚痴を筆頭に、担当している仕事やプロジェクトの話など、社外にもれると都合の悪いこともあるので重々注意しましょう。

また、酔っぱらって資料の入ったカバンを忘れてきたとか、紛失してしまったというケースもあります。資料は社外に持ち出さないルールの会社も少なくないのですが、そのような決まりがない会社であっても自主的に気を付けましょう。

文・鈴木ゆかり