わかりやすいメールを作成しよう！ ビジネスメールでの「段落」の使い方

わかりやすいビジネスメールを作成することは、社会人に求められる基本のスキルです。情報のやり取りがメールで行われることも多い今だからこそ、本格的なお仕事がスタートする前にきちんと身につけておきたいですね。わかりやすいメールを作成するために気をつけるべきポイント……今回は「段落」に関するビジネスメールのマナーをお伝えします。

■文章のまとまりを示す「段落」

段落とは、文章のまとまりを示してくれるものです。長い文章が書き連ねてあると、なんだかそれだけで「読む気がしない！」と思ってしまうもの。文章の終わりが見えず、読むのを面倒に思ってしまうのですね。

段落は、文章の区切りを作ってくれるものです。話の内容や方向性、立場などが変わるときに変えられます。言いたいことが整理されている印象になりますから、文章全体の雰囲気も優しくなります。

■メールで段落を作るには？

「段落」とは、ビジネスメールにおいても、もちろん重要なポイントとなります。わかりやすさを重視するべきビジネスに関連したメールだからこそ、正しい段落構成を検討したいものですね。メール作成で段落を作るときには、「空行」を使います。1行、もしくは2行ほどを空行にすることで、見た目で段落を意識しやすくなります。

昔国語の授業では、段落の最初の文字を一マスあけるのがマナーと教わったはずです。しかしメールの場合、受信側の環境によっては、空きマスを無視して表示されてしまうことも……。よりわかりやすい「空行」が使われるようになっています。

■一段落の中にも見やすさを意識して

文章のまとまりを示す段落。区切りがつかないからといって、ひとつの段落をダラダラと長くするのはオススメできません。内容を整理して、わかりやすくなるよう努力してください。またどうしても長くなってしまう場合には、「見出し」や「箇条書き」を取り入れるのがオススメです。文中に適度な空きができて、見やすくなります。

読みやすいメール作りに欠かせないのが、段落です。「とにかく文章にすれば良い！」のではなく、「どう書けば、相手にとって読みやすいメールになるのか」を考えるのが社会人のマナーですよ。

（ファナティック）