思考を止めないシームレスなワークフロー、「Copilot in Microsoft 365」で実践してみた
生産性向上のためのAI活用が当たり前になる一方で、「かえって作業が増えた」といった声も聞かれます。その原因のひとつが、作業や思考を切り替えるたびに集中が途切れ、元の状態に戻るまでに時間とエネルギーを消耗してしまう「コンテキストスイッチ」という現象。
AIに丸投げするのではなく「AIのサポートを受けながら自ら考えつつ資料を作る」といった明確な目的があっても、実際には「AIからの回答をコピーして別アプリに貼り付け、書式を整える」といったAIとアプリの隙間を埋める手作業に時間を奪われがちです。
これではアプリを行き来するたびに集中が途切れ、思考の流れを元に戻すのにも時間がかかってしまうため、生産性が下がり、疲労も蓄積します。このコンテキストスイッチこそが、現代のAI活用における最大のボトルネックだと言っても過言ではないでしょう。
そこで注目したいのが、WordやExcelなどのオフィスアプリを内包するMicrosoft 365に統合されたAI機能「Copilot in Microsoft 365」。単体アプリの機能だけでなく、アプリ間を横断して作業をつなげるシームレスな動線が強みです。
この記事では、WordからPowerPointへのスムーズな連携などの実例ベースで、「Copilot in Microsoft 365」とともに思考を止めずに作業を進めるライフハック仕事術を紹介します。
【今日のワークハックはこんな人におすすめ！】
・Microsoft Officeを普段から使用している人
・AIとの往復やコピペなど、アプリ間の「手作業」を減らしたい人
・作業を効率化し、本来の「考える仕事」に集中したい人
スマホでWordにボイスメモ。そのままPCでプレゼン資料化
思考が途切れる場面としてよくあるのが、外出時でせっかくアイデアを思いついたのに、その場でメモを取ることができず忘れてしまった……というシーン。
これはスマホ版のWordでボイスメモ（ディクテーション）を使って音声入力すれば解決。スマホ版アプリで作成したファイルはOneDriveでPCと同期できるから、後からPC用アプリやブラウザから使えるWeb版Microsoft 365で、そのまま開いて編集可能です。
バラバラの断片からスライドの骨組みまでWordで簡単に
さて、次は、メモした企画アイデアの断片を、PC版WordのCopilotで文章として自然な構成案に整理してみましょう。
もちろん、このままWordで文章として仕上げることもできますが、Copilotに「この資料をPowerPoint形式に最適化して」と指示すれば、直接PowerPointに貼り付け可能なスライド用テキストのできあがり。
スライドのページ番号とページタイトル、見出し、本文や階層化された箇条書きテキストなど、すでにPowerPointのアウトラインとして利用できる形式の「スライドの骨組み」になっています。
WordからPowerPointへの受け渡しもスムーズ
Copilotに指示する際にスライドのページ数などを指定すれば、Wordの時点でプレゼン資料のおおまかなボリューム感などを調整しておくこともできますし、さらに「PowerPointファイルを実際に作成」と指示をすれば、Word内から直接PowerPointファイルを作成させることまで可能です。
WordのCopilotで作成したスライド用の構成案を、PowerPointでの資料作成にスムーズに活用できる。Copilotが日常的に使うOfficeアプリに統合されていることが、Microsoft 365の特長です。
PowerPointからの新規作成も、Copilot経由でスムーズに
ただし、この方法だとスライドのデザインまでは細かく生成されないので、別の方法として、PowerPointの「新規」→「Copilotで作成する」で立ち上がるAIチャットウインドウにスライド用テキストを貼り付けて、Copilotにプレゼン資料の大枠まで作ってもらう手順も紹介しましょう。
このとき、不足しているトピックの追加や、プレゼンテーションスタイル（スライドのデザイン）およびスライドで使う画像のAI生成のテイストなども指定できます。
「スライドを生成」をクリックしてしばし待つと、プレゼン資料として使えるPowerPointスライドの大枠ができあがっているではありませんか。
このタイミングで全体の内容を確認し、情報の過不足や誤情報の混入などがないかなどをチェック。あとは資料の「見せ方」や「表現」の部分を、ユーザー自身がブラッシュアップしていけばOKです。
「Copilot in Microsoft 365」を活用することで、スライド構成などの下書きを効率化し、その分、内容の検討や表現の工夫といった「考える工程」に時間を割きやすくなります。まさにAIと人間による適材適所の共同作業が、アプリ間のシームレスな連携によって実現できました。もちろん、思考の流れを滞らせることもありません。
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データの説得力を高める【Excel＋Copilot】
スライド資料をブラッシュアップする過程で、より緻密なデータや説得力あるグラフなどの図表が必要と感じる場面もあるでしょう。
そんなときは、Excelでも「Copilot in Microsoft 365」の力を借りてデータ分析やグラフ作成を行うと、従来のExcelでの作業よりもはるかに簡単に「見せたい形」のデータを作れます。
手順はWordのときと同様に、ウインドウ右上のCopilotアイコンからAIとのチャットを通して「数値データからのグラフの作成」や「集計列を作成」といった作業をAIに指示するだけ。
あとは、データ分析に用いたテーブルやグラフをPowerPointスライドやWord文書に貼り付けるなど、自分で作ったExcelのデータと同じように活用でき、資料のクオリティアップにつなげられます。
ここまで、Word、PowerPoint、ExcelとMicrosoft 365の主要オフィスアプリを3つ横断してきましたが、その使用感はまるでひとつの流れに乗っているようにスムーズで、集中力もキープし続けられました。
もうExcelの操作方法や関数は覚える必要なし
ところでExcelといえば、特に関数が覚えられなくて使いこなしに挫折した人も少なくないかもしれません。でも「Copilot in Microsoft 365」でExcelにCopilotが組み込まれたおかげで、やりたいことを日本語チャットでAIに伝えれば「どんな関数を」「どこに入力すれば」実現できるのかもすぐにわかるようになりました。
つまり、極端な話、もはや関数やExcelの操作を覚える必要はなく、Excelでのデータ分析が誰でも簡単にできるようになったのです。
特にExcelへの苦手意識を持っている人にとっては、まるで隣の席にExcelのエキスパートが常駐してくれているかのような安心感を得られるはずです。
心に伝わる言葉で資料を届ける【Outlook＋Copilot】
作成した資料を関係先へ共有するにあたっては、OutlookのCopilotも役立ちます。
メール作成画面にはCopilotを使って下書きを生成する機能があり（※Outlook.comやHotmail、MSNといったメールアカウントが必要）、おおまかな要件をCopilotに伝えれば、相手との関係性や話題に配慮したトーンのメール文案を提案してくれます。送付する資料の概要とメール本文の文字数を指定すると、どういった資料が添付されているのかをCopilotが要約してくれます。
ここでは本文の文字数を短めの300文字程度として、最初にWordのCopilotで作成した構成案と、メールに記載する要件を入力してみましょう。
ビジネスメールの本文も、言い回しなどをゼロから自分で考えて書くとそれなりに時間がかかり、それだけで思考の流れが途切れてしまいがちですが、OutlookのCopilotを上手に活用すれば、メール本文の基本部分はあっという間にできてしまいます。
あとは一読して内容をチェック。必要があれば、手直ししたり自分らしさをプラスしたりして送信すればOKです。
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AIは「点」で使わず、流れるような「思考の動線」を手に入れる
「Copilot in Microsoft 365」のおかげで、Wordに残したボイスメモの細切れなアイデアから始まり、PowerPointでのスライド資料作成、Excelでのデータ分析や図表化、最終的なデータをOutlookからメールで送信するまでの一連のフローが、まさに流れるように進みました。
AIの支援を身近に感じながら作業を進めることで、一連のワークフローのなかで「思考を止めない」仕組みを体感できます。「Copilot in Microsoft 365」がもたらす価値は、単なる時短ではありません。AIを上手に使いこなせば、日々の業務から雑務を排除し、私たちが一番大事にしたい「考える時間」を最大化する理想的なワークスタイルを実現できるのです。
Copilot in Microsoft 365
ご紹介した「思考を止めないワークフロー」は、Copilot 機能が統合された Microsoft 365 Personal により実現できます。
Source: Microsoft
