気がつくと山積みになりがちな「書類」整理のコツを紹介します。学校や自治体から届く紙類、保険や契約書類、思い出として取っておきたいものなど、増えてしまうと把握が困難に。整理収納アドバイザーの資格をもち、4人家族でミニマルに暮らすあさこさんは、シンプルに書類を管理する方法を試行錯誤。そんなあさこさんに、手放した書類と管理方法を教えていただきました。

思いきって手放してよかった「不要な書類」

書類をシンプルに管理するには、まず「減らすこと」が大前提。私は次のような書類を思いきって手放しました。

【写真】すぐ見る書類は冷蔵庫の側面に！

●期限が過ぎた書類

・古い電化製品の保証書（すでに処分した家電のもの）

・使わなくなったクレジットカードの明細

・期限ぎれのクーポンやチラシ

●インターネットで確認できる書類

・商品やサービスのパンフレット

・電気・ガス・水道の請求書

・使用頻度の低い説明書

●「とりあえず」取っていた紙類

・未使用のカタログ

・自治体の広報

・子どもの園だより

・住んでから1度も見てないお家の取り扱い説明書

書類の断捨離をする際は、「ネットで見れないか？」「今後使うのか？」を基準に考えます。「とりあえず保管」はやめ、使う予定がないものは潔く処分します。

「必要な書類」は家族ごとに管理する

わが家では、書類を大きく3つのカテゴリーに分けて管理しています。

●1：家族全体に関わる書類

・住宅関連（契約書や仕様書など）

・医療費の領収書（確定申告のため家族全員分同じ場所に保管）

・給与明細（わが家では5年分を保管しています）

・過去の確定申告の書類

・一部残している説明書

●2：個人ごとの書類→人別のバインダーで管理

書類は保険・税金・学校関連などたくさんの種類があるので、分類を多くしてしまうと、しまうときに「保険関係のファイルはどこ？」と探すのが大変です。

そのため、わが家では人別に管理しています。4人家族なので、「夫、妻、長男、次男」の4つのバインダーを用意し、個人にまつわるものはそこにしまうようにしています。

それぞれのバインダーには、以下のような書類を入れています。

＜親（夫・妻）＞

・仕事関係の契約書

・保険・税金関係の書類

・健康診断結果

・資格証明書

・通帳やカード関連　など

＜子ども＞

・学校や保育園の書類（成績表、健康診断結果など）

・習い事の契約書

・手形や手紙などの思い出の紙（残したいものだけ）

●3：すぐに見たい書類

しまいこんだり、データ保管してしまうと忘れがちなものは、冷蔵庫にはっています。

・子どもたちの行事の予定

・授業で必要な持ち物のお知らせ

・支払い期限のある請求書

こういったものは、ファイルやアクセスしやすい場所に置いています。

冷蔵庫の前面にはると見た目がごちゃつきますが、わが家は側面にはっているため、リビングからは目立ず、さほど気になりません。

書類管理をラクにする3つのルール

私が試行錯誤してたどり着いた方法はこの3つです。

●1：「入ってくる書類はその場で仕分け」

書類を家に持ち帰ったら、「すぐ捨てる」or「保管」の2択で仕分けをします。あと回しにすると、結局増えてしまうので、手に取ったその場で決めるのがポイント。

●2：「データ化も活用」

紙で保管する必要がないものは、データでOK。たとえば、ネットで見れる説明書や、光熱費の明細などはデータ管理にきり替えました。

●3：「定期的に見直す」

書類が増えすぎないよう、年に数回、見直しています。「もう不要な書類はないか？」とチェックをし、不要なものは処分します。

書類管理をシンプルにすると、暮らしがラクになる

シンプルな暮らしを続けるために、書類管理の負担をできるだけ減らしました。

・不要な書類は手放し、増やさない

・人別にフォルダを分けて管理する

ここを意識するだけで、書類の山に悩まされることがなくなり、探し物の時間も激減しました。「書類の整理が苦手…」という方こそ、一度不要な書類を見直し、スッキリと管理する方法を試してみてください！