フレッシャーズ編集部

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「念書」という書類があります。「契約書」の一種で、約束事について書かれた書類なのですが、両者の違いやどれだけの効力があるのか、わからないという人もいらっしゃるでしょう。今回は念書とはどんな書類か、意味や書き方、フォーマットについてご紹介します。


■念書とはどんな書類？

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「念書」というのは「契約書」の一種で、約束事を文書にした書類で、約束事の当事者のうちどちらか一方が、相手に対して差し入れるものです。通常の契約書では、当事者同士が合意した内容の書面を2通作成し、双方が署名・押印します。これに対して、念書は1枚作成し、差し出す側のみが署名・押印します。契約書は当事者双方が同じ内容の書面を保有しますが、念書の場合は一方のみが保有することになります。

ビジネスにおいては、ある事柄について「どのような件で」「どのような条件で」約束したのかを文書化したものが念書です。契約書ほどの法的効力はありませんが、何かトラブルが発生した際には「このような条件で約束があった」という証拠になります。

念書には決まった書式というものはなく、比較的自由に作成することができます。企業によっては、さまざまな約束事に対して念書のフォーマットを用意していることもあります。

退職する従業員に対して退職後に会社の機密を漏らさないように約束させるもの、ミスに対する反省を示すために書かせるもの、などがあります。また、交通事故を起こした相手に対して書かせる念書も一般的です。

■念書に盛り込むべき内容

念書には法的効力がないとはいえ、トラブルがあった際には「約束があった」「いつこういう約束をした」という証拠になります。以下のような内容を盛り込んでおきましょう。

●タイトル
タイトルといっても難しいことはありません。「念書」と書きます。

●念書を差し入れる相手の氏名
誰に対して約束するのかを書きます。場合によっては個人ではなく、企業が相手になることもあります。

●履行する年月日
念書に書いた約束を履行するのがいつなのかという内容です。

●履行する場所
アパート等の賃貸契約であれば、その所在地も記載しましょう。それ以外の場合は念書を書く人の住所を書きます。

●内容
何についての約束かを書きます。機密を漏らさない、過失に対しての反省、借金の返済などの内容が一般的です。

●念書を作成する日付
いつ作成した念書なのかという記録になります。

●念書を書く人(約束を履行する人)の氏名
説明するまでもありませんが、最も大切な内容です。約束を守るのは誰なのか、はっきり書くようにします。

●署名・押印
約束の履行者本人が記載したという証明です。

上記を踏まえ、一般的な念書のフォーマットを幾つかご紹介します。

■退職者の念書【例文】

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念書

株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇殿

私(〇〇〇〇)は、貴社(株式会社〇〇〇〇)を退職するに当たり、
下記の事項を遵守(じゅんしゅ)することを誓約いたします。

1.貴社在籍中に知り得た貴社の機密情報および
個人情報(顧客のみならず従業員を含む)を一切漏らしません。

2.貴社在籍中に職務遂行上の必要からの交付を受けた業務上の資料
および顧客から貴社が交付を受けた資料、これらの複製物一切を
自ら保有していないことを確認いたします。

3.上記の違反により、貴社の秘密情報を開示、漏洩(ろうえい)、使用した場合、
法的な責任を負担するものと確認し、これによって貴社が被った
一切の損害を賠償することを約束いたします。

以上

平成〇〇年〇〇月〇〇日
東京都〇〇区〇〇町〇-〇-〇
〇〇〇〇 印

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■賃貸契約の念書【例文】

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念書

〇〇〇〇様

私(〇〇〇〇)は、〇〇マンション〇〇号室の家賃を、
家主〇〇〇〇様に毎月、月末の期日までに全額納めることをお約束します。

以上

平成〇〇年〇〇月〇〇日
東京都〇〇区〇〇町〇-〇-〇
〇〇〇〇 印

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■無断欠勤の始末書としての念書【例文】

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念書

株式会社〇〇〇〇

代表取締役 〇〇〇〇殿

私(〇〇〇〇)は、株式会社〇〇〇〇に対し、
無断欠勤を繰り返し多大なるご迷惑をお掛けいたしましたことを
ここにおわび申し上げます。

また、今後二度と無断欠勤をしないことを、ここにお約束いたします。
万一再びこれに反した場合、
いかなる処分を受けようとも不服申し立てをいたしません。

以上

平成〇〇年〇〇月〇〇日
東京都〇〇区〇〇町〇-〇-〇
〇〇〇〇 印

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念書とはどういう書類なのかについて解説しました。賃貸契約や退職時の誓約といった場面で念書を書くことは、さほど珍しいことではありません。一般的にこうした念書は相手がフォーマットを用意しているので、内容をよく読み、理解した上で作成するようにしましょう。

(藤野晶＠ｄｃｐ)