【要注意】マンション管理組合のお金が狙われる？横領を防ぐための3つの対策とは

マンション管理組合で、管理会社の社員による横領事件が起きるケースがあることをご存じですか？
株式会社さくら事務所の副社長COOでマンション管理士の山本直彌さんは、「こうした問題は決して他人事ではない」と警鐘を鳴らします。
今回は、横領が起きやすい体制と、管理組合として実施すべき対策を3つのポイントに分けて解説します。

■横領が起きやすい管理組合の特徴

■【1】お金の流れを“自分ごと”として理解する

多くのマンションでは、管理会社が会計業務を代行していますが、組合側がその流れを把握していないと、気づかぬうちに不正が起きやすくなります。

特に注目すべきは「管理方式」。
マンション管理適正化法に定められた「イ方式」「ロ方式」「ハ方式」の中でも、最も一般的な「イ方式」は、区分所有者等から徴収された修繕積立金等を収納口座に預入し、翌月末日までに収納口座から保管口座に移し換え、保管口座において預貯金として管理する方法です。

「イ方式」の場合、収納口座の通帳と印鑑等を同時に保管してもよいことになっています。
そのため、収納口座の中で不正が起きた場合、管理組合が気づくのが遅れる恐れがあります。

山本さんは、「まずは自分たちのマンションがどの方式を採用しているのか知ることが、不正防止の第一歩」とアドバイスしています。

■【2】月次の収支報告を“理事会全体”で共有する

次に重要なのが、管理会社から毎月提出される「月次収支報告書」の扱いです。
この資料には、管理費や修繕積立金の収支が詳細に記載されていますが、多くのマンションでは理事長だけに送付されて終わっているケースも。

理事長が確認していない、または忙しくて見逃すということも珍しくありません。
山本さんは「報告書を理事会全体で共有し、定期的に議題に挙げることが重要」と話し、理事会での共同チェック体制を呼びかけます。

この共有により、不審な支出にも早期に気づくことができ、理事長1人に責任が集中することも防げます。

■【3】監査報告は“年1回だけ”では不十分

会計監査の形骸化も、不正を見逃す一因です。
年に1度だけ、総会前に慌ただしくチェックされるだけでは、本質的な監査とは言えません。

山本さんは、「監事による監査は四半期に1回など、余裕のあるタイミングで定期的に実施を」と提案。
加えて、可能であれば外部専門家による会計監査の導入も、有効な手段のひとつとしています。

■【まとめ】

横領リスクを下げるためには、以下の【3つのポイント】を徹底することがカギです。

【お金の流れ】…管理方式を把握しお金の流れを“自分ごと”として理解する

【収支報告】…理事長だけでなく、理事会全体で月次の内容を確認

【監査体制】…年1回にとどまらず、余裕のあるタイミングでの監査実施

株式会社さくら事務所では、マンション管理組合にアドバイスやコンサルティングを行っており、「管理組合が“お金を守る力”をつけることが、資産価値の維持にもつながる」と強調しています。