Wordの時短ワザ 改行記号やタブ記号など、Excelデータ移行の修正も置換で一気にできる
これらの作業で役立つのが置換機能だ。
目で探しながら1単語ずつ修正するのとは違い、修正漏れもない。と、
置換機能を使えば、変更の手間も、タイプミスも減らせるのだ。
Wordでは、通常の文字のほか、改行記号やタブ記号などの編集記号も置換できる
今回はこうした編集記号の置換方法を紹介しよう。
●改行記号を置換する
メールやWebサイトのデータをコピーしてWordで編集しようとしたら、
見慣れた改行記号の代わりに、下向きの矢印の記号（↓）が付いていた。
こんな経験をしたことはないだろうか。
これは段落内の任意の場所で改行するための「行区切り記号」だ。
通常、新規に入力するときは、［Shift］＋［Enter］キーを押す。
［Enter］キーで入力する改行は、段落を変更するための「段落記号」である。
行区切り記号のままにしておいても問題はない場合もあるが、やはり段落記号に変えたほうが、編集時には何かと便利なこともある。
ここは一気に置換してしまおう。
まずは、［ホーム］タブの［編集］−［置換］で置換の画面を表示する。
ショートカットキーを使うなら［Ctrl］＋［H］キーだ。
［検索する文字列］にカーソルがあることを確認したら［オプション］をクリックする。
［あいまい検索］のチェックを外すと、画面下にある［特殊文字］がクリックできるようになる。
・一覧から「任意指定の行区切り」を選ぶ
・［検索する文字列］に「＾ｌ」が入力される
次に、
・［置換後の文字列］をクリックしてカーソルを移動する
・同様にして［特殊文字］から「段落記号」を選ぶ
すると［置換後の文字列］に「＾P」が入力される。
つまり［Shift］＋［Enter］キーの行区切り記号を、［Enter］キーの段落記号に置換するには、次のように設定するということだ。
・［検索する文字列］：＾ｌ（任意指定の行区切り）
・［置換後の文字列］：＾P（段落記号）
［すべて置換］をクリックすれば、設定通りにすべて置換される。
1つ1つ確認したいときは、［次を検索］と［置換］を使って操作しよう。
●タブ記号を削除する
Excelでは、都道府県とそれ以降の住所、姓と名などを、隣り合わせたセルに入力する作業がよくある。
このExcelデータをWordに読み込むときは、Excelでテキストファイルとして保存する。
このときタブ区切りのテキスト形式で保存すれば、Wordに読み込んだデータは当然ながら、タブ記号で区切られている。
こうしたタブ記号をすべて削除したい場合も、置換機能を使えば時短できる。
・［Ctrl］＋［H］で置換の画面を表示し、［検索する文字列］をクリック
・［オプション］を開いて［あいまい検索］のチェックを外す
・［特殊文字］から［タブ文字］を選ぶ
・［置換後の文字列］には、何も入力しないでおく。
つまり、タブ記号を削除するには、次のように設定するということだ。
・［検索する文字列］：＾t（タブ文字）
・［置換後の文字列］：（何も入力しない）
設定後、［すべて置換］をクリックすると、タブ記号がすべて削除される。
このようにWordの置換機能は、編集記号も置換ができる。
こうした機能を活用して、効率的に文書を作成していこう。
執筆 中野 久美子
