Gmailのメールが消える？落とし穴！「アーカイブ」と「ミュート」は何が違うのか、どう使うのか
このため、ときどき「これは何に使うの？」という機能に遭遇することもある。
ここでは、そうした機能として「アーカイブ」と「ミュート」を紹介しよう。
もちろん活用しているユーザーにとっては便利な機能だが、そうでないユーザーにとっては、むしろ混乱を引き起こすこともある。特に「ミュート」には要注意だ。
●「アーカイブ」は不要なメールを整理して見えなくする機能
Gmailには、「アーカイブ」という機能がある。
これは「受信トレイ」からメールを消す機能だ。ただし、削除されるわけではない。
消えたメールは「すべてのメール」にしっかり残っていて検索もできる。
アーカイブは、不要になったメールや重要ではないメールを受信トレイから消したいとき使う。
受信トレイに、できるだけ重要なメールだけを表示したいのであれば、不要なメールをアーカイブすることをおすすめする。
Web版Gmailの場合は、メール一覧でメールをチェックし、［アーカイブ］ボタンをクリックする。
または、メール本文を表示した状態で［アーカイブ］ボタンをクリックしてもいい。
iOS/Androidアプリの場合は、メール一覧でメールを左右にスワイプすればアーカイブできる。
なお、アーカイブしたメールを再び受信トレイに戻すには、「すべてのメール」でアーカイブしたメールを選択し、［受信トレイに移動］を選択する。
メールを選択して［アーカイブ］ボタンをクリックする。
メールの本文を表示した状態で［アーカイブ］ボタンをクリックする方法もある。
iOS版のGmailアプリでは、メールを左右にスワイプすればアーカイブできる。
●「ミュート」はメーリングリストの不要なスレッドを消す機能
Gmailには「アーカイブ」と似た「ミュート」という機能がある。
これも「受信トレイ」からメールを消す機能だ。しかも、メールは削除されず「すべてのメール」に残っていて検索もできる。
ここまでは、アーカイブとまったく同じだ。
では、アーカイブとミュートは何が違うのか？
じつは、Gmailでメーリングリストを利用するときに差ができる。
メーリングリストに登録していると、メールのやりとりが延々と続くことがある。
Gmailは関連のあるメールを「スレッド」という単位でまとめて表示するため、メーリングリストのメールが次々と受信トレイに表示されることになる。
届くメールに関心があればいいが、自分に無関係の話題が延々とやりとりされることも少なくない。
そこで使うのが「ミュート」だ。
スレッドを選択してミュートすれば、以降、そのスレッドは受信トレイに表示されなくなるのである。
同じ場面で「アーカイブ」を使うこともできるが、そのスレッドに新しいメールが届くと、スレッド全体か再び受信トレイに表示されてしまう。
それが「アーカイブ」と「ミュート」の違いだ。
したがって、通常は「アーカイブ」を利用し、メーリングリストの無関係なスレッドを消したいとき「ミュート」を使う、と覚えておけばいいだろう。
スレッドをミュートするには、メール一覧でメール（スレッド）を選択して［その他］の［ミュート］を選択する。メールの内容を表示している場合も操作は同じだ。iOS/Android版Gmailアプリの場合は、メール（スレッド）を選択して［･･･］でメニューを開き、［ミュート］を選択する。
メール（スレッド）を選択して［その他］の［ミュート］を選択する。
メール本文を表示した状態で［その他］の［ミュート］を選択してもミュートできる。
iOS/Android版Gmailアプリの場合は、メール（スレッド）を選択して［･･･］でメニューを開き、［ミュート］を選択する。
●メールが消えてしまった！ というトラブルも起きがちなので要注意
ミュートしたメールは、Gmailの検索ボックスに「is:muted」と入力すれば表示できる。
この状態でメールを選択し、［その他］の［ミュートを解除］を選択すればミュートを解除できる。
ただし、ミュートを解除しただけでは、受信トレイには戻らない。
戻すには、「すべてのメール」でメールを選択し、［受信トレイに移動］を選択する。
このように、Gmailの「ミュート」は、かなり癖のある機能で、個人的にはメーリングリストを使っていないユーザーにとってはほとんど意味がないと思う。
したがって、必要性を感じないなら、使い方を覚える必要もないのだが、操作を誤ってメールをミュートし、「メールが消えた！」というトラブルも起きがちなので注意してほしい。
特に、Gmailでキーボードショートカットを有効にしている場合は、メールを選択した状態および本文を表示した状態で次のキーを押すと、アーカイブ/ミュートが実行されるので注意したい。
[E]……アーカイブ
[M]……ミュート
井上健語（フリーランスライター）
