メールでの「お誘い・案内」出席率が上がる言い回し文例集
文章を書くのが苦手だ。メールの表現に悩み、時間がかかる。マナーに厳しい取引先がいる……。一般的な書き方を知れば、面倒は減る。今回、ニーズ別に、フレーズと文例を集めた。「ビジネス表現の基本」を確認しよう。
■「あなたに会いたい」感情に訴えかける
大規模イベントから少人数の会食まで。ビジネスパーソンもある程度の年齢になると、お誘い・案内の文章を書く機会が増えてきます。相手に「参加したい」と思わせるには、どう書けばいいでしょうか。まずは感情に訴えることが大切です。客観的にイベント内容を案内するだけではなく、その際、相手に「会いたい」ということを書き添えるのです。「いつもお元気な○○さんに会えるのを楽しみにしております」と書けば、先方も悪い気はしないでしょう。
事前に「何を伝えたら来てもらえるか」をリサーチしておき、その人に合った誘い方をするのも一つの方法です。たとえばゴルフコンペを開くとき、初心者はふつう尻込みします。その場合、心配を払拭するために「初心者向けのコースです」「ゴルフ初心者という方がたくさんいらっしゃいます」と書いて安心してもらいます。また、飲食の好みがわかっている相手には「美味しい日本酒を用意してお待ちしております」などと書く。文面からこちらの気遣いが伝われば、先方も参加を前向きに考えてくれるはずです。
【基本のフレーズ】
◆ご案内申し上げます。
――催し物を知らせるときの定番表現。さまざまなケースで使えるが、吸引力はやや弱い。
◆ご案内方々、お誘い申し上げます。
――「ご案内申し上げます」よりも踏み込んだ表現。「来てほしい」という思いが伝わりやすい。
◆お気軽にお越しください。
――相手の心理的ハードルを下げたいときに。
◆◯◯さまのご参加をお待ちしております。
――ある程度親密な相手には、「会いたい」という気持ちを込めてこう書く。
◆お越しいただけることを、一同楽しみにしております。
――上得意を誘う際など、「一同」を含めると、相手を大切にしていることが伝わりやすい。
◆ぜひとも、お越しいただきたく。
――儀礼的ではなく、本当に来てほしいと誘うときに。語尾を省いたため、くだけた調子。
◆お時間が許せば、出席のご検討をお願いいたします。
――目上の相手に、押しつけがましい書き方はNG。少しへりくだって、これくらいの表現に。
◆美味しい日本酒を用意してお待ちしております。
――先方が喜んでくれそうなことを一言添える。日本酒好きの相手に。
◆ご興味があれば、あらためて案内状をお送りします。
――メールで誘うときの書き方。このケースでは別に案内状を用意している。
【“逆効果”の恐れがあるフレーズ】
◆万障お繰り合わせのうえ〜
――日常的ではなく構えた表現。真意が伝わりにくいことも。
◆ご来臨賜りますよう、お願い申し上げます。
――適切に使わないと、「借り物の言葉だ」と見抜かれてしまう。
◆みなさまお誘いあわせのうえ〜
――大勢集客したいときに使うが、個人宛てに「お誘いあわせ」は不自然な場合も。
◆ご参加の諾否をご一報ください。
――不参加でも連絡せよというのは、場合によっては失礼。
■シーン別「お誘い・案内」の例文
ケース1：無料で出入り自由
堅苦しい会ではございません。
◯◯さまのご参加をお待ちしております。
POINT●「お誘い」では最も誘いやすいケースだろう。無料で出入り自由であることを明記したうえで、会場の雰囲気も書き添えて、参加しやすさをアピールしたい。
ケース2：有料イベント
◯◯先生のご講演、海外報告など
イベントも盛りだくさんです。
POINT●対価を払うだけの価値があるとアピールしなくてはならない。内容を個条書きするだけではなく、本文で中心イベントに触れることが大切。
ケース3：長時間の勉強会
第一線の方々にお集まりいただいている
完全招待制の勉強会です。
POINT●ときには数日間を要する勉強会は、手間と費用の両面でハードルが高い。負担の大きさではなく、参加者や内容の質をアピールしたい。
ケース4：入会の誘い
会員相互のネットワークにより
昨年も○○件の
新規プロジェクトが発足しております。
POINT●自由意思で入退会できる団体に人が集まるのは、その団体ならではのメリットを実感するから。案内文では、具体的な数字でそれを示したい。
ケース5：チャリティー、ボランティア
日本の社会をよりよいものに変えていく。
その取り組みの輪に、ご参画いただけますと幸いです。
POINT●参加者に負担を強いるのが慈善企画だが対価もある。たとえば志の高い人たちとの仲間づくりだ。「取り組みの輪」という語でそれを示した。
ケース6：同窓会、県人会
ここには例年300人もの同窓生が集まります。
同期だけではなく、先輩・後輩との
「縦」の絆を確認できるまたとない機会です。
POINT●大がかりな同窓会や県人会には、個人的な少人数の集まりとは異なる「規模のメリット」が必ずある。数字を使ってそのことを説明したい。
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1974年生まれ。筑波大学人間学類卒業。広告代理店勤務を経て、2004年にアイ・コミュニケーションを設立。13年には一般社団法人日本ビジネスメール協会を立ち上げ、ビジネスメールスキルの標準化に取り組む。『モノの書き方サクッとノート』（永岡書店）など著書多数。
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（プレジデント編集部＝構成、文例作成）
