フレッシャーズ編集部

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大切な情報をやりとりするビジネスメールでは、「読みやすいこと」が大前提です。プライベートでも使い慣れているメールですが、「相手にとっても読みやすいメール」を意識して作成することは、ほとんどないのでは？ 社会人として仕事をするようになり、「○○さんのメールは読みにくいよ！」なんて言われないために、覚えておくべき「行間」＆「改行」のマナーを紹介します。


■改行は大事！

一日に何通ものメールをやりとりするビジネスパーソンだからこそ、「読みやすいメールかどうか」は重要なポイントです。読みにくいメールは、目を通す前からなんだかゲッソリしてしまうもの……。読み返すことも容易ではありませんから、自然と情報のやり取りに漏れが生じやすくなります。

現代の社会人がもっともストレスを感じるメールは、「全く改行がされていないもの」だと言われています。ただつらつらと、内容を書き述べるのではなく、文章の区切りを意識して適度に改行する必要があります。

■20文字〜30文字で改行を。

改行する目安は、「20文字〜30文字」です。一文がこれ以上になる場合には、区切りの良い文節で改行する必要があります。とはいえ、長すぎる文章は読みにくいもの。長い文章ばかりで書くのではなく、一文が30文字程度に収まるよう、工夫することも大切です。

また実は、改行してばかりの文章も読みづらいものです。メールの本文が長くなればなるほど、改行回数は増えてしまいます。相手にストレスを与えないためにも、「いつ」「どこで」「誰が」「なぜ」「どうした」の5W1Hを意識して、スッキリした文書を作成したいものです。

■段落は、行間で示す！

読みやすいビジネスメールを作成するために、もう一つ覚えておきたいテクニックが「行間」です。改行だけでは表現できない、段落を示すための方法となります。

ビジネスメールは「冒頭の挨拶」「本文」「締めの挨拶」で構成されるものですから、話を切り替えるときに行間を使ってください。相手にとっても「どこからどこまでが本文なのか」を意識しやすくなり、読み返すことも容易になります。また本文が長くなるときには、120〜200文字程度で行間を空けることを意識して。適度な空白ができて、メール全体が読みやすい印象になります。

読みやすいビジネスメールが作成できれば、相手とのコミュニケーションもしっかりとれることでしょう。「取りあえず送信すれば良い！」なんて考えるのではなく、読む人の立場に立ったメールを送信することこそが、ビジネスにおけるマナーです。

（ファナティック）