スライド全体の構成は「図解化」で断然わかりやすくなる
「仮説立案」「構成・文章化」「ビジュアル化」の3ステップ構成。各ステップの講義＆練習問題であなたの資料作成力がぐんぐん伸びる。
■全体構成
いよいよここからスライド全体をどんな構成にするか考えていきます。メッセージが優れていても、プレゼン全体の流れがつかみにくければ、せっかくの内容が相手の頭の中に入りません。全体像やフレームワークを決め、わかりやすい順番を考えて整理し、相手が見出しとして認識しやすいタイトルを付けていく、というプロセスが重要になるのです。
手順の概略を紹介しましょう。まず伝えたいことから構成要素を抜き出します。それらをいくつかの箱に区分けし、どのような順番で説明すればよいかを考えます。その後、レベル感を合わせるために大きなコンセプトを決め、その下にいくつかの項目を作り、言いたいことのまとめをします。レベルを揃えたものに見出しを付けたら、全体構成は完成します。
各手順を具体的に解説しましょう。＜図＞はプレゼン資料の全体像を示したものです。左から順に構成の改善が進んだものが並んでいます。
一番左はまだ構成されている状態ではない例。言葉のレベル感がバラバラで一見したところでは何を伝えたいのかとてもわかりづらい。タイトルが「本日のご説明事項」となっていますが、このタイトルではどんな中身かうまくイメージできません。見出しの言葉も「サマリ」であったり「評価」であったり、統一されないまま混在しています。また、「インプット情報（課題）」のようにカッコを用いていますが、カッコ書きで付け加えられた情報は、補足情報のつもりでも、かえって内容をわかりにくくしている場合がよくあります。カッコ内の情報を包含したタイトルにするか、カッコ書きではなく本文中で語るなどして修正すべきでしょう。
中央に示したのは、テキストレベルで構成を整えた例です。タイトルが「現状分析報告目次」となり、これから話す内容がわかるようになりました。また、中身も「課題」「評価」「解決策」といった構成要素にまとめられ、さらに「評価」は「プロセス評価」「システム評価」「運用評価」といった見出しで整然と分けられています。
一番右に示したのは、それをさらに図解してチャートにした例です。図解することで視覚的になり、さらにわかりやすくなっています。
これら構成を考える際のポイントを2つ、紹介します。
まず1つは、フレームワークを使いこなすことです。例えば、マーケットの話であれば、「3C（Customer：顧客、Competitor：競合、Company：自社）」、マーケティングの話であれば、「4P（Product：製品、Price：価格、Place：流通、Promotion：プロモーション）」などです。これらは相手もすでに知っていて感覚になじんでいるものも多く、理解してもらいやすい構成になるからです。自分のオリジナルの分類を用いるよりも、ビジネスの場やその業界で一般的になっているフレームワークがあれば、活用したほうがよいでしょう。
もう1つのポイントは、大項目の数を3、5、7にすることです。これらはマジックナンバーといわれ、覚えやすい数字です。全体構成には始めと終わりがあり、その間に2〜5の大項目があるのが一般的です。＜前頁の図＞一番左の全体構成では、項目が多すぎて、一見して頭のなかに入りませんが、中央の構成では、最初に「A課題」、終わりを「E解決策」とし、その間を3つの項目で分類した結果、わかりやすくなりました。項目数が多すぎる場合は、階層を上げて大分類を作り直しましょう。
資料全体の構成、いわゆる「棚割」ができたら、見出しを付ける作業に入ります。そこでは伝えたい内容を的確に表現できていて、かつ相手が見出しとして認識しやすいものを選ぶのが基本です。認識しやすいかどうかは相手やその所属する業界によっても異なりますから、ターゲットプロファイリング（http://president.jp/articles/-/17580）に基づいて、わかりやすい表現を選ぶといいでしょう。
見出し付けのポイントは、長すぎないようにすること。「成功要因」「プロセス評価」のように2つの単語を並べるぐらいがちょうどよいです。
見出しに同じ単語が3回以上重複して出てくる場合は、因数分解の要領でくくって重複する単語を1つ外に出したほうがよいでしょう。先ほどのチャート化された構成の例のなかにも「評価」という単語が3つ重なっていますから、「評価」という言葉でくくれば、セクションの部分が「プロセス」「システム」「運用」ととてもすっきりします。なるべくテキストを減らすことがわかりやすさ、見やすさにつながり、本質が何かをつかみやすくなります。
次はコンビニエンスストアの成功要因を説明する資料でタイトルを付けた場合の例です。（図を参照）
資料を通して、相手に訴えたい内容、求めたいアクションによって、最適なタイトル付けは変わります。「どうありたいのか」を訴えたい場合は修飾語＋名詞（例：「プロのサービス」）。シンプルに訴求するなら名詞だけ（例：「サービス」）。「どんなふうにやりたいのか」に力点を置いて伝えるなら、動詞（例：「価格を決める」）。というように工夫をしてみましょう。
なお、このスライド「全体」の構成を考える際には、「エグゼクティブバージョン」も想定しておくことをお勧めします。これは、多忙な企業役員・幹部向けに伝えたいポイントを短くまとめたものです。なぜ、この要約・短縮版が必要かといえば、先方の都合で急遽、予定していた説明時間が半分になることや、エレベータートークで数分のうちに説明しなければならないことが多々あるからです。非常時に備えて、エッセンスだけを1枚にまとめたものや、ぱらぱらめくるだけで概要が理解できるようなキーとなるチャートなど数枚を準備しておくのです。
逆に、通常の報告・説明書より分厚い「フルバージョン」もあるとなおいいかもしれません。これは先方がこちらの説明に関心を持ったときに「詳しくはこちらの添付資料をご覧ください」と提供すれば、相手の満足度も高まるに違いありません。
■ページ構成
スライド全体の構成に続いては「ページ内の構成」を考えましょう。
ポイントは大きく2つあります。ひとつは、ページ内にメッセージラインをどう入れるか、グラフやチャートはどこに配置するかといった主要部分を決めること。その配置に関して配慮すべきなのは（1）バランス、（2）視線の流れ、（3）余白です（図を参照）。
（1）のバランスとしては基本的には左右対称がよいでしょう。
そして、（2）視線の流れは上から下、左から右が自然ですから、資料を作成する際もこれに従うようにします。（3）余白については極端に余白が少ないと圧迫感を感じさせてしまいますから、紙面の3割程度を余白にするよう注意するとよいです。こうした視線のセオリーに則って、あらかじめページ構成を決定していきましょう。
＜図＞の「悪い状態」の例にあるようにオブジェクト（図やグラフ）のボリュームにばらつきのある構成や、上段・下段のバランスが極端に悪い構成、話す順番とオブジェクトの配置がちぐはぐな構成などを見かけます。しかし、これだと見た人は無意識にわかりづらさを感じ、資料説明への集中度が低下してしまいます。
特に、悪い資料によくあるのは、オブジェクトのボリュームのばらつきです。3つのグラフや表があったとして、そのうち1つだけが大きい、もしくはそこだけ詳細なデータになっていることがあります。でも、情報の「レベル感」をきちんと揃えなければ、読み手におかしな誤解を与えかねません。やはりボリューム感を同じにして統一感を出すべきです。
データに関して多くの人が犯してしまう過ちは、エクセルの表をそのまま貼ってしまうことです。何十行もあるような詳細な表をそのままペタッと、コピー＆ペーストで貼ってある。パワポの資料は基本的に企画のプレゼン用です。詳細なエクセルシートはパワポには原則、掲載しないようにしましょう。必要なら添付資料として付ければいいのです。それをそのままパワポ内に載せてしまうということは、データから核となるメッセージを導き出せていないということにほかなりません。
伝えたい内容と、それらのレベルが揃っていれば、自ずとボリュームも揃います。ページ構成に無理が生じるのは、その前段階、そもそものロジックに問題があるのです。ロジックがしっかり組み立てられておらず、思いついた順に書いたから、ちぐはぐな構成になってしまったというケースが多いように感じます。構成がうまくいかない場合は、面倒なようでもストーリーボード（http://president.jp/articles/-/17619）の段階に戻って、論理構成を確認し直すようにしてください。
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1969年、埼玉県生まれ。お茶の水女子大卒。日本IBMグローバル・ビジネス・サービス事業部、ラーニング&ナレッジ部門リーダーを経て、2013年独立。著書に『プロの課題設定力』『プロの資料作成力』などがある。
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（＆Create（アンド・クリエイト）代表 清水久三子 構成＝大塚常好（プレジデント編集部））
