社会人が知っておくべき基本のエクセル操作まとめ
■コピー＆ペーストを覚えたら、次に覚えたいちょこっと操作
「コピペ」という言葉があるように、コピー＆ペーストの作業は最も早く覚えるエクセル操作でしょう。セルや文字列を選択して「Ctrl＋C」でコピー、貼り付けたいところで「Ctrl＋V」ですね。
この操作をもっと拡大して、ちょこっと操作が楽になるショートカットを覚えてしまいましょう。
・日付はCtrl＋；、時刻はCtrl＋：
書類作成日などで、日付入力は頻繁に発生する作業です。いちいち「今日は何日かな？」と確認しなくても、日付を入れたいところで「Ctrl＋；」で一発入力オッケーですよ。時刻を入れることが多い人は、ついでに「Ctrl＋：」で同じ様に使えます。キーの位置が近いので、一気に覚えやすいでしょう。
・上と同じデータ入力はCtrl＋D、左と同じならCtrl＋R
表を作っていると、上や左のセルと同じデータを入力したいことがよくあります。コピー＆ペーストでも良いのですが、もっと簡単なのが、上のセルと同じなら「Ctrl＋D」、左なら「Ctrl＋R」です。コピーしたいセルの「下だからDown」、「右だからRight」という覚え方が良いでしょう。
・その列の数字を全て足したいなら、オートSUMを使う
よくあるのが、列に個別の数字データが入っていて、それを一番下のセルで合計を出したい場合。合計を出したいセルで「Alt＋Shift＋-（マイナス）」です。「Alt＋＝（イコール）」と覚えると良いですね。
■意外と知らない、セルの中で改行
エクセルは計算に向いたソフトのため、文字列を入力することは若干得意ではないようです。よくある失敗が、セルの中に自力で文字を詰めたのに、印刷するとグチャグチャになっちゃったとか。文字列を入力するときに使いこなしたいのが、「セルの中で改行」です。
・セルに文字を入力中に、Alt＋Enterで改行できる
例えば横長のセルに、左の方にだけ文字を3行くらい入力したい場合、何文字か書いてセル内改行、という操作を繰り返せば良いです。スペースキーを何度も押して、「見た目だけの改行」をしていると、印刷するとズレてしまったり、セルの幅をちょっといじってしまっただけで見た目がおかしくなってしまいます。
セル内改行は簡単な操作なのですが、意外と知らない人も多いようです。また、知っていても、セルの書式設定によってはあまり意味をなさない場合もあります。ここぞという使いどきが分かると抜群に効果を発揮するので、知っておくと損はないでしょう。
■数式を使うようになったら、その都度確認しよう
エクセルに慣れてくると、さまざまな関数を使いこなすようになります。例えば上にあげたオートSUMでも、「このセルって、どこのデータを使ってるんだろう」という場面がよく発生します。そのセルをダブルクリックすると、数式から参照されているセルが青枠などでわかるようになるのですが、このちょっとした操作自体が結構面倒になってきます。キーボードから手を離してマウスをつかむとか、ノートパソコンならタッチパッドをクリックするとかいう作業が、効率が悪いと思うようになってくるのです。
・数式を確認するならF2キー
セルの数式の中身を確認するなら、「F2」キーを使いましょう。合計欄の書かれているセルにカーソルがある状態で、「F2」をポンと押すだけです。もしもノートパソコンで、F1からF12といったファンクションキーが「Alt」キーを押さないと機能しない仕様になっているなら、パソコンの設定で今すぐ変えてしまいましょう。この「F2」キーをよく使うようになると、とても便利です。集中力を保ったまま作業が続けられますよ。
■エクセル操作は、よく使うところから裏技をさがしていこう
エクセルは誰でも使うソフトでありながら、習熟度には差があります。ただ足し算引き算をできれば良いのは学生までで、社会人になってから使うなら、もっと素早い操作、もっと効率的な方法を探求していく姿勢が欠かせませんね。関数やマクロに至っては、業務内容によって使うものが全然違うため、よく使うものからどんどん覚えていきましょう。
（ファナティック）
