意外と知らない会議の進め方。「会議が嫌い」を“得意”に変えるファシリテーションの基本スキル

話し方コーチの萩原たく氏が、自身のYouTubeチャンネルで「【会議が苦手を克服！】ファシリテーションスキルの基本と実践／会議が上手い人になるための5つの手法と心得」と題した動画を公開した。多くのビジネスパーソンが抱える「会議が苦手」という悩みの原因は、「ファシリテーションスキル」を知らないことにあると指摘し、その基本から実践までを解説している。

動画によると、そもそも多くの人は学生時代や社会に出てから「ファシリテーション」を学ぶ機会が圧倒的に少ないという。ファシリテーションとは、単に司会進行をするだけでなく、会議を円滑に進めて成果を最大化させるためのスキルであり、その役割を担うのがファシリテーターであると定義した。

萩原氏は、デキるファシリテーターになるための手法と心得として5つのステップを挙げている。

1つ目の「事前準備」では、議題とゴール設定、参加者への目的共有、そして重要人物との「根回し」が鍵となる。2つ目の「オープニングトーク」では、アイスブレイクで場を和ませ、目的を再共有し、会議のルールを明確にすることが重要だと説く。

3つ目の「意見の引き出し方」では、「どなたかご意見ありますか？」と丸投げするのではなく、参加者を「名指しで聞く」こと、相手の意見を「復唱する」こと、そしてどんな意見も否定せず「軽く乗る」ことの3つのテクニックを紹介。これにより、参加者は安心して意見を出しやすくなるという。

4つ目の「意見の整理の仕方」では、出された意見を「合理性・現実性」で捉え、共通点を見つけて「グルーピング」し、時には「あえて誰かに委ねる」ことで、議論を客観的に整理していく。最後の「意見のまとめ方」では、「ホワイトボード」で議論を可視化し、「無記名で採決を取る」ことで忖度のない意思決定を促す。また、議論が過熱した場合は、無理にまとめようとせず、休憩を挟むなどの「クールダウン」も有効な手段だとした。

これらのスキルは、会議の場だけでなく、日々のコミュニケーション能力の向上にも繋がる。ファシリテーションの基本を身につけることで、会議への苦手意識を克服し、チームの成果に貢献するだけでなく、自身の評価やキャリアアップにも繋がるきっかけとなるかもしれない。