メールの「CC」とは？意味やBCCとの違い、書き方を解説
ビジネスでメールを送る際、内容を共有したいときによく使われる「CC」。目的や用途によって宛先（TO）以外に、「CC」や「BCC」機能を使い分けるとメールの一括送信を効率化することができます。
しかし、具体的にどう使い分けたら良いかが分からない人もいるでしょう。
そこでこの記事では、「CC」の意味や使い方、「BCC」との使い分けや主な利用シーンなどを詳しく解説します。また、「CC」を使用する際のマナーや注意点にも触れているので、参考にしてください。
メールの「CC」とは
「CC」とは、「カーボン・コピー（Carbon Copy）」の略称で、「複写」を意味します。かつて紙の文書を複数の人に配布するために、カーボン紙を使用し文書を複写していたことに由来しています。
「CC」機能の利用により、メールのコピーを複数の人に送ることができます。そのため、メインの宛先以外の第三者に「念のために内容を共有しておきたい」「内容を把握しておいてほしい」といった場合によく使われます。
「TO」「CC」「BCC」の違い
そもそも、メールには送信するアドレスを入力する「TO」「CC」「BCC」の3つの欄があります。どれも複数名登録することが可能です。
それぞれの役割の違いを、以下の表で比較してみましょう。
用途 見え方 特徴 TO メインでメールを送る相手 TO、CC、BCCに設定した人全員に、メールアドレス等の情報が表示される メールの内容が直接関係する相手、メインの送信対象に使用する CC メールの内容を共有したい相手 TO、CC、BCCに設定した人全員に、メールアドレス等の情報が表示される 「念のために確認してほしい」という意味合いで使用する BCC メールの内容を共有したい相手 送信者以外には情報が表示されない 他の受信者にメールアドレスが知られてはいけない・知られたくない場合に使用する一斉送信の際に用いられることもある 「CC」と「BCC」の使い分け
メールを送信する際、「CC」と「BCC」の選択は、受信者のプライバシーとメールの目的に基づき慎重に行う必要があります。
「CC」はメールを受け取る全員のアドレスが他の受信者にも見えるため、アドレスの開示が前提となります。一方「BCC」欄に入力されたアドレスは他の受信者からは見えません。受信者のプライバシーを保護できるため、メールの受信者同士に繋がりがない場合にも便利に活用できます。
例えば、取引先とのコミュニケーションを社内の他のメンバーと共有したい場合や、メルマガなど面識のない複数の相手に一斉送信したい場合には「BCC」を選ぶべきです。
「CC」の利用シーン
「CC」で送るメールには「CCで入れた▲▲さんも確認してください」という意味があります。
そのため、「CC」でメールを受け取った人は「確認する義務がある」といえます。
返信する必要はないけれど、メールを送っていることやその内容を共有しておくべき状況で利用されることが一般的です。
ビジネスにおいては、以下のようなシーンでよく使用されます。
議事録の共有会議や打ち合わせのあとに議事録を共有する場合、「TO」には会議や打ち合わせの主要な参加者や責任者を指定し、「CC」には情報共有が必要ながらも会議に直接参加していない関係者や部門を入れます。
これにより、会議の内容や決定事項が関連するすべての人に迅速に伝えられ、透明性が保たれるとともに、その後のアクションもスムーズに進められるでしょう。
プロジェクトの進行状況の共有プロジェクト管理において、進行状況を関係者全員と共有することは、プロジェクトの成功に必要不可欠です。
プロジェクトリーダーとして進捗報告メールを作成する際は、「TO」には直接プロジェクトの成果に責任を持つ上司やクライアントを指定し、「CC」にはプロジェクトチームのメンバーや関連する他部門のスタッフを入れます。
そうすることで、プロジェクトの進行状況について「TO」で指定された主要な関係者が直接情報を受け取りつつ、同時に「CC」で指定されたその他の関係者もプロジェクトの最新状況を把握できます。
上司や関連部署からの承認を得たいときプロジェクトや業務進行の過程で、特定の提案や文書に対して上司や関連部署からの承認を必要とする場面も多くあります。その際「TO」には直接承認を求める対象者、提案や文書のレビューを依頼する上司や関連部署の責任者を指定します。「CC」には、その決定や承認プロセスに間接的に関わる、または決定の結果に影響を受ける可能性のある他のスタッフや関連部門のメンバーを入れることで、透明性を保ちながら全関係者を同じ情報レベルに保つことが可能です。
【事例付】「CC」と「BCC」の設定方法と書き方を紹介
では、社内の関係者にメールを共有したい場合を例に見ていきましょう。なお、「CC」と「BCC」を使うときは、必ず「TO」にアドレスを一つ以上入れないと送信できないため、注意してください。
※本記事では、Outlookでの操作方法を紹介します。
「CC」と「BCC」の設定方法
1.まずはメーラーを立ち上げ、新規メールの作成画面へ進みます。
2.「宛先」の下段にある「CC」ボタンを押して、「CC」に登録したい受信者を選択します。直接入力することも可能ですが、「CC」に2つ以上のメールアドレスを設定する場合は、「;」（半角セミコロン）で区切って入力しましょう。
3.BCCを設定したい場合は、「BCC」ボタンを押して受信者を選択。もしくは、「CC」ボタンをクリックし、表示された「BCC」欄にアドレスを入力することで宛先を追加できます。
「CC」と「BCC」の書き方
「CC」や「BCC」を利用する際、受信者に対し情報共有した意図を明確に反映させることで、混乱や受信者の勘違いなどを未然に防止できます。
まずは、「CC」に宛先を追加した際のメール文面の書き方を紹介します。
「CC」に宛先追加されている場合、受信者の状況によってはメールを見落としてしまう可能性もあるため、宛先にしっかりと名前を明示しましょう。
次に、「BCC」を使用したメールの例文を紹介します。
「BCC」の場合、宛先に名前は入力しません。あくまで受信者同士のプライバシーの保護・受信者リストを非公開に保持するために使用しているからです。ただし、その場合は「BCC」で送信している旨を一言入れておくと良いでしょう。
「CC」を使用するメリット
メールを送付する際、「CC」を活用することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。
以下では、主なメリットを3つ紹介します。
メリット1. 同じメールを作成する手間が省ける
メールで情報を複数の人と共有する必要がある場合、一人ひとりに個別でメールを送るのは非常に手間がかかります。また、情報を共有したい人が多ければ多いほど、それぞれに対し同じ内容のメールを作成し送信する作業は煩雑になりがちです。
しかし、一通のメールを作成し「CC」に情報共有をしたい人のメールアドレスを入力すれば、一度の操作で全員に同じ内容のメールを送ることが可能です。これにより、複数の受信者に対し同じメッセージを伝えたい場合の作業を大幅に軽減できます。
メリット2. リアルタイムで情報を共有できる
メールによる情報共有では、タイムリーな配信が重要になるケースも少なくありません。
同じ情報を個別にメールで送る方法では、受信者ごとに情報を確認できるタイミングに差が出てしまい、情報の緊急性や重要性によってはこの時間差は大きな問題となる場合もあるでしょう。
「CC」を活用し、関連する受信者を「CC」に一度に入力してメールを送信することで、全員に対し同時に情報を共有できます。これにより、情報をリアルタイムで配信でき、メール送信におけるタイムラグを解消できます。
メリット3. 受信者全員が情報共有している人を把握できる
「CC」機能を使用すると、受信者はそのメールが自分以外の誰に送られているのかを一目で確認できます。そのため、メールの受信者は共有されている情報について話し合う際に、どの相手と情報を共有しても良いかを正確に把握できます。これは、情報が不用意に外部に漏れるリスクを減少させるうえで非常に有効です。
情報の共有範囲が明確になれば、受信者は他の関係者との連携を図りやすくなり、メールの内容に基づいたアクションを取る際の判断を行うことも可能です。
「CC」を使用する際のマナー
「CC」は非常に便利な機能ですが、使用時に気を付けたい点がいくつかあります。
ここでは、ビジネスシーンにあわせた「CC」機能活用時のマナーについて紹介します。
「CC」でメールを送付する相手の宛名も書く
「CC」でメールを送る際に発生しやすいのが、受信者の確認漏れです。特に、「TO」でメールを受け取った人に比べて「CC」の場合は当事者意識が低くなることも少なくありません。その結果、情報を全員に共有したと思っていても、実際は情報を見ていない人がいるというトラブルが発生するケースがあります。
このような状況を防ぐには、メールの冒頭で「TO」と「CC」に含まれるすべての宛名を明記することが推奨されます。例えば「TO：プロジェクトリーダー、CC：プロジェクトチームメンバー」のように、誰が主要な受信者であり、誰が情報共有のために「CC」されているのかをはっきりと示すことが重要です。
これにより「このメールが具体的に誰に対して送られたものなのか」、「主なやりとりを行っているのは誰なのか」、「自分はこのメールを確認し、必要に応じてアクションを取るべき人物なのか」を明確に把握でき、受信者全員が情報を適切に処理し、必要な対応を促せます。
「CC」に返信する場合は「全員に返信」を使用する
「CC」でメールを受信した際「送信者だけに返信する」のか、それとも「CCに含まれる全員に返信する」のかを決める必要があります。
一般的には、「CC」に含まれる全員に対し返信することが推奨されています。この慣行の背景には、送信者が「CC」に特定のメンバーを追加した理由が「情報共有を目的としている」という意図があるためです。したがって、返信も同じく全員宛にすることが、情報の透明性を保つうえで親切な対応とされます。
しかし、メールの内容が単に「案内」や「お知らせ」のような一方的な情報提供である場合、全員に返信する必要はありません。こうした状況では、むやみに「全員に返信」を使用するのではなく、メールの内容を踏まえて、返信すべき相手の慎重な選定が重要です。
「CC」で受信した場合は基本的に返信不要
基本的に「CC」でメールを受信した人は、メールに返信する義務はないと考えられます。
この理由は、「TO」に指定された人がメールの主な受信者として返信を期待されているからです。もし「CC」の受信者が勝手に返信してしまうと、複数の人からの返信が交錯し、混乱を招く可能性があります。
そのため、「CC」で受信した場合はそのメールの内容を確認することに重点を置き、基本的には返信しないことが推奨されます。
CCを使う際の注意点
最後に、「CC」を使用する際の注意点を3つ紹介します。ポイントを押さえ、適切な「CC」の利用を心掛けましょう。
注意点1. アドレスが公開されても問題ないかを確認する
「CC」機能を使用すると、宛先に含まれるすべての受信者に対しメールアドレスが公開されます。そのため、事前にアドレスが公開されても問題ないかを確認しておく必要があります。
事前の了承がないなかで「CC」を用いてメールアドレスを公開してしまうと、個人情報の漏洩につながる恐れがあります。もし事前の了承が得られていない場合や、メールアドレスの公開を避けたい状況であれば、「BCC」の活用を検討しましょう。「BCC」を用いれば、メールのプライバシーを保護しつつ、必要な情報を共有できます。
注意点2. むやみに多くの人をCCに入れない
「CC」は非常に便利な機能ですが、すべてのメールで多くの人に「CC」で情報を共有することは避けるべきです。なぜなら、受信者のメールボックスが共有のためのCCメールで溢れかえり、メール管理が煩雑になってしまうからです。
メールを送信する際は、「CC」で共有する相手の選定が重要です。情報の共有が本当に必要かどうかを検討し、関連性のある人だけに限定することが望ましいでしょう。
注意点3. 返信してほしい場合はその旨を記入する
基本的に、「CC」機能は「返信の必要はないが、情報を共有したい」という人を設定するために用いられます。
しかし、すべての場合においてそれが適用されるわけではありません。特に、「CC」に指定した人にも何らかの形での返信を求めたい場合もあるでしょう。そのような状況では、「CCの皆さまも、ご返信をお願いいたします」といった一文をメールに添えて返信を促すことが有効です。
また、「送信者へのみ回答してください」や「全員で共有したいので、そのように返信してください」といった返信方法の指示も一緒に記載しておくことをおすすめします。
まとめ
今回は、メールの「CC」の使い方や、「BCC」との使い分けについて解説しました。
「CC」は情報を多くの人にリアルタイムで共有する際に非常に便利な機能であるため、ビジネスシーンでも頻繁に使用されています。そのため、送信者・受信者の両方のビジネスマナーを理解し、適切に使用する必要があります。
「CC」と「BCC」の使い分けを誤ると情報漏洩につながる恐れもあるため、送信者となる際にはしっかりと宛先の入力欄を確認することが大切です。
