見積もりをお断りする際のマナーとメールの書き方
会社員として企業で働くようになると、複数の会社に見積もりを出してもらって実際の取引相手を決めることがあります。決まらなかった相手には「お断り」の連絡を入れなければなりませんね。そこで今回は、見積もりをお断りする際のメールの書き方をご紹介します。
■見積もりをお断りする際に気を付けるべきこと
▶ビジネスメールの基本の書き方まとめ【シチュエーション別例文つき】
「見積もり」というのは、依頼に対し、納期はこの期限、対価は幾らかなどを算出して提示することです。場合によっては、材料は何をどれだけ使うので幾ら掛かる、といったことも盛り込まれます。例えば、引っ越し業者に見積もりをお願いすると、どこからどこまでの引っ越しで、家具がどれだけあって、段ボールが幾つ必要で……といった詳細を提示されますね。
ビジネスシーンでの見積もり依頼は、複数の企業に行うことが普通です。取引はそのうち1社と行いますから、他の企業には断りの連絡を入れなければなりません。メールでこの連絡をする場合、以下の3つのポイントに気を付けるといいでしょう。
●見積もりをしてくれた相手への感謝の意を伝える
相手も仕事とはいえ、こちらの依頼で見積もり作業をしてもらったのですから、断る際には当然お礼の言葉を伝えなければなりません。これがないと、相手からは「非常識な相手だった」と思われてしまいます。今後の取引にも影響する可能性がありますので、たとえ断ることになったとしても、お礼の言葉は伝えましょう。
●見積もりを断る理由
理由もなく断るのでは相手に対して冷たい印象を与えてしまいます。相手からすれば、断られる理由がわからなければ改善のしようがありません。見積もりを断るのは、納期か料金に問題があるケースが多いでしょう。見積もりはこちらでお願いしたのですから、角が立たないように注意しつつ、その理由を説明しましょう。
●今後の関係性に対するフォロー
一度は条件が合わずに断ることになっても、また別の機会に取引をお願いすることがあるかもしれません。お互い良好な関係を保っていられるよう、フォローを入れておくのがビジネスパーソンとしての心配りです。
上記のような点を踏まえて書いた例文は以下のようになります。
■見積もりをお断りするメールの例文
それでは、実際に見積もりを断る際の例文を見てみましょう。
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件名：〇〇〇の見積もりの件
本文：
株式会社〇〇〇〇 〇〇部 〇〇課
〇〇〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇△◆の△△△△です。
このたびはお忙しいところ、
〇〇〇をお見積もりいただきまして
ありがとうございました。
社内で慎重に検討させていただきました結果、
誠に残念ですが、今回は見送らせていただくこととなりました。
今回の〇〇〇については
どうしても〇月〇日納品というのが動かせませんでした。
御社の製品クオリティーは社内でも評価が高いのですが、
今回は納期優先、ということになりました。
誠に申し訳ございませんが、
ご理解、ご了承のほど、よろしくお願い申し上げます。
また別の機会にて、
改めてご相談させていただきたく存じます。
今後とも、何とぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇△□
〇〇部 △△△△
tel.03-xxxx-xxxx
e-mail：xxx@xxx.com
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逆に取引先から無理な依頼を受け、断らなければならないというケースもあります。この場合は相手がクライアントなので、より慎重な文面が求められます。盛り込む内容は、見積もりを断る場合と同じで「見積もり依頼についてのお礼」「依頼を断る理由」「今後の関係に対するフォロー」です。例文は次のようになります。
■見積もり依頼を受けたとき、その依頼をお断りするメールの【例文】
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件名：ご依頼いただきました〇〇〇の見積もりの件
本文：
株式会社〇〇〇
〇〇部 〇〇〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇△□の△△△△です。
このたびは〇〇〇の見積もりをご依頼いただきまして、
誠にありがとうございました。
社内で検討させていただきましたが、
ご指定の期間近くは他の案件に人手を割いておりまして、
ご希望の納期で納品するためには
通常よりもかなりのコストが掛かってしまいます。
弊社としましては貴社からのご依頼に
お応えしたいところではございますが、
今回の〇〇〇については辞退申し上げます。
ご期待に沿えず、誠に申し訳ございません。
また何か別の機会がございましたら、
ご遠慮なくお声掛けいただけますと幸いです。
以上、あしからずご理解、ご了承のほど、
よろしくお願い申し上げます。
今後とも、株式会社〇△□を何とぞよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇△□
〇〇部 △△△△
tel.03-xxxx-xxxx
e-mail：xxx@xxx.com
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今回は「見積もりの断り方」というテーマで解説しました。取引できなかった相手に対して連絡を入れるというのはままあることですが、これは引き続き良好な関係を維持できるかどうか、手腕が問われる場面でもあります。デキるビジネスパーソンとしては、こうしたやりとりもスマートにこなせるようになりたいですね。
(藤野晶＠ｄｃｐ)
