入学や進学のタイミングで悩みがちなのが、学校から配られるプリントの管理。今回は、ESSEフレンズエディターで建築士・住空間収納プランナーの御園生梓さんが、二児の母として実践しているプリント管理について語ります。

なぜ3月に「司令塔」が必要なのか

「また、提出期限が過ぎてる…」「あの手紙、どこに置いたっけ？」

【写真】書類置き場と文房具などを

4月の新学期が始まると、学校や塾から怒涛のように押し寄せる紙の山。いわゆる「プリント地獄」の幕あけです。

最近ではお便りのデジタル化が進み、アプリ配信を導入する学校も増えました。でも入学・進級のタイミングは別。

保健調査票、承諾書、自宅付近の地図など、「親が手書きして提出する書類」はまだまだ多く、紙とデジタルの二重管理に混乱するご家庭も少なくありません。

わが家において、この情報の波に飲み込まれないために設置してよかったのが、家の中の紙類や情報を集めて一気に確認する「書類置き場＝情報ステーション」です。つくってよかった場所と、つくり方をご紹介します。

学校の書類迷子がなくなる「ベストポジション」は？

“情報ステーション”をつくる場所は、「自然とプリントが目に入る場所」「思い立ったらすぐに確認できる場所」がおすすめ。

私自身、フリーランスとして独立する前はキッチンにいる時間が最も長かったため、キッチン近くに設置。お湯を沸かす待ち時間や、料理の合間にプリントを確認でき、提出漏れを防ぐことができました。

独立してからは、“情報ステーション”は仕事場へ移動。最近は、アプリで届く学校や塾からの通知もここで確認するようにしています。

紙とデジタル情報を「同じ場所・同じタイミング」で管理することで、見落としを防げるようになりました。

狭くても機能的！1平米の「情報ステーション」のつくり方

“情報ステーション”は狭くても大丈夫です。押さえておきたいのは以下の4つ。

・行事予定表などの「掲示ゾーン」
・未確認の書類の「一時置きトレー」
・年間予定などの「保管ファイル」
・子どもたちが学校から持ち帰ったプリントを出す「提出物ボックス」

提出ボックスは用意しなくても、自身の管理のしやすい形がベスト。

わが家の場合、提出ボックスは“私自身”。夕食準備の合間に子どもたちに号令をかけて、直接手渡ししてもらう仕組みにすることで、提出し忘れを防いでいました。

そして“情報ステーション”にもうひとつ欠かせないのが「文房具を常設すること」です。

・ペン
・印鑑
・ハサミ
・のり

これらをつねに用意しておくことで、「あとで書こう」「あとで封を切ろう」と先延ばしにすることを防げます。

プリント管理の鉄則は“その場ですませる”こと

プリント地獄を脱出するカギは、こまめにプリントを確認して、“その場ですませる”こと。確認漏れを防ぐためにも、私は未確認の書類の「一時置きトレー」をデスクの真下に設置しています。

その場ですませるためのルールは3つ。

1：帰宅したらプリントは“情報ステーション”にまとめる
2：サインが必要な書類はその日のうちに！
3：提出ボックス（未処理分）は週1回リセット

家の中でプリントをまとめる場所の“住所”が決まると、テーブルやあちこちに紙が広がらず、探し物の時間も激減します。

新学期のバタバタが始まる前に、デジタルと紙が混在する今だからこそ書類置き場を整えて、心地よい春を迎えませんか？