朝型人間vs夜型人間「共通点」と「相違点」
朝型ばかりが注目される昨今だが、夜型は本当に非効率なのか。デキル朝型とデキル夜型の行動を徹底分析する。
■効率化の第一歩キャパを知る
今回、朝型の代表としてメーカーのビジネスマンである沢渡あまねさん（ペンネーム）、片や夜型の代表としてCM制作会社AOI Pro.エグゼクティブプロデューサーの神吉康太さんにご登場いただく。38歳の沢渡さんは会社の購買関係の現場のリーダーを務めていて、45歳の神吉さんは執行役員も兼務する幹部社員であり、2人とも日頃の仕事の実績について周囲から高い評価を得ている。
その2人に共通しているのは、若いときの激務からいまの時間活用のスタイルを築き上げていることだ。いまでは朝型の沢渡さんも、20代前半のときには深夜残業を厭わない超夜型人間であったことを認めている。神吉さんも入社当初は資料集めから制作現場の“ロケ弁”の手配まで下積みの仕事をこなしながら、独自の効率的な時間の使い方を編み出してきた。
「何が効率的で、何が非効率なのかを判断できるようになるためには、いろいろなことにチャレンジすることが重要です。もちろん、そのなかでは失敗することもあるでしょう。でも、その失敗を経験することによって、どのような行動が効率、非効率につながっていくかがわかる。人に教えを乞い、すぐに身に付くというものではないのです。特に体力のある若い頃は徹底的に働いてみることをお勧めします」
こう語るのはプルデンシャル生命保険に入社後わずか5年で営業マン最高位であるエグゼクティブ・ライフプランナーに認定されるなどトップ営業マンとして活躍し、現在は営業やタイムマネジメントについての研修や講演を行っているアイ・タッグ代表取締役の小林一光（いっこう）さんだ。
小林さん自身、日本交通公社（現・JTB）に勤めていた20代の頃は、ピーク時ともなると担当しているツアーが重なり、朝から晩まで目一杯働いていた。「そうしたなかで、数多くの仕事をこなすためにはどうしたらよいのか、自分なりに工夫を積み重ねてきたのです。タイムマネジメントを含めて世の中には、これといった正解のないことばかり。まず自分でやって、その結果を見て改善や工夫をしていくことでしか、効率的なタイムマネジメントは身に付きません」と小林さんはいう。
また、沢渡さんも神吉さんも、仕事の手順について考える時間をきちんと割いていることも目を引く。それも、1日の仕事が終えた後に30分から1時間ほどかけてその日のことを振り返りながら、明日の「To Do」を含めて仕事の手順を組んでいる。実はその手順づくりができるのも、この仕事をするときにはどのくらい時間が必要かを把握できているからなのだ。
「目標を達成していくためには、自分のキャパシティを知ることが大切です。上司に頼まれたときにどのくらいの時間がかかるのか、どこまでだったらこの仕事を回せるのかがわかっていれば、結果的に迷惑をかけることもないでしょう。では、そのキャパシティを知るためにはどうするかというと、『できる、できない』とやりもしないで勝手に決めるのではなく、まずはやってみること。その際に1つひとつの仕事にかかる時間を計測しておくのです」
この小林さんの話を聞いて「なるほど」と思うのは、沢渡さんの“早かろう、悪かろうのレベルの合意”というメソッド。詳しくは【後編】をお読みいただきたいのだが、上司に対して仕事の期限とクオリティについて、沢渡さんがその場で明示できるのは、まさに小林さんが指摘する自分のキャパシティを把握しているからなのだ。
■2人の違いは翌週の予定組み
1週間を通して見た場合の沢渡さんと神吉さんの1番の違いは翌週のスケジュールについて。朝型の沢渡さんは前週末に普段の倍近い時間を取って翌週の予定をきっちり計画しているが、月曜の朝イチからフル稼働するためには重要なのだろう。夜型の神吉さんはどうかというと、なるべくスケジュールは緩めにしておき、その週の段取りがはっきりし始めた月曜の夜に具体的な予定に落とし込んでいる。仕事柄そのほうが、効率がいいという側面もあるようだ。また、仕事での会食をできるだけ週前半に固めている。もっとも、平日のオフの時間を個人的な執筆・講演会資料作成に充てている沢渡さんも、仕事の仕込みを兼ねた会食などに充てている神吉さんも、週後半は仕事に関係のない自由な時間に割り振っている点は共通している。
ところで、小林さん自身は朝型なのだが、だからといって夜型の残業を頭から否定するわけではない。
「私は毎朝5時に起床して、メールのチェックを行ったり、スカイプで会社のメンバーと会議を行ったりしています。自宅を出る時間が決まっている朝の時間帯は自ずと集中力が高まって、効率のいい仕事ができるようになるものです。ただし、夜型がすべていけないかというと、そうではありません。残業をするのなら、きちんと目的を持っていることが大切です」
神吉さんのお昼過ぎから夜にかけてのメーンの仕事は、クライアントやプランナーとの打ち合わせがほとんど。どの打ち合わせのときも神吉さんは、「1時間でプロジェクトの内容をここまで詰めて、次の課題を決める」といった目的を明確に持つようにしている。また、その目的を達成していくために、打ち合わせの前には参加者との連絡を密に取り、事前準備を整えたうえで、成果の出せる打ち合わせになるよう心がけている。だから疲労感を覚えることもなく、連日夜遅くまでの打ち合わせをこなせているのだろう。
また、小林さんは「アポイントメントは、自分を中心に考えましょう。たとえば『来週のいつがいいですか』ではなく『来週の月曜日のこの時間か、水曜日のこの時間ではどうでしょうか』と自分の都合に合わせて選択してもらうようにするのです」とアドバイスする。ちなみに神吉さんは、打ち合わせの参加メンバーの中心的な存在になることで、プロジェクト全体をコントロールできるように心がけている。
それとマネジャークラスになると、部下との対応にも時間を割かなくてはならなくなる。「普段から忙しそうにしていると、部下は“相談しづらい上司”と思ってしまうもの。その結果、何かトラブルが起きた途端に、『何で早くいってくれなかったのか』と後悔することになりかねない。これはマネジャーに責任があります。マネジャーはいつも時間に余裕を持たせ、部下が相談をしやすい環境をつくっておくことが大切です」と小林さんは釘を刺す。
沢渡さんは朝早く出社してワンテンポ早く仕事を進めることで、余裕のある時間繰りを行っている。一方、いつも外を飛び歩いている神吉さんは、自分のスケジュールを公開することで、何かあった場合にもすぐに対応できるようにしている。朝型も夜型もデキル人に手抜かりはない。
※お2人の詳しい1週間のスケジュールは【後編】で！
（伊藤博之＝文）
