もう｢お世話になります｡｣と打ち込まなくていい…定時に帰る仕事ができる人がGeminiにお願いしていること
※本稿は、上岡正明『AIアウトプットの全技法』（アスコム）の一部を再編集したものです。
■AIにお願いする手間をゼロに
Googleが開発・提供している生成AI、Geminiは「丁寧な文面で」「ビジネス敬語で」「件名もつけて」と直接話しかけることで簡単にメールを作ることができます。しかし、毎回伝えるのは、少し面倒に感じるかもしれません。
Gemを使えば、この手間がなくなります。GemとはGeminiにある、あらかじめ役割やルールを設定しておける機能です。 - 写真＝iStock.com／hapabapa
たとえば「A社・納期延長・来週金曜まで」のようなメモ書きを入れるだけで、件名から結びまで整ったメールが出てきます。新規のメールも、返信も、お断りも、お礼も、区別する必要はありません。Gemに用件を箇条書きで投げても、単語を並べるだけでもかまいません。
では、メール用Gemのプロンプトをご覧ください。
Gemへのカスタム指示文（プロンプト）
あなたは優秀なビジネス秘書です。私が入力する「相手」と「要件（箇条書きや単語）」をもとに、最適なビジネスメールを作成してください。
【ルール】
1．今日が「何月何日（何曜日）」かを確認し、本文内の「明日」「明後日」などの言葉には必ず「具体的な日付（月／日）」を添えること。
2．件名は具体的かつ短くわかりやすくすること。
3．文体は「丁寧なビジネス敬語（標準）」とすること。
4．構成は「宛名」「挨拶」「本文」「結び」の順にすること。
5．読み手がネガティブに感じる内容は、角が立たない表現に変換すること。
6．最後に、もし不足している情報があれば質問すること。
まず、「ビジネスメールGem」という名前で新しいGemを作成し、上のプロンプトをカスタム指示欄にコピーしてください。
設定ができたら、Gemのチャット欄に「A社・納期延長・材料不足・来週金曜まで」とだけ入力してみてください。
■謝罪文まで考えてくれる
AIの回答
件名：製品納期延期のご相談 （3／27まで）
A社【担当者名】様
いつも大変お世話になっております。【自分の社名】の【自分の氏名】でございます。
平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、ご注文いただいております製品につきまして、誠に恐縮ながら納期延期のご相談をさせていただきたくご連絡差し上げました。
現在、世界的な原材料の供給不足により、弊社内での製造工程に遅れが生じております。不測の事態とはいえ、当初の予定どおりの納品が困難な状況となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
つきましては、納品日を以下のとおり変更させていただけないでしょうか。
【変更後の納期】3月27日（金）
大変ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。一日でも早くお届けできるよう、最大限の努力をしてまいる所存です。
何卒ご事情をご理解いただき、ご了承くださいますようお願い申し上げます。本件につきまして、改めてお電話でもお詫びとご説明を差し上げる予定ですが、まずは取り急ぎ書面にてご連絡申し上げます。
より完璧なメールにするために、Gemに以下の情報を追加することをお勧めします。
1．対象製品名：「ご注文いただいております製品」の部分を、具体的な製品名や注文番号に変更できますか？
2．相手の担当者名：宛名の「【担当者名】様」に入るお名前を教えていただけますか？
3．今後の対応：もし3月27日よりも早く納品できる可能性がある場合、その旨を一言添えるとより好印象です。
入力したのは「A社・納期延長・材料不足・来週金曜まで」だけです。それだけで、お詫びの表現も、日付の計算も、構成もすべて整ったメールが出てきました。しかも最後に「もし3月27日よりも早く納品できる可能性がある場合、その旨を一言添えるとより好印象です。」と、アドバイスまでしてくれています。
■要件を投げるだけ「議事録」「企画書」作成にも
ここで、GeminiとGemの使い分けを整理しておきます。
Geminiに直接入力する場合：毎回、何をしてほしいかを伝える必要があります。「丁寧な文面で」「ビジネス敬語で」と、そのつど指示を書き込みます。その分、チャットで友人とやりとりするように、気軽にAIが使えます。一度きりの作業や軽いテーマには、こちらが向いています。
Gemに設定しておく場合：ルールを一度設定すれば、あとは用件を投げるだけ。毎回の指示は不要です。私の感覚では、AIの処理スピードも速いように感じます。何度も繰り返す作業には、こちらが圧倒的に効率的です。
なお、Gemを使うコツは、用件を端的に伝えることです。時短のためのツールですから、時間をかけて言いたいことを全部しっかり書き込むのは本末転倒です。「A社・お礼」の2語だけでもかまいません。足りない情報があればGemが聞いてくれますし、出てきた文面に「もう少しカジュアルに」「結びをもっと短く」と追加で伝えれば、何度でも調整してくれます。
Gemは議事録用や企画書用など、さまざまな仕事で活用できます。まずは日常で一番よく使うメールのGemで、ぜひ、その利便性を体験してみてください。
■気を使う返事も自動化できる
次に、上司用、部下用、取引先用など、相手別のメールGemを作ってみましょう。
ここまでを実践していただくことでメールにかかる時間を大幅に短縮できます。次に削減したいのは、心理的なストレスです。
「部下への指示がきつくないか」「上司に失礼じゃないか」「ママ友に変に思われないか」「取引先との交渉で角が立たないか」。この気遣いが、一番大きなストレスのもと。
だからこそ、相手別・用途別にGemを作りましょう。
たとえば上司への報告専用Gemなら「結論ファースト」「数字を入れる」「言い訳をしない」といったルールを設定。部下への指示専用Gemなら「ねぎらいから入る」「パワハラと受け取られない表現」「アサーティブ（お互いを尊重する）・コミュニケーションで」などの言葉を組み込みます。
ママ友への返信専用Gemなら「冷たく見えない」「断っても次につながる」「絵文字は文末に1つまで」といった配慮を自動化できます。
相手ごとに「守るべきライン」を決めてしまえば、あとはGemが感情に振り回されず、冷静に文面を作ってくれます。たとえ相手が失礼な発言をしてきても、理不尽なクレームをつけてきても、Gemは淡々と適切な返信を返してくれます。
■「ねぎらいから入る」と指示すると…
では、相手別のメール用Gemの作り方をご覧ください。
まずは部下とのやり取りのためのGemを作ってみましょう。やり方は簡単。Gemの「カスタム指示」に、「こういう感じで作ってほしい」と、守りたい方針のキーワードを伝えるだけで、AIがカスタム指示を考えてくれます。あなたの相手に合わせて、守りたい方針のキーワードを3〜5個入力してください。
たとえば、部下への返信用Gemのカスタム指示に、「ねぎらいから入る」「パワハラと受け取られない表現」「アサーティブ・コミュニケーションで」「指示は丁寧できっちり」と入力し、リライトボタンを押します。
AIの回答
上司として部下に対し、配慮と明確さを兼ね備えた社内メールを作成する。相手の労をねぎらい、心理的安全性を確保しながら、業務指示を正確に伝える。パワーハラスメント（パワハラ）と誤解される表現を避け、健全な職場環境を維持する。
【行動指針とルール】
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a）冒頭のねぎらい：必ず部下の努力や成果、あるいは日々の業務に対する感謝やねぎらいの言葉から書き始める（例：いつもプロジェクトの進行を支えてくれてありがとう）。
b）メッセージの活用：自分の感情や視点を主語にし、相手を責めるのではなく、自分の感じ方や要望として伝える（例：○○してもらえると、私は助かります）。
c）アサーティブ・コミュニケーション：相手の意見を尊重しつつ、自分の意見も率直に、かつ適切な方法で伝える。
d）丁寧かつ明確な指示：何を、いつまでに、どのようにすべきかを具体的に、かつ威圧的にならない丁寧な言葉遣いで記述する。
��表現のチェック
a）威圧的な語気（「〜しろ」「〜すべきだ」など）を排除し、依頼の形（「〜をお願いできますか」「〜していただけると幸いです」）をとる。
b）感情的な叱責や、人格を否定するような表現を一切含めない。
c）二重否定や曖昧な表現を避け、誤解が生じない簡潔な文章を心がける。
【全体のトーン】
・誠実、温厚、かつプロフェッショナルであること。
・部下の成長を願う教育的な視点を持つこと。
・信頼関係を構築するための、前向きな言葉選びを行うこと。
■「こうありたい」はAIにも伝わる
カスタム指示が出力されたら、プレビュースペースで、実際にどんな返信が生成されるか確認しましょう。もし、実際に返信に悩んだメールがあれば、それを入れてみるのが一番です。
なお、今回は「アサーティブ」といった単語を使いましたが、難しい言葉を使う必要はありません。「優しく伝えたい」「でもしっかり要件は伝える」「感情的にならない」。自分の気持ちを素直に伝えれば、AIがそれを適切なカスタム指示に変換してくれます。
上司用、ママ友用、取引先用。相手ごとに「こうありたい」という方針を伝えてください。そのGemを使えば、あなたの心理的なストレスは大幅に減るはずです。
■コピペも不要に
もしあなたがGmailユーザーなら、メール作業はさらに速くなります。別画面でGeminiを開いてメール文をコピペして、作った文章をまたGmailに戻して貼り付けて……という手間が一切なくなるからです。
Gmailなら、画面右上のGeminiマークをクリックするだけで、画面右側にGemが表示されます。
新規メールを作成するときも、返信するときも、右側のGemに「丁寧にお礼を言って」など一言伝えて「挿入」を押すだけ。メール本文は自動で読み込まれているため、あなたは指示するだけで文章が差し込まれます。
では、使い方を見ていきましょう。
ステップ1：画面右上のGeminiマークをクリック
Gmailの画面右上のGeminiアイコンをクリックすると、画面右側にパネルが開きます。
ステップ2：使いたいGemを選ぶ
パネル左上のメニュー（3本線）から、作成済みのGemを選びます。
ステップ3：Gemに返し方を伝えて「挿入」
開いたメールに対して、どう返したいかをGemに一言伝えます。「簡潔に断って」「丁寧にお礼を言って」など、それだけでOK。下部にある「挿入」を押せば、作成された文面が反映されます。
■毎日繰り返す作業を自動化
GmailでGemを使う一番のメリットは、「画面を切り替えなくていいこと」です。未返信のメールを一通開いて、右側のGemに一言だけ指示して、「挿入」で本文に反映する。この流れを、同じ画面のまま繰り返すことができます。
朝イチで未返信のメールを上から順に開いていき、「これは簡潔なお断りで」「これは少し丁寧めにお礼を」といったように右側のGemにだけ一言ずつ伝えていけば、メール対応があっという間に完了します。
Gmailにはもう一つ、さらに便利な機能があります。メール本文が空の状態で「/（スラッシュ）」を押すと、その場でGeminiが起動します。「来週の打ち合わせ調整メールを書いて」と入力するだけで、下書きが完成。既に書いた文章を選択して「/」を押せば、「よりフォーマルに」「より短く」といった調整もできます。
メールと同じやり方で、日報、議事録、企画書など毎日繰り返す仕事にも専用のGemを作っていきましょう。あなたの仕事が、どんどん楽になります。
■これで毎日定時に帰れる…
毎朝のメール処理、日報の作成、会議の後の議事録、定例会のアジェンダ整理、週報、見積書の下書き。私たちの一日の多くは、こうしたルーティンワークで埋まっています。
ここでぜひやっていただきたいのが、この「繰り返し作業」を全部Gemに任せてしまうことです。日報用、議事録用、企画書用などルーティンワークの数だけGemを作ってみましょう。
それぞれにルールを設定するだけで、どのGemも「その仕事のプロ」として動いてくれるようになります。毎回コピペする手間もなくなりますし、素材を渡すだけで同じ品質のアウトプットがいつでも出てきます。
そのほかにも場面ごとにさまざまなプロンプトがありますが、「これは毎日使いそうだな」と感じたら、迷わずGemに設定してください。ルーティンワークをAIに任せるだけで、毎日1〜2時間は浮くはずです。定時きっかり帰宅するもよし、空いた時間を違う学びに使うもよし、AIを使い倒してどんどん楽をしていきましょう。
Gemの作り方をおさらいしておきましょう。Geminiの画面左側から「Gemマネージャー」を開き、「Gemを作成」をクリックします。
「カスタム指示」の欄に、どういう仕事を、どうやってほしいかを書いてください。きれいな文章でなくてかまいません。
「上司への報告書を。雑なメモを渡すので時系列に整理して。敬語で」。
これくらいで十分です。書いたら、入力欄の下にあるリライトボタンを押してください。AIがあなたの言葉をもとに、カスタム指示文を自動で仕上げてくれます。あとはプレビューで実際に素材を入れてテストするだけです。
「もう少し丁寧にしたい」「結論を先に出してほしい」と感じたら、そのままAIに伝えてみてください。何度でも調整できます。
■迷ったら毎日時間を奪う定型業務を
どの仕事からGemにすればいいか迷ったら、今週やった作業を書き出してみてください。週報の作成、定例会のアジェンダ整理、営業日報、見積書の下書き、取引先へのお礼メール。この中に「毎回だいたい同じことをやっているな」と感じるものがあれば、それがGemの最有力候補です。一度Gemを設定してしまえば、翌週からは素材を渡すだけで済むようになります。
Gemを作るとき、つい「何でもやれるGem」を作りたくなりますが、それはおすすめしません。人間の秘書でも、経理と広報とスケジュール管理を1人に任せたら精度は落ちます。AIも同じで、「このGemはこれだけをやる」と役割を絞るほど、アウトプットの質は上がっていきます。
仕事の時短に役立つGemをどんどん作っていってください。
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上岡 正明（かみおか・まさあき）
投資YouTuber、作家、フロンティアコンサルティング代表
1975年生まれ。放送作家を経て、27歳で戦略PR、ブランド構築、マーケティングのコンサルティング会社を設立し、独立。これまでに大手上場企業など200社以上の広報支援、スウェーデン大使館やドバイ政府観光局などの国際観光誘致イベントなどを行う。チャンネル登録者36万人を誇る人気YouTuberとしても活躍中。著書に『お金が増える強化書』『勝てる投資家は、「これ」しかやらない』（PHP研究所）など多数。
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（投資YouTuber、作家、フロンティアコンサルティング代表 上岡 正明）
