交通費は会社が払うものだから、一番高い運賃でも問題ないと思っていました。上司に“実費精算が原則だよ”と言われましたが、差額をもらうのはNGですか？
交通費は「実際にかかった費用」をもとに精算するのが基本
会社から支給される交通費には、大きく分けて通勤手当と出張・外出時の交通費があります。通勤手当は自宅から職場まで通うための費用、出張や営業外出の交通費は業務で移動するための費用です。
どちらも会社のお金から支払われるため、会社の規定に沿って申請する必要があります。特に出張や外出の交通費は、実際に使った金額を領収書や利用履歴で確認し、精算する形が一般的です。これが「実費精算」です。
たとえば、実際には片道500円の電車を使ったのに、片道800円のルートで申請した場合、差額の300円は本来かかっていない費用です。少額に見えても、何度も続けば会社にとっては大きな負担になります。
上司が「実費精算が原則」と言ったのは、会社が必要以上の金額を支払わないためです。交通費は給与とは違い、自由に使えるお金として支給されるものではありません。まずは、会社の旅費規程や交通費精算ルールを確認しましょう。
通勤手当も自由に高いルートで申請できるわけではない
通勤手当の場合も、「会社が払うから高いルートでよい」とは言い切れません。国税庁は、電車やバスなどの通勤手当について、通勤のための運賃、時間、距離などを考えて、最も経済的かつ合理的な経路や方法による金額を非課税の対象としています。公共交通機関では月15万円まで非課税ですが、これは合理的な経路であることが前提です。
たとえば、安いルートなら月3万円で通えるのに、実際には使っていない月4万円のルートを申請した場合、会社の規定に反する可能性があります。通勤時間が大きく短くなる、乗り換えが少なく体への負担が少ないなどの事情があれば認められることもありますが、判断するのは会社です。
また、通勤手当は税金の処理にも関係します。合理的ではない高額な経路で支給された分は、非課税の通勤手当として扱えず、給与として課税される可能性があります。
つまり、通勤手当も「一番高いルートなら得」という制度ではありません。実際に通う経路と会社が認めた経路が合っているかが大切です。
「通勤手当」と「出張の交通費」に違いはあるのか
大きな違いは、社会保険料の計算に含まれるかどうか、です。
通勤手当は月15万円まで非課税の対象となります。たとえば月4万円の通勤手当であれば、所得税はかかりません。しかし、社会保険料を計算する際には、この4万円全額が「報酬」に含まれます。これは、通勤手当が給与と同じく、従業員に支払われる報酬の一部と扱われるためです。
一方、出張や外出時にかかった交通費は、原則として非課税であり、社会保険料の計算対象にも含まれません。これは社員が業務のために立て替えた費用を、会社が後から精算する「実費弁償」と考えられるためです。
つまり、通勤手当は「生活上必要な通勤に対して会社から支給されるもの」、出張交通費は「業務上必要な移動にかかった費用を精算するもの」と整理すると分かりやすいでしょう。
「非課税の範囲内なら、多く支給されたほうが得」と感じるかもしれません。しかし通勤手当については、支給額が増えると社会保険料の負担に影響する可能性があります。税金だけでなく、社会保険料の計算にも関わる点を理解しておくことが大切です。
差額をもらうと返還や処分につながるおそれがある
実際に使っていない高い運賃を申請し、差額を受け取る行為は、不正受給と見られることがあります。不正受給とは、本来受け取れないお金を、事実と違う申請によって受け取ることです。
たとえば、ICカードでは安い経路を使っているのに、会社には別の高い経路を申請している場合が考えられます。また、出張で自由席を使ったのに指定席料金を申請する、普通列車で移動したのに特急料金を含めて申請する、といったケースも注意が必要です。
発覚すると、差額の返還を求められるだけでなく、社内で注意や始末書の対象になることがあります。金額や期間、悪質性によっては、懲戒処分につながる可能性もあります。職場での信頼を失うと、その後の働き方にも影響します。
もし過去に誤って高い金額を申請していたなら、早めに上司や経理へ相談しましょう。自分から訂正すれば、会社も事務処理として対応しやすくなります。放置して後から見つかるより、早めに動くほうがトラブルを小さくできます。
まとめ
交通費は会社が払うものですが、自由に一番高い運賃で申請してよいわけではありません。出張や外出の交通費は、実際にかかった費用を精算するのが基本です。通勤手当も、会社の規定や合理的な経路に基づいて支給されます。
実際には使っていない高いルートで申請し、差額を受け取ると、不正受給と判断されるおそれがあります。差額の返還だけでなく、社内処分につながる可能性もあるため注意が必要です。
迷ったときは、「会社に説明できる経路か」「実際にその金額を使ったか」を基準に考えましょう。正しい金額で申請していれば、交通費は安心して受け取れます。会社のルールを確認し、わからない場合は経理や上司に相談することが、余計なトラブルを防ぐ一番の近道です。
出典
国税庁 No.2582 電車・バス通勤者の通勤手当
日本年金機構 厚生年金保険の保険料
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部
ファイナンシャルプランナー
