【ファンキー通信 ライフハック編】朝のメール整理が、ライバルと差をつける！

　朝、出社して最初にすることはなんですか？　まず取り掛かることはメールチェックなのでは。メールソフトを開いてみると何十件も未読メールが・・・なんてことはよくある話。一通、一通返信していたらあっという間に午後になってしまう。

　じゃあどうしたら？　西野光輝さんが「All About」でメールの洪水に対する対処の仕方を紹介していた。なんでも、朝５分で差がつくメール処理術なんだとか。

　そのポイントは３つ。ひとつめは、メール処理に今日かけられる時間を認識すること。ふたつめは、各メールの重要度の見当をつけ、優先順位をつけて読むこと。 そして３つめは、案件ごとの対応手段、時間、スケジュールを認識すること。この３点を意識してメールの交通整備を行ってあげることが大事なんだそう。

　では、実際に実行してみた私のある一日のスケジュールをこっそりお教えしよう。

　10時に出社、13時から17時30分まで取材・撮影、19時から社内で打ち合わせ。フィックスしている予定はこんな感じ。あとは隙間の時間に原稿制作や、コラムなどのネタ探し、商品・画像手配などなど・・・となると、企業の担当者が休憩中の12時〜13時、取材後から打ち合わせまでの1時間30分が、メールをさばけそう。

　そしてメールの重要度を確認。例えば取材した相手へのお礼メールや、約束事の確認などは重要度が高そう。例えば「○○社長のインタビューの件ですが、明日の13時〜14時までにしか時間を調整できません」という主旨のメールが最重要メールになるということ。

　こんなふうに意識を持つことで時間が有効利用できるというのだ。実際やってみると、慣れないうちは、優先度をつけたりする作業だけで５分以上使ってしまうが、慣れれば、効率よくメールを返信することができた。

　メールの優先順位を誤ると、最優先しなければメールの返信が遅くなり、仕事に支障がでることがあるかもしれない。優先順位をつけて、限られた時間を有効に利用するとこが必要だ。だから、最近スマートフォンを持つ人が増えてきているのかもしれない。電車内でも移動先でもメール返信ができるし。(加藤克和／verb)