｢つまらない会議｣を人数のせいにする人の盲点

2024年9月3日 13時0分

（撮影：今井康一）

現代のビジネス環境では、VUCAと呼ばれる不確実性の高い状況が日常的になってきています。経営の正解が一昔前よりも複雑化し、単純な問題解決手法では対処できない課題も少なくありません。このような時代において、「明確な論点」を定め、「最も妥当な解」を導くファシリテーターの役割はますます重要性を増してきています。

ファシリテーターが押さえておきたい「鉄則」と「掟」について、コンサルティング業界の第一線で、累計およそ1万時間のファシリテーション経験を積んだ田中大貴さんの書籍『ファシリテーションの正攻法論点思考✕累計1万時間の実践知』より、一部抜粋・再構成してお届けします。

机の配置が議論を決める？

会議準備フェーズで最も忘れられがちだけども重要なことは、机の配置です。私もクライアント先でいろいろな会議に参加してきましたが、机の配置にまで気を遣っている会社はほとんど見たことがありません。ただ侮るなかれ、机の配置次第で議論のしやすさがずいぶんと変わります。

1対1で話すときに、対面で座るよりも、90度横に座ったほうが本音でコミュニケーションがしやすいといわれますよね。会議でも同様に、ファシリテーターと参加者の位置関係と、参加者同士の位置関係で、議論のしやすさが変わるのです。

避けたほうがよい配置の1つ目は、スクール型です。ホワイトボードの前にファシリテーターが立ち、会議参加者は全員、ファシリテーターのほうに身体を向けるような形です。まるで、学校の先生と生徒のような関係に見えるので、スクール型と呼んでいます。

この形で会議をすることを想像してみてください。ファシリテーターが何かを問うと、誰かが手を挙げて発言し、それに対してファシリテーターが回答する。座っている参加者同士では議論しない。あくまでファシリテーターが話すことを聞く。そんな情景ではないでしょうか。それは、ファシリテーターVS参加者という構図を意味します。ファシリテーターが先生のように扱われてしまい、議論が活発化することはないでしょう。

また、会議中に疑問点が出てくれば、ファシリテーターが質問を受けることになるでしょう。ファシリテーター自身が回答せず、「Aさんの質問に対して、答えられる人はいますか？」と、全体に問いを返し、それに対してBさんが回答してくれたとしても、それは、対ファシリテーターへのリアクションなので、ファシリテーターVS参加者という構図からは逃れられません。

避けたほうがよい「ロコ型」配置

避けたほうがよい配置の2つ目は、ロコ型です。机をロの字にくっつけて並べるのがロの字型。机をコの字にくっつけて並べるのがコの字型。人数が多い会議では、机をこの形に配置していることが最も多いのではないでしょうか。

田原総一朗さんが司会を務める『朝まで生テレビ！』の机の配置がこの型です。“討論”するにはふさわしいと思いますが、“討議”にはなじみません。「討論」は、互いの意見をぶつけて戦わすことですが、「討議」は、意見を交わし、最終的に何かしらの結論を導くものです。

（画像：『ファシリテーションの正攻法論点思考×累計1万時間の実践知』より）

ロの字、コの字の共通点は、どちらも机と机の間に空間ができてしまうこと。物理的な距離は、心理的な距離を生み出します。同じ会社、同じ組織にいるはずなのに、心理的な距離があると、あたかも他人のように感じてしまう。そうなると、強い口調で自説をぶつけるようになるのです。いわば、“討論バトル”です。

昔から、討論の場ではロコ型の机の配置が多かったので、ロコ型の机の配置になっていると、自然と無意識的に頭が討論モードになるのかもしれません。しかし、会議は論破することが目的ではないので、ロコ型はなじまないのです。

では、オススメの配置は何か？　それは、給食型です。5人程度の机がギュッとくっついた状態。小学校の給食のときの班の形です。私の経験則ですが、この型が最も議論しやすいです。

20人で会議する場合は、5人×4グループに分けるとよいでしょう。グループメンバーに連帯感が生まれますし、5人程度の机がくっついていると作業スペースができますので、紙資料を広げて一緒に見ることもできます。また、全体から意見を引き出したいときは、グループ別に議論してもらい、その議論成果を発表してもらうこともできます。

私は、参加者30人ぐらいまでなら、会議を円滑に建設的に進める自信があります。

例えば、5人×6グループに分けて、提示した論点について、15分、各グループで意見を出し合ってもらいます。そして、時間が過ぎたら、1グループ2分で議論成果を発表してもらう。それに対して、他グループから質問を投げかけてもらい、発表グループに回答してもらう。その質疑応答でおよそ5分。そうすると、15分＋（2分＋5分）×6グループ＝57分、およそ1時間で全員と意見交換ができたということになるのです。

シンプルでいい！振り返りメール

（画像：『ファシリテーションの正攻法論点思考×累計1万時間の実践知』より）

「成果共有」では、「振り返りメール」を送ることをオススメします。議事録は各社各部によってフォーマットが違うケースがあり、人によっても議事録の型というものは異なるでしょう。

例えば、コンサル業界の議事録は、Findings（議論における気づき）抽出と情報の構造化にこだわります。議事録をスピーディに書けるのならば、議事録を展開するほうがベターだと思いますが、議事録作成はとかく時間がかかりがちです。議事録作成が仕事になってしまうと本末転倒ですから、あまり時間をかけるのは賢明ではありません。

一方、今回紹介する「振り返りメール」は、必要最小限の内容をメールでさっさと展開してしまいましょう、というものです。メールだからPC以外でも読みやすい。そして、誰しもメールソフトは使っているはずなので、キーワード検索しやすい。さらに、転送してほかに展開しやすい。そんな利点を持っています。

わざわざWordやExcelでフォーマルな議事録を書くことに時間を使うぐらいならば、メールで要点を書き、それを参加者に共有してしまったほうが良いでしょう（もちろん、形式的な議事録が必要な会議もあります）。

振り返りメールに含める要素の1つ目は、「議論成果」です。

会議目的に沿って、どのような議論をしたか記しましょう。積み残しもあれば、併せて記録します。冗長だと読まれなくなってしまうので、簡潔に「確実に覚えておいてほしいこと」のみを記録に残すことが肝要です。クロージングのフレームワークOCHIのOの内容といってもいいでしょう。

また、議論の中で新たな論点が出てきた場合は、それについても言及しておきましょう。新たな論点は、次回以降の会議で議論をしていくことになります。

振り返りメールに「宿題」を記す

2つ目の要素は、「宿題」です。Todoといっても良いですが、議論の中で、追加調査や追加分析が必要になった場合、誰かに依頼することになります。何を誰にいつまでにやってもらうのか、それを振り返りメールの中で明示しておくことが重要です。クロージングのフレームワークOCHIのHの内容といってもいいでしょう。

担当者名まで書くことは当然として、その担当者が当該メールを読んで、依頼事項を思い出せるかどうかが重要です。認識のズレが生まれないよう、正確に具体的に記載するよう心がけましょう。

3つ目の要素は、「次回会議日程」です。振り返りメールを送るときには、次回日程について社内調整は済ませておきましょう。定例会であれば、数カ月先まで固定曜日時刻で予定をブロックしておくのが良いですが、そうでなければ、予定は早めに押さえておきましょう。目的ありきで会議参加者候補をピックアップすれば、〝声の掛け忘れ〟はないはずです。

遅刻は厳禁です。10分遅れられると、その人のために再度冒頭の説明をしなければなりません。全員が定刻で参加できるスケジューリングをしましょう。